Sondernewsletter: FOCONIS Classics

Vorwort

Im Rahmen unseres regelmäßig veröffentlichten FOCONIS Newsletters erhielten wir in den letzten Jahren zahlreiche Anfragen zur Mitteilung von Neuigkeiten oder Vorstellungen unserer Produkte. Da der FOCONIS Newsletter thematisch beinahe ausschließlich auf FOCONIS-ZAK® fokussiert ist, haben sich viele unserer Kunden mehr Informationen zu unseren FOCONIS Classics gewünscht.

Wir freuen uns, diesen Wünschen in Form dieses Sondernewsletters nachkommen zu können und hoffen, Ihnen im Folgenden einige wichtige, gute und nützliche Informationen zu den Produkten liefern zu können, die abseits von FOCONIS-ZAK® eingesetzt werden können.

Während der ständigen Optimierung und Weiterentwicklung der FOCONIS Classics, so der Name der FOCONIS Anwendungen abseits von ZAK, gibt es immer wieder Anlässe, unsere Produkte auch dahingehend zu gestalten, dass bestimmte Richtlinien und Normen von verschiedenster Seite eingehalten werden können. Ob dies eine MaRisk- oder BDSG-konforme Dokumentation von Outsourcing-Verträgen ist, die Unterstützung bei der Umsetzung des üppigen Regelwerks zur Datenschutz-Compliance, ein neuer SEPA-Standard oder die Abbildung komplexester Arbeitszeitmodelle. Die FOCONIS ist stets bestrebt, ihre Kunden bestmöglich beraten, unterstützen und mittels Prozess-basierter Anwendungen bedienen zu können.

Für alle, die unsere Classics bisher nicht kennenlernen konnten, finden sich in unserem Sondernewsletter Kurzbeschreibungen mit nachfolgenden Links, die Sie bei Interesse zu ausführlicheren Informationen führen. Haben Sie ein interessantes Produkt entdeckt, fordern Sie gerne direkt Ihr persönliches Angebot oder Terminvorschläge zu einem kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin vor Ort an. Gerne stehen wir Ihnen auch für eine Bildschirmpräsentation (TeamViewer) mit telefonischer Beratung zur Verfügung. Einen Link zur Übermittlung Ihrer Anfrage finden Sie entweder gleich hier oder jeweils im entsprechenden Abschnitt des Produkts (Themenkapitel 3.). Selbstverständlich können Sie auch einfach auf die E-Mail antworten, mit dem Sie unseren Newsletter erhalten haben.

Wir möchten mit diesem Sondernewsletter die Gelegenheit nutzen, Ihnen so viele Informationen über die FOCONIS Classics wie möglich zu übermitteln. Es handelt sich hierbei bis auf Weiteres um einen einmaligen Service und nicht um einen eigenen, regelmäßigen Newsletter der FOCONIS. In Zukunft werden wir den regulären FOCONIS Newsletter (die nächste Ausgabe wird Sie voraussichtlich Ende Januar 2017 erreichen) um Themenpunkte rund um die FOCONIS Classics ergänzen. Wir verfolgen weiterhin den Anspruch, Sie auf diesem Wege kompakt mit den neuesten Informationen zu versorgen, ohne dass eine Spam-Situation für Sie entsteht und hoffen, dass wir Ihnen mit dieser Sonderausgabe einen guten Überblick verschaffen können.

Bevor wir Sie nun noch länger auf die Folter spannen, möchten wir die Gelegenheit nutzen und Ihnen, Ihren Kolleginnen und Kollegen sowie Ihren Familien ein friedliches, fröhliches und glückliches Weihnachtsfest und einen guten Start ins neue Jahr zu wünschen.

Nun aber viel Spaß beim Lesen und Stöbern.

Ihr FOCONIS Team


INHALTSVERZEICHNIS


1. Unternehmensmeldungen


1.1 FOCONIS eDSMS beim FI Forum 2016


2. Anlassbezogene Hinweise


2.1 FOCONIS Gruppenkalender: Alternative nach der Migration nach agree21

2.2 FOCONIS Schließfachverwaltung: professionelle Abrechnung nach SEPA-Standard

2.3 FOCONIS Vertragsverwaltung: Outsourcing BDSG- und MaRisk-konform dokumentieren


3. Kurzvorstellung und neue Funktionen der letzten Versionen


3.1 FOCONIS eDSMS

3.2 FOCONIS M.I.S. Infocenter

3.3 FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung)

3.4 FOCONIS Vertragsverwaltung

3.5 FOCONIS Schließfachverwaltung

3.6 FOCONIS Beschwerde-Management

3.7 FOCONIS Reisekosten

3.8 FOCONIS Schlüsselverwaltung

3.9 FOCONIS Gruppenkalender


4. Tipps & Tricks


4.1 FOCONIS M.I.S. Infocenter

  4.1.1 Prüftermine anpassen ohne Bearbeitungsmodus

  4.1.2 Abonnements ehemaliger Mitarbeitender bearbeiten/beenden

  4.1.3 Veränderungen in überarbeiteten Info-Dokumenten schnell entdecken


4.2 FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung)

  4.2.1 Unternehmensweiten freien Tag in Jahreskalender anlegen


4.3 FOCONIS Vertragsverwaltung

  4.3.1 Zusatzdokumente ersetzen "Vertragsinhalt"


4.4 FOCONIS Schließfachverwaltung

  4.4.1 Regelmäßiger (Stamm)Datenabgleich mit Kundendatenbank

  4.4.2 Neuer SEPA-Standard (informativ)


4.5 FOCONIS Reisekosten

  4.5.1 Erinnerung an die Einreichtung zur Genehmigung einer Reise


4.6 FOCONIS Gruppenkalender

  4.6.1 Individuellen Kalender nutzen


1. Unternehmensmeldungen


1.1 FOCONIS eDSMS beim FI Forum 2016

Zwei Jahre vergehen oft wie im Flug. Immer daran zu erkennen, dass das FI Forum in Frankfurt am Main wieder vor der Tür steht. Auf einer der größten Hausmessen überhaupt traf sich in diesem Jahr vom 15. bis 17. November erneut die Sparkassenwelt zum gemeinsamen Austausch und zur Vorstellung von Innovationen und Services. Letzteres ruft regelmäßig vor allem die FOCONIS auf den Plan, die sich auch in diesem Jahr über eine erneute und somit dritte Einladung in Folge freuen durfte.

Neben dem Kontrollprozess-System FOCONIS-ZAK® stellte die FOCONIS am Stand Nr. P-74 in der Halle 11.1 der Messe Frankfurt erstmals ein neues FOCONIS Classics Produkt vor.

FOCONIS eDSMS steht für elektronisches DatenSchutz-Management-System und genau das ist angesichts der immer strenger werdenden Datenschutz-Compliance derzeit vielerorts gleichermaßen heißes Eisen wie Stiefkind. Noch wird der Datenschutz in erschreckendem Maße unterschätzt, ja, mancherorts sogar völlig ignoriert. Datenpannen großer Konzerne oder auch kleinerer Unternehmen schaffen es dennoch aufgrund der Sensibilisierung der Bevölkerung immer wieder medienwirksam und durch die sozialen Medien oft sehr schnell in die Öffentlichkeit. Daher gilt die Empfehlung von Datenschützern und Experten mehr denn je: wer in Zeiten des Sparkurses ausgerechnet am Datenschutz spart, verzichtet auf zufriedene Kunden.

Da das Thema Datenschutz in den kommenden Jahren auch einen Platz in den Prüfungsthemen der Verbände einnehmen wird, hat die FOCONIS gemeinsam mit Datenschutzexperten und Pilotanwendern ein System entwickelt, das Datenschutzbeauftragte (und ihre Vertreter) optimal bei der Dokumentation ihrer Tätigkeiten unterstützt - von der Pflichterfassung von Mitarbeitererklärungen über die Pflege von Verfahrensverzeichnissen bis hin zum jährlichen Berichtswesen. Als besonderen Service verfügt FOCONIS eDSMS über ein laