FOCONIS Newsletter 05/2015

Wir freuen uns, Ihnen heute den neuen FOCONIS Newsletter 05/2015 präsentieren zu dürfen. Sollten Sie die letzten FOCONIS Newsletter verpasst haben, können Sie diese hier online aufrufen

Der erste FOCONIS Newsletter des neuen Jahres (01/2016) wird voraussichtlich Anfang März 2016 erscheinen.

Das gesamte Team der FOCONIS wünscht Ihnen, Ihren Kolleginnen und Kollegen sowie Ihrer Familie eine friedliche Adventszeit, ein fröhliches Weihnachtsfest, einen ruhigen Jahresabschluss 2015 und einen guten Rutsch in ein gemeinsam erfolgreiches Jahr 2016.

Und nun viel Spaß beim Lesen und Stöbern des letzten FOCONIS Newsletters für das Jahr 2015.

Ihr FOCONIS Team


INHALTSVERZEICHNIS


1. Unternehmensmeldungen


1.1 Eingeschränkte Erreichbarkeit des FOCONIS Supports zum Jahresbeginn 2016

1.2 FOCONIS im BANKMAGAZIN (Ausgabe 10/2015)

1.3 FOCONIS-ZAK® mit Sparkassenverbänden thematisiert

1.4 Informationen zum Vorlauf bei der Inbetriebnahme nach Auftragseingang

1.5 FOCONIS Praxis-Videos ab sofort zugriffsgeschützt


2. Produktmeldungen: FOCONIS-ZAK®


RZ-spezifischen Themen ist der Name des Rechenzentrums vorangestellt
Hinweis: zur Vereinfachung der Kennzeichnung werden bei der FIDUCIA & GAD IT AG
weiterhin die alten Kürzel verwendet.

2.1 FOCONIS-ZAK® für kleine Häuser (Erfahrungsbericht)

2.2 GAD: Funktionspaket „Betreuungseinheiten“: Standard-Beratungsprojekt aktiviert

2.3 FAG: aktualisiertes Datenkontrollkonzept in der Version 2.02 inkl. Revisionsleitfaden

2.4 Funktionspaket "WpHG Dokumentationskontrolle" - MiFID II Faktencheck: sicher in die Zukunft

2.5 GAD/FAG: Migrationsvorbereitungen - bestens gerüstet für agree21 mit FOCONIS-ZAK®

2.6 Funktionspaket "WP-Compliance" - Fazit der WP-Compliance Checks


3. Produktmeldungen: FOCONIS Classics (Einzelanwendungen)


3.1 Produktankündigung: FOCONIS eDSMS (elektronisches Datenschutz Management System)

3.2 FOCONIS Vertragsverwaltung 2.9 – wichtige Neuerungen (MaRisk, BDSG)


4. Tipps & Tricks


4.1 FOCONIS Praxis-Video: die wichtigsten Neuerungen in FOCONIS-ZAK® 2.10

4.2 FOCONIS Praxis-Video: Ausschlüsse erstellen in FOCONIS-ZAK®


1. Unternehmensmeldungen


1.1 Eingeschränkte Erreichbarkeit des FOCONIS Supports zum Jahresbeginn 2016

Wie in jedem Jahr wird in der ersten Januar-Woche des neuen Jahres, vom 4. bis zum 8. Januar 2016, die traditionelle FOCONIS Woche am Unternehmenssitz in Vilshofen an der Donau stattfinden. Die FOCONIS nutzt diese erste Woche eines jeden Jahres intensiv dazu, mit dem gesamten Team das neue Jahr eng abgestimmt und optimal aufgestellt einzuläuten.

In dieser Zeit kann es an der FOCONIS Support-Hotline zu einer eingeschränkten Erreichbarkeit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommen. Wir bitten daher um Ihr Verständnis, wenn nicht alle Anfragen wie gewohnt zeitnah beantwortet werden können.

Sie können uns entlasten, indem Sie nur dringende Anfragen stellen und Probleme oder Fragen niedrigerer Priorität erst nach dem 8. Januar 2016 an uns richten.

Ab dem 11. Januar 2016 ist der FOCONIS Support wieder vollständig für Sie erreichbar.

Wir bedanken uns für Ihr Verständnis.


1.2 FOCONIS im BANKMAGAZIN (Ausgabe 10/2015)

"Keine Qualität ohne Pflege" ist der Titel des mehrseitigen Artikels (Seite 38-40) eines der größten deutschen Branchenmagazine, BANKMAGAZIN, in der Ausgabe 10/2015. Auch die FOCONIS wurde zum Thema befragt und konnte durch Vorstand Olaf Pulwey einige wichtige Anreize liefern, die die Wichtigkeit einer hochwertigen Datenkonsistenz zur Förderung und zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit unterstreichen. Zu Wort kommen neben der FOCONIS u.a. Anwender des FOCONIS-ZAK® Systems, Banken und Sparkassen.

Wir empfehlen Ihnen die Lektüre dieses wichtigen Artikels zu einem heiklen, oft verdrängten oder sträflich vernachlässigten Thema.

"Selten hat das BANKMAGAZIN auf Rechercheanfragen mehr Absagen erhalten als beim Thema Datenqualität.", heißt es bereits in der Einleitung zum Artikel. Diese Situation bzw. Haltung gegenüber diesem vermeintlichen Tabuthema war bereits im Jahr 2008 und ist bis heute der Grund für die Entstehung und den anhaltenden Erfolg von FOCONIS-ZAK®.


1.3 FOCONIS-ZAK® mit Sparkassenverbänden thematisiert

Nachdem die FOCONIS in Kooperation mit dem Sparkassenverband Baden-Württemberg in den vergangenen Monaten ein Datenkontrollkonzept für die Kontrolle der WP2 Listen der dwpbank ausgeliefert hatte, stieg das breite Interesse am Kontrollprozess-System FOCONIS-ZAK® rasant an. Neben zahlreichen Sparkassen, die seitdem das System in Auftrag gaben, sind es vor allem die Sparkassenverbände, die Handlungsbedarf im Namen Ihrer angeschlossenen Häuser erkennen und Kontakt mit der FOCONIS pflegen. Im Oktober 2015 konnten in Zusammenarbeit mit der Sparkasse Rhein Neckar Nord und dem Sparkassenverband Baden-Württemberg zwei gut besuchte Veranstaltungen den Besuchern den Sinn und Zweck ZAKs vermitteln. Es folgten viele persönliche Beratungen vor Ort und zahlreiche Beauftragungen des Systems.

Einen weiteren Erfolg konnte die Einladung zur Informationsveranstaltung des Sparkassenverbands Rheinland-Pfalz am 11. November 2015 verbuchen. Beinahe alle dem Verband angeschlossenen Sparkassen informierten sich vor Ort über FOCONIS-ZAK®. Auch der November stand daher wieder im Zeichen der Themenvertiefung in Form persönlicher Vorstellung ZAKs in den Sparkassen.

Weitere Sparkassenverbände nahmen bereits Kontakt zur FOCONIS auf, um eine erweiterte Kooperation zur Hilfestellung bei den vorgeschriebenen Kontrollen zu prüfen.

Bei Interesse an FOCONIS-ZAK® stellen wir das System gern persönlich in Ihrem Hause im Kreise Ihrer Fachbereichsleiter vor. Alternativ kontaktieren Sie gerne Ihren Verbandsvertreter, um zu erfahren, ob bereits Gespräche mit der FOCONIS geführt wurden. Gerne nehmen wir weitere Einladungen zur Vorstellung des ZAK-Systems im Rahmen von Arbeitskreisen oder Info-Veranstaltungen entgegen - sprechen Sie uns an!


1.4 Informationen zum Vorlauf bei der Inbetriebnahme nach Auftragseingang

Ein weiteres Jahr neigt sich dem Ende entgegen und erneut beobachten wir zum Ende des letzten Quartals einen rasanten Anstieg der Beauftragungen unserer Produkte. Wir weisen Sie daher darauf hin, dass wir bei der Terminvergabe nach dem sprichwörtlichen Prinzip des frühen Vogels verfahren müssen und Termine für die Inbetriebnahme von Anwendungen oder FOCONIS-ZAK® Funktionspaketen chronologisch nach dem Auftragseingang vergeben.

Derzeit stellen wir einen durchschnittlichen Vorlauf zur Inbetriebnahme nach Auftragseingang von mindestens eineinhalb bis zwei Monaten für FOCONIS-ZAK® und zwischen vier und sechs Wochen für FOCONIS-ZAK® Funktionspakete und Einzelanwendungen fest. Sollten Sie also kurzfristig die Einführung eines Ihnen angebotenen Produktes in Erwägung ziehen, empfiehlt es sich, den Auftrag so bald wie möglich an die FOCONIS zu übergeben, um Ihnen einen möglichst frühen Termin im jungen Jahr 2016 zusichern zu können.

Wir bitten um Ihr Verständnis dafür, dass wir Inbetriebnahmen unserer Produkte aufgrund der hohen Nachfrage keinesfalls direkt im Anschluss an eine Beauftragung anbieten können.


1.5 FOCONIS Praxis-Videos ab sofort zugriffsgeschützt

Aufgrund der steigenden Anzahl von FOCONIS Praxis-Videos haben wir unsere Video-Sektion auf unserer Webseite überarbeitet. Durch die Offenlegung unserer Weiterentwicklungen über den öffentlichen Zugriff von Videos werden potenzielle Nachahmer unterstützt. Daher sehen wir uns dazu verpflichtet, diese Videos nur noch zugriffsgeschützt anzubieten. Sie finden die FOCONIS Praxis-Videos ab sofort auf unserer Webseite unter dem Menüpunkt Qualifikation/FOCONIS Praxis-Videos oder durch Klick auf diesen Link.

Um Zugriff auf diesen Menüpunkt zu erhalten, müssen Sie sich nach dem Aufrufen auf der linken Seite anmelden. Sie können hierfür die Anmeldedaten benutzen, die Sie bereits zur Nutzung des FOCONIS-ZAK® Anwenderforums oder für den FOCONIS Seminarmanager verwenden. Falls Sie noch keine Anmeldedaten für einen der beiden Services haben, können Sie sich kostenlos registrieren. Bitte beachten Sie, dass keine E-Mail Adressen privatwirtschaftlicher Provider (z.B. t-online.de, gmx.de, gmail.com etc.) freigeschaltet werden können. Verwenden Sie zur Registrierung bitte ausschließlich Ihre berufliche E-Mail Adresse.

Hinweis zur Freischaltung:
Die Freischaltung erfolgt persönlich, manuell und erst nach der Prüfung Ihrer Benutzerdaten. Es erfolgt keine automatische Freischaltung nach Ihrer Registrierung. Über die erfolgte Freischaltung werden Sie per E-Mail über die bei der Registrierung verwendete E-Mail Adresse benachrichtigt. Die Registrierung sowie die Nutzung der Video-Sektion ist für Sie kostenfrei.

Schnellzugriff:

Neu: Video-Bewertungen
Um unsere Videos qualitativ auf einem hohen Stand halten zu können, sind wir für Ihre Bewertung dankbar. Auf den einzelnen Seiten unserer Videos finden Sie jeweils ganz oben die Möglichkeit, das gerade aufgerufene Video mit einer Bewertung zu versehen. Bitte vergeben Sie gemäß Ihrem Urteil einen Stern (überhaupt nicht hilfreich), zwei Sterne (wenig hilfreich), drei Sterne (hilfreich), vier Sterne (ziemlich hilfreich) oder fünf Sterne (absolut hilfreich).


2. Produktmeldungen: FOCONIS-ZAK®


2.1 FOCONIS-ZAK® für kleine Häuser

Seit der Entstehung des FOCONIS-ZAK® Kontrollprozess-Systems im Jahre 2008 und der Freigabe zum Breiteneinsatz im Jahr 2009 begegnen wir immer wieder dem Argument, FOCONIS-ZAK® lohne sich nicht für den Einsatz in verhältnismäßig kleinen Häusern.

Die meisten Kunden haben jedoch die wesentlichen Gründe zum Einsatz von FOCONIS-ZAK® erkannt und innerhalb der Entscheidungsphase die richtigen Schlüsse gezogen. Daher haben wir im Oktober und November 2015 einigen Bestandskunden die häufigsten Argumente der Institute gegen ZAK geliefert, die wir bisher von Zögerern und Zweiflern erhalten konnten. Zugegeben, wir waren selbst sehr gespannt auf die Reaktionen.

Binnen weniger Tage erreichte uns eine nicht enden wollende Serie positiver Rückmeldungen, die wir Ihnen nicht vorenthalten möchten. Die wichtigsten Aussagen und Argumente für den Einsatz von FOCONIS-ZAK® gerade in kleinen Häusern lesen Sie in unserem Anwenderbericht unter diesem Link.

Die Zielgruppe unserer Befragung waren Kunden mit weniger als 50 Mitarbeitern und einer Bilanzsumme geringer als 120 Mio. Euro.

Wir dürfen an dieser Stelle bemerken, dass die FOCONIS noch nie zuvor so schnell so viele inhaltsstarke Rückmeldungen erhalten hat, wie auf diese Befragung. Die FOCONIS bedankt sich für alle Einsendungen. Wir stellen aufgrund der vielseitigen Rückmeldungen fest, dass wir zahlreiche neue Erkenntnisse und Anwendungsansätze erhalten konnten.

Wir empfehlen allen Unentschlossenen daher, die richtigen Fragen zu stellen und die Anforderungen zu prüfen. FOCONIS-ZAK® wurde nicht erschaffen, um Personal abzubauen. FOCONIS-ZAK® ist das automatisierte Hilfsmittel zum Schutz vor der Regulierungsflut, die mit der gegebenen Personalsituation nicht oder nicht in angemessenem Ausmaß gestemmt werden kann. Sparen Sie Zeit, sparen Sie Energie, gewinnen Sie Sicherheit!

Hinweis:
Lassen Sie sich gerne ein aktuelles Angebot erstellen, nach dem sie das aktuelle FOCONIS-ZAK® System persönlich vor Ort erleben konnten. Wir beleuchten gemeinsam, was ZAK in welchen kontrollintensiven Bereichen für Sie tun kann.


2.2 GAD: Funktionspaket „Betreuungseinheiten“: Standard-Beratungsprojekt aktiviert

Nach erfolgreicher Pilotphase freuen wir uns, bekannt geben zu können, dass das FOCONIS-ZAK® Funktionspaket "Betreuungseinheiten" in Begleitung eines standardisierten Projekts zur Einführung ausgeliefert werden kann. Aus der Erfahrung der bisherigen Projekte konnten klare Aufwandsdefinitionen und Meilensteine für alle Beteiligten zur Einführung bestimmt und somit ein Erfolg versprechender Projektplan erstellt werden. Dieser Projektplan ist effektiv umsetzbar und findet ab sofort bei jeder Inbetriebnahme des Funktionspakets Anwendung. Der Start jedes Projektes wird von einem Kick-Off Gespräch begleitet, in dem alle Anforderungen, der aktuelle Status und die Ziele mit Ihnen definiert und die Umsetzung besprochen wird.

Gemeinsam mit den Spezialisten der WGP Unternehmensberatung GmbH begleiten wir Sie von diesem ersten Abstimmungsgespräch zur Bestandsaufnahme über die ersten Projektschritte zur Sicherung der Datenqualität bis hin zur Bildung von Einheiten und deren kontinuierlicher, automatisierter Pflege (z.B. als optimale Vorbereitung auf eine effektive Segmentierung im Anschluss).

Hinweis zur Verfügbarkeit im ehemaligen Fiducia-Geschäftsgebiet:
Derzeit bezieht sich das Standardprojekt auf Häuser, die der ehemaligen GAD eG angeschlossen sind. Die Prüfung des Verfahrens für ehemalige Fiducia IT AG Banken läuft bereits, so dass wir davon ausgehen, das Projekt zeitnah auch ehemaligen FAG-Banken anbieten zu können. Fordern Sie gerne bereits jetzt Ihr persönliches Angebot an.


2.3 FAG: aktualisiertes Datenkontrollkonzept in der Version 2.02 inkl. Revisionsleitfaden

In den letzten Monaten wurde in Abstimmung mit dem Genossenschaftsverband die neue Version 2.02 des FOCONIS-ZAK® Datenkontrollkonzepts erstellt. Die Auslieferung an alle Bestandskunden (Anwender des Konzepts in der Version 1.x) ist bereits im Gange. In der Regel erhalten Sie unaufgefordert die neueste Version über Ihre Anwendung FOCONIS-ZAK® Docs. Wir gehen davon aus, dass die Auslieferung bis zum Weihnachtsfest abgeschlossen sein wird.

Wenn Sie das FOCONIS-ZAK® System bereits einsetzen, jedoch noch nicht das Datenkontrollkonzept nutzen, erhalten Sie in den nächsten Wochen automatisch eine Information von uns zur Möglichkeit der optionalen Beauftragung. Die Information wird per E-Mail an die bei uns hinterlegte E-Mail Adresse für den/die zuständige/n ZAK-Verantwortliche/n Ihres Hauses gesendet.

Das Datenkontrollkonzept umfasst:
1. Kontrollen aus Listen (Fiducia & GAD IT AG Listen, Card-Prozess etc.)
2. Kontrollen im Wertpapiergeschäft (WP2)
3. Bewertung des Verfahrens agree BAP: Geschäftsvorfallmanagement
4. Bestandsdatenkontrolle (Abfrage zur laufenden Kontrolle und Datenbestandsbereinigung)
5. Revisionsleitfaden


2.4 Funktionspaket "WpHG Dokumentationskontrolle" - MiFID II Faktencheck: sicher in die Zukunft

Seit Oktober dieses Jahres und im Anschluss an eine dpa-Meldung hat sich so manche Redaktion nicht gerade mit Ruhm bekleckert. Zahlreiche Medien berichten über die noch im Detail zu beschließende Beratungsprotokollpflicht nicht ausreichend tiefgreifend und teilweise sogar falsch. Die Schlagzeile der Leitmedien lautet einhellig: "Das Beratungsprotokoll soll abgeschafft werden!", was nicht wenige Funktionäre erleichtert aufatmen lässt. Lt. einer Vielzahl an ähnlich lautenden Meldungen soll unter MiFID II nicht einmal mehr die Pflicht zur Protokollierung von Beratungen bestehen. Diese totalitäre und falsche Aussage zieht unter Umständen eine gefährliche Vorgehensweise bei der zukünftigen Planung der Beratungsaktivitäten nach sich!

Die bisherigen Beratungsprotokolle werden mit der mit MiFID II einhergehenden Überarbeitung der zu Grunde liegenden EU-Richtlinien nicht abgeschafft, sondern lediglich in einigen Punkten verändert, gar mit tiefgreifenderen Dokumentationspflichten ausgestattet. Es ist derzeit nicht auszuschließen, dass ein kleiner Teil der Dokumentationspflicht wegfällt. Ein vollständiger Wegfall der Dokumentationspflicht geschieht jedoch nicht.

Die EU verlangt nach der Einführung eines "Europäischen Beratungsprotokolls" (suitability report). Dieses wird nicht exakt mit dem in Deutschland derzeit vorgeschriebenen Beratungsprotokoll identisch sein. Die Veränderungen werden aller Voraussicht nach jedoch eher überschaubar sein. Stand Ende 2015 sind die meisten von der EU angedachten Pflichtinhalte bereits vorhanden. Unbedingt Beachtung schenken sollte man jedoch den ggf. auf die Finanzindustrie zukommenden erweiterten Dokumentationspflichten (z.B. zur Tragfähigkeit von Verlusten und zur Risikotoleranz des Endkunden).

Leider haben die zuvor genannten missinterpretierten Meldungen bereits so hohe Wellen geschlagen, dass auch ein Teil der FOCONIS-Kunden diese im MiFID II Fahrwasser angesiedelten Aussagen erleichtert zur Kenntnis nimmt und nun im Glauben ist, das Beratungsprotokoll würde von der EU gänzlich abgeschafft. Wir empfehlen Ihnen bei Unsicherheit dringend eine Abstimmung mit Ihrem zuständigen Verband.

Was bedeuten relevante Teile von MiFID II für das FOCONIS-ZAK® Funktionspaket "WpHG Dokumentationskontrolle"?
Die Pflege und Wartung des FOCONIS-ZAK® Systems schließt u.a. die ständige Anpassung unserer Kontrollen auf die aktuelle Gesetzeslage mit ein. Veränderungen in der Kontrollpflicht und der Anlage eines Beratungsprotokolls, ob auf nationaler Ebene verbleibend oder ab Inkrafttreten der relevanten Inhalte von MiFID II "Europäisches Beratungsprotokoll" genannt, werden von der FOCONIS für zukünftige Versionen des Funktionspaket integriert. FOCONIS-Kunden profitieren von der Zukunftssicherheit des ZAK-Systems - ganz gleich, in welcher Form oder in welche Richtung sich welche Kontrollen verändern. Kunden, die das Funktionspaket "WpHG Dokumentationskontrolle" heute bereits einsetzen, blicken den unter MiFID II anzupassenden Richtlinien zur Kontrolle der Beratungsdokumentation entspannt entgegen.


2.5 GAD/FAG: Migrationsvorbereitungen - bestens gerüstet für agree21 mit FOCONIS-ZAK®

Wie Sie sicherlich bereits erfahren haben, wurde FOCONIS-ZAK® von den ehemaligen GAD-Banken als Asset für agree21 eingemeldet und in das Portfolio der Zukunftsplattform wave* übernommen. Wir freuen uns, Sie heute darüber informieren zu können, dass die FOCONIS in Abstimmung mit der Fiducia & GAD IT AG bereits damit begonnen hat, das FOCONIS-ZAK® System auf die Migration nach agree21 vorzubereiten.

Die FOCONIS wird für die FOCONIS-ZAK® Version 2.11, die für das BSA-Release 5.7.5 vorgesehen ist, Routinen bereitstellen, mit denen die Daten aus Ihrem bisherigen ZAK-System in die neue Umgebung (unter agree21) übernommen werden können. Diese Übernahme erfolgt für alle vom Bankverfahren unabhängigen Daten (z.B. Wertpapierkontrollen WP2, CardProcess, Aufträge und wiederkehrende Aufgaben etc.).

Auch FOCONIS-ZAK® selbst wird im Rahmen der Migration nach agree21 neue Kontrolldefinitionen erhalten, damit Ihr System optimal auf das neue Bankverfahren eingestellt sein wird. 2016 wird die FOCONIS einige Pilotinstitute während der Migration nach agree21 begleiten, um FOCONIS-ZAK® auf die im darauffolgenden Jahr geplante Serienmigration vorzubereiten. Unser Ziel hierbei ist eine reibungslose Migration für unsere Kunden.

Vorteil für FOCONIS-ZAK® Bestandskunden:
Setzen Sie das System bereits jetzt vollumfänglich zur Steigerung Ihrer Datenqualität (Datenbestandskontrolle) ein, erfüllen Sie für die Übernahme eines fehlerfreien Datenbestands in das neue Bankverfahren beste Voraussetzungen. Sofern Sie die Möglichkeiten zur Steigerung der Datenqualität mit FOCONIS-ZAK® jedoch bisher nicht oder nur unvollständig genutzt haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die verbleibende Zeit bis zu Ihrem Migrationstermin zu nutzen. Gern unterstützen wir Sie bei der Aktivierung der relevanten Kontrollen.

Hierzu stellt Ihnen die FOCONIS zum Jahresbeginn 2016 eine Übersicht der Kontrollen zur Verfügung, die Sie dabei unterstützen, die Migration in puncto Datenqualität bestmöglich vorzubereiten. Vermeiden Sie unnötige Arbeiten im Rahmen der Migrationsvorbereitungen und starten Sie mit besten Voraussetzungen in das neue Bankverfahren. FOCONIS-ZAK® wird auch im Anschluss an die Migration nach agree21 seinen deutlichen Mehrwert unter Beweis stellen können.

Bei Interesse an der Übersicht der unterstützenden Kontrollinhalte zur Vorbereitung auf die Migration nach agree21 füllen Sie einfach dieses Formular aus und wir lassen Ihnen gerne nach erfolgter Freigabe das entsprechende Dokument zukommen. Es entstehen keine Kosten.


2.6 Funktionspaket "WP-Compliance" - Fazit der WP-Compliance-Checks

Mit der Veröffentlichung unseres FOCONIS Newsletters 04/2015 im September dieses Jahres haben wir interessierten Instituten angeboten, vor Ort einen WP-Compliance-Check durchzuführen. Die Nachfrage zu diesem Angebot hat uns sehr gefreut und in unserer Meinung bestätigt, unsere Unterstützung für dieses sensible Themenfeld anbieten zu wollen. In der Zeit zwischen September und November 2015 konnten wir zahlreiche Institute davon überzeugen, das Funktionspaket "WP-Compliance Kontrollen" im Anschluss an den gemeinsamen WP-Compliance-Check einzusetzen.

Binnen weniger Stunden konnten wir vielerorts den Beweis liefern, dass die derzeit eingesetzten Maßnahmen und Techniken nicht immer ausreichen, um den Kontrollpflichten der Wertpapier-Compliance angemessen nachzukommen. Vor diesem Hintergrund erinnern wir vor allem an die ab dem Jahr 2016 gültige Marktmissbrauchsverordnung (MAR).

Wir haben uns dazu entschlossen, unseren WP-Compliance-Check weiterhin anzubieten. Antworten Sie bei Interesse einfach auf diesen Newsletter und wir senden Ihnen umgehend Ihr persönliches Angebot zu. Die dabei entstehenden Kosten in Höhe von einmalig 799,00 EUR (netto) werden im Falle einer späteren Beauftragung des Funktionspakets auf den Dienstleistungsanteil zur Inbetriebnahme angerechnet.

Unter Berücksichtigung der regelmäßig von der FOCONIS bereitgestellten Börsentagesstatistik (deutsche Präsenzbörsen und XETRA) sowie den Wertpapierstammdaten führen Sie mit unserem Funktionspaket wichtige Kontrollen im Bereich der Wertpapier-Compliance automatisiert durch. Informationen zum FOCONIS-ZAK® Funktionspaket "WP-Compliance Kontrollen" sowie eine Liste einiger enthaltener Kontrollen finden Sie über diesen Link.


3. Produktmeldungen: FOCONIS Classics


3.1 Produktankündigung: FOCONIS eDSMS (elektronisches Datenschutz Management System)

In den letzten Jahren waren gänzlich neue Produkte bei der FOCONIS mehr als nur die Ausnahme. FOCONIS-Kunden wissen: wo konkreter Bedarf besteht und wo die FOCONIS eine Hilfestellung bieten kann, lässt ein entsprechendes Produkt nicht lange auf sich warten.

Mit der neuen Anwendung FOCONIS eDSMS (elektronisches Datenschutz Management System) wenden wir uns mit einem Produkt allein an den Datenschutzbeauftragten sowie dessen Vertreter in Ihrem Unternehmen. Die Anforderungen an die Datenschutz-Compliance wurden in den letzten Jahren streng reglementiert. Sie werden immer komplexer und die Dokumentationsanforderungen steigen stetig. Jeder Datenschutzbeauftragte kennt die unliebsame Situation, wenn der Jahresbericht fällig wird und aus einer Vielzahl von Dokumenten, Ordnern, Verzeichnissen, Datenbanken, Anwendungen und externen Ablagen alle für das Berichtsjahr relevanten Informationen zusammengetragen werden müssen.

