FOCONIS Vertragsverwaltung

Upgrade-Aktion für Bestandskunden

FOCONIS-PRO Funktionspaket „Vertragsmanagement“

Schon heute an morgen denken: Vertragsverwaltung upgraden

Unabhängig von Notes/Domino: FOCONIS-PRO Funktionspaket „Vertragsmanagement“

Vor knapp 20 Jahren veröffentlichte die FOCONIS AG die erste Version einer späteren Säule der Classics Serie: die FOCONIS Vertragsverwaltung. Über die Jahre hinweg entwickelte sich die Notes-Anwendung zu einer der am meisten geschätzten und hundertfach eingesetzten Softwareprodukte der FOCONIS.

Bereits seit einigen Jahren geistert das Gespenst Notes-Ablösung durch unsere Kundengemeinde - im Jahr 2017 schließlich Grund genug, uns und vor allem unsere Kunden für die Zukunft zu wappnen. Mit dem neuen Organisations- und Prozess-System FOCONIS-PRO und dem ersten verfügbaren Funktionspaket „Vertragsmanagement“ läutete die FOCONIS zum Jahresbeginn 2019 die Zeit der Unabhängigkeit von Notes/Domino ein. Ab sofort bieten wir Ihnen daher die Möglichkeit, Ihre Vertragsverwaltung durch einen mehr als würdigen Nachfolger zu ersetzen.

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Was ist der technische Unterschied zwischen den Anwendungen?

Das FOCONIS-PRO Funktionspaket „Vertragsmanagement“ hat keinerlei Verbindung mehr zu IBM Notes/Domino und basiert auf unabhängiger Technik. Die Applikation wird ausschließlich über Ihren Browser aufgerufen, bedient und konfiguriert; bei der technischen Administration etabliert die FOCONIS das Konzept zero administration. Weitere Soft- oder Hardware sind demnach nicht mehr notwendig.

Gemäß dem neuen Konzept müssen Sie sich außerdem neben der entfallenden Serveradministration keine Gedanken mehr um das Einspielen technischer Updates im Rahmen der Weiterentwicklung machen. Durch das Software-as-a-Service-Konzept (SaaS) wird die Anwendung bei unserem ISO 27001 zertifizierten, ausfallsicheren Hochleistungshosting-Partner axilaris bereitgestellt und zentral mit technischen Updates versorgt. Die axilaris GmbH aus Chemnitz ist seit mehr als 15 Jahren erfolgreicher Hosting- und Rechenzentrumspartner von Finanz- und IT-Dienstleistern und entstammt direkt der Finanzbranche. Server und Services werden in Deutschland betrieben und das Unternehmen arbeitet nachweislich datensicherheits- und schutzkonform.

Was passiert mit den Daten in FOCONIS Vertragsverwaltung?

Die FOCONIS hat zur Erleichterung des Umstiegs eine Datenübernahmeroutine geschaffen, die es ermöglicht, das Gros der Daten aus der Notes-Anwendung anhand des Daten-Standardmodells der neuen Anwendung in selbige zu importieren. So finden Sie Ihre bisherigen Verträge in der neuen Umgebung wieder, können mit der Verwaltung fortfahren und gleich die neuen Funktionen nutzen.

Welche Vorteile und Funktionen bietet die neue Anwendung?

Das Vertragsmanagement bietet neben einer vollständigen Neuentwicklung gemäß modernsten Standards außerdem ein neues, um ein Vielfaches verbessertes Anwendungs- und Benutzungskonzept, was eine erhebliche Steigerung der Benutzungsqualität zur Folge hat. Darüber hinaus profitieren Anwender von neuen und optimierten Funktionen.

Nachfolgend erhalten Sie eine Auswahl.

Organisationsstruktur

Organisationsstruktur in fOCONIS-PRO Vertragsmanagement

Über die grafische Darstellung der Organisationsstruktur haben Sie darüber hinaus jederzeit den perfekten Überblick zu Rollen und den entsprechenden Berechtigungen. Nachfragen nach Rollen-Besitz und -Verteilung können so mit einem Mausklick beantwortet werden.

Persönliches Dashboard

Persönliches Dashboard in FOCONIS-PRO Vertragsmanagement

Das persönliche Dashboard ermöglicht Fachabteilungen einen schnellen, individuellen Überblick zu diversen Fristen, Verträgen, Standorten etc.

Anlassüberwachung

Anlassüberwachung in FOCONIS-PRO Vertragsmanagement

Die neue Anlassüberwachung ermöglicht die Generierung gezielter Erinnerungen zu vordefinierten Anlässen (z. B. Ablauf von Kündigungsfristen, Optionsfristen etc.)

Prüfungsmanagement

Prüfungsmanagement in FOCONIS-PRO Vertragsmanagement

Im standardisierten Prüfungsmanagement legen Sie fest, was, wann, wie und durch wen zu prüfen ist. Diese Flexibilität ermöglicht die konkrete Abbildung gewünschter bzw. geforderter Prüfungen – beispielsweise Prüfungen zur wesentlichen Auslagerung nach MaRisk, regelmäßige Überprüfung der Fahrtauglichkeit bei Leasing-Fahrzeugen usw. Dabei werden Prüfungsdokumentationen und eine Ergebnisauswahl vorgegeben.

Visueller Zahlungsplan

Zahlungsplan in FOCONIS-PRO Vertragsmanagement

Der visuelle Zahlungsplan ermöglicht Auswertungen zu erwarteten und verpflichteten Zahlungen.

Lesemodus

Lesemodus in FOCONIS-PRO Vertragsmanagement

Der Lese-Modus stellt alle Informationen der Vertragsakte in einem strukturierten PDF-Dokument zusammen.

Langzeitarchivierung (PDF/A)

Langzeitarchivierung in fOCONIS-PRO Vertragsmanagement

Nach ISO 19005-3 kann das Funktionspaket „Vertragsmanagement“ die Informationen aus der Vertragsakte zur Langzeitarchivierung bereitstellen. Dazu wird das manipulationssichere Format PDF/A erzeugt. Vertragsdatensätze können so inkl. ihrer Datei-Anhänge vollständig und sicher archiviert werden.

Welchen Vorteil haben Bestandskunden?

Bestandskunden der FOCONIS Vertragsverwaltung mit aktivem Nutzungs- und Wartungsvertrag profitieren von unserem Lizenz-Versprechen und zahlen keine weitere Lizenzgebühr zum Einsatz des FOCONIS-PRO Funktionspakets „Vertragsmanagement“. Ihr aktueller Nutzungs- und Wartungsvertrag wird hinsichtlich Wartung und Support bei gleichbleibenden Kosten durch einen neuen Vertrag ersetzt. Hinzu kommt lediglich eine geringe Gebühr für das Hosting.

Gleichzeitig reduzieren sich durch das Hosting gegenüber der bisherigen Lösung Ihre Server- und Speicherkapazitätskosten sowie die Administrationsaufwände.

Sollten Sie für die Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung keinen Wartungs- und Supportvertrag abgeschlossen haben, ist ein Umstieg ohne Lizenzkosten leider nicht möglich. Ein Angebot lassen wir Ihnen auf Wunsch gerne zukommen.

Wie ist der Upgrade-Prozess organisiert?

Bei Interesse am Umstieg füllen Sie einfach dieses Formular aus und Sie erhalten im Anschluss Ihr persönliches Angebot. Bestandteile des Angebots sind die neue monatliche Nutzungspauschale inkl. Wartung, Support und Hosting sowie der Dienstleistungsaufwand zur Einführung des FOCONIS-PRO Funktionspakets „Vertragsmanagement“.

Im Wesentlichen bestehen die Dienstleistung aus der Bereitstellung der Anwendung (Einrichtung des Mandanten), der beratenden Begleitung Ihrer Datenübernahme sowie einer kompakten Basis-Einweisung für Ihren Fachbereich. Nach dem Konzept „zero administration“ schulen wir im Rahmen dessen nicht Ihre IT-Mitarbeiter, sondern gezielt die Kollegen der anwendenden Fachbereiche.

Wie gewohnt, können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt unsere Beratungsleistung in Anspruch nehmen, um Ihr Einsatzkonzept optimal auf Ihre Ziele abzustimmen.

Es geht los!

Das FOCONIS-PRO Funktionspaket „Vertragsmanagement“ steht Ihnen ab sofort zur Verfügung. Allgemeine Informationen zum neuen Organisations- und Prozess-System FOCONIS-PRO finden Sie hier.