Aufgrund zahlreicher Anfragen geplagter Datenschutzbeauftragter hat die FOCONIS ihr Produkt eDSMS entwickelt. Unterstützung in Form von fachlichem Know-How erhielt die FOCONIS von den Informationssicherheits- und Datenschutz-Profis der Oldenburger genoBIT GmbH, die über die Beraterstellung während der Entwicklungsphase auch als Partner für die fortlaufende Lieferung fachlicher Inhalte direkt in die Anwendung des Kunden hinein gewonnen werden konnte.

FOCONIS eDSMS bietet Ihnen neben zahlreichen weiteren Funktionen folgende Highlights:

  • Festlegung von Prüfterminen zur Wiedervorlage von Dokumenten
  • Verfassen von Einträgen zur Berücksichtigung im Compliance-Berichtswesen
  • automatische, fachliche Aktualisierung der entsprechenden Kapitel oder Vorlagen
  • keine Notwendigkeit der Update-Installation bei Auslieferung neuer Aktualisierungen - alles steht Ihnen automatisch in Ihrer Anwendung zur Verfügung
  • Anlage und Pflege/Dokumentation individueller Verfahren
  • zahlreiche Vorlagen mit vorgefertigten Texten
  • fachlich auf die Stelle des Datenschutz-Beauftragten angepasste und automatisiert
  • aktualisierte Formulare zur Dokumentation (z.B. von erfolgten Datenschutz-Schulungen)
  • Zusammenfassung der Dokumente im Berichtsjahr zur Überführung in den Jahresbericht des Compliance-Beauftragten
  • Bestimmung und Dokumentation eines Vertreters des Datenschutz-Beauftragten
  • Mail-In Funktion zur automatisierten Verteilung wissenswerter Informationen oder Inhalte (z.B. Fach-Newsletter, Gesetzesänderungen etc.)
  • Archivierungsfunktion

Zusammenfassung der erreichten Ziele:
FOCONIS eDSMS liefert Ihnen die Grundlage zu einer rechtssicheren Abbildung der Compliance-Anforderungen aus dem Bereich Datenschutz (BDSG). Alle relevanten Inhalte sind im Auslieferungszustand der Anwendung bereits enthalten und werden durch automatische Updates aktualisiert. FOCONIS eDSMS gibt Ihnen die angenehme Sicherheit, jederzeit eine Abbildung Ihrer internen Compliance-Maßnahmen im Bereich Datenschutz abrufbereit und strukturiert zur Verfügung zu stellen. Auch werden Sie in die Lage versetzt, die geforderte Vertretungsregelung für Compliance-relevante-Funktionen und Aufgaben abzubilden. Dies ist ohne eine zentrale, technische Lösung nahezu unmöglich.

Denken Sie an die nächsten Prüfungen durch die interne und externe Revision, durch die jeweiligen Landesdatenschutzbehörden sowie an die ständige Möglichkeit zur Information und Transparenz für Ihren Compliance-Beauftragten.

Verfügbarkeit:
FOCONIS eDSMS befindet sich derzeit in der Pilotphase und wird bis spätestens Ende März 2016 verfügbar sein. Sie haben ab sofort die Gelegenheit, sich für ein Angebot sowie für eine Online-Präsentation mit einem FOCONIS-Berater zur Anwendung zu registrieren. Die Terminabstimmung für Präsentationen sowie die Angebotserstellung werden voraussichtlich ab Anfang Februar 2016 erfolgen. Füllen Sie zur Vormerkung bitte einfach dieses Formular aus.

Ein erstes Informationsdokument zu FOCONIS eDSMS finden Sie hier.


3.2 FOCONIS Vertragsverwaltung 2.9 - wichtige Neuerungen (MaRisk, BDSG)

Die Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung ist eine der bewährtesten und gleichzeitig modernsten Anwendungen der FOCONIS und erfreut sich seit über zwölf Jahren nach wie vor wachsender Beliebtheit. Mit der neuesten Version, die voraussichtlich ab Mitte Januar 2016 allen Neu- und Bestandskunden mit einem aktiven Wartungs- und Supportvertrag der FOCONIS zur Verfügung stehen wird, konnten neben den typischen Verbesserungen einige neue und wichtige Features eingearbeitet werden:

Berücksichtigung des MaRisk AT 9
Für den Fall, dass ein Anwender Outsourcing (Auslagerung) betreibt, lassen sich die erforderlichen Dokumentationen strukturiert und nachvollziehbar in der Anwendung hinterlegen und regelmäßig automatisiert auf Aktualität prüfen. Hintergrund: im Falle einer wesentlichen Auslagerung (Bestimmung durch interne Risikoanalyse des Hauses) entstehen Pflichten, für deren Erfüllung der Vorstand verantwortlich ist.

BDSG
Bei Auslagerungen im Sinne einer Auftragsdatenverarbeitung ist ebenfalls der Auftraggeber (also das Institut) für die Einhaltung der Bestimmungen gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG § 11) verantwortlich. Auch hierfür hält die Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung entsprechende Dokumentationsmöglichkeiten und Übersichten bereit.

Beide Neuerungen führen zu erhöhter Transparenz und einer gesteigerten Dokumentationsqualität.

Weitere neue Funktionen in der Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung:

Verwendung einer zentralen "Adressdatei"
Neben der Möglichkeit zur Erfassung und Pflege von Adressen innerhalb der Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung selbst haben Sie die Möglichkeit, diese Daten aus einer zentralen Adressdatei zu übernehmen (Beispiel: FOCONIS Kundendaten). Eine laufende Aktualisierung der zentralen Adressinformationen in den Daten der FOCONIS Vertragsverwaltung kann optional aktiviert werden.

Nachführung von Zuständigkeitsänderungen
Mit dieser flexiblen Funktion erhalten Sie die Möglichkeit, die Nachführung organisatorischer Zuständigkeiten und administrativer Änderungen innerhalb der Anwendung zu vereinfachen. Dies erlaubt Ihnen eine schnelle und sichere Reaktion auf entsprechende Organisationsänderungen.

Möglichkeit zur Erfassung von Zusatzdokumenten
Verträgen und Vertragspartnern können beliebig viele Zusatzdokumente hinzufügt werden. Die Verwendung von Zusatzdokumenten eröffnet Ihnen die Möglichkeit zur umfassenden Vertragsdokumentation. Die Ablage der Zusatzdokumente kann auf Vertrags- oder Vertragspartner-Ebene erfolgen. Für jedes Zusatzdokument sind eine gesonderte Berechtigungsvergabe und eine individuelle Verschlüsselung möglich. Änderungen können transparent nachvollzogen werden, wenn Sie die Aktion zur Erstellung neuer Versionen eines Zusatzdokumentes verwenden.

Allgemeine Informationen zur Anwendung
Über diesen Link erhalten Sie weitere Informationsdokumente zur Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung zum Download. Eine Kurzbeschreibung finden Sie hier.


4. Tipps & Tricks


4.1 FOCONIS Praxis-Video: die wichtigsten Neuerungen in FOCONIS-ZAK® 2.10

Bereits das FOCONIS Webinar zum Thema erfreute sich großer Beliebtheit. Wie im Rahmen dessen bereits angekündigt, dürfen wir Ihnen heute unser Video mit den wichtigsten Neuerungen in FOCONIS-ZAK® 2.10 vorstellen. Um das Video anzuschauen, klicken Sie bitte auf den folgenden Link.

Hinweis:
Um das Video abspielen zu können, müssen Sie über einen Account für die FOCONIS Webseite verfügen. Haben Sie bereits einen Account zur Nutzung des FOCONIS-ZAK® Anwenderforums oder des FOCONIS Seminarmanagers, können Sie diese Zugangsdaten verwenden.

Haben Sie noch keinen Account? Registrieren Sie sich hier.
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Weitere Informationen zur Verlagerung der FOCONIS Praxis-Videos erhalten Sie unter dem Punkt 1.5 in diesem Newsletter.


4.2 FOCONIS Praxis-Video: Ausschlüsse erstellen in FOCONIS-ZAK®

Im Rahmen der alltäglichen oder zyklischen Kontrollen bietet FOCONIS-ZAK® seinen Anwendern die Möglichkeit, bestimmte Kunden oder Kontonummern auszuschließen. Diese kontrolliert anzulegenden Ausnahmeregelungen dienen unter anderem der effektiveren und sinnvollen Kontrolle. In einem neuen FOCONIS Praxis-Video erklären wir, welche Möglichkeiten Ihnen zur Nutzung der Ausschlüsse in FOCONIS-ZAK® zur Verfügung stehen. Das Video finden Sie über diesen Link.

Hinweis: bitte beachten Sie den Hinweis unter dem Newsletter-Punkt 4.1 bezüglich der notwendigen Anmeldung, um die FOCONIS Praxis-Videos abspielen zu können.


Die erste Ausgabe des FOCONIS Newsletters 2016 (01/2016) wird voraussichtlich Anfang März 2016 erscheinen.

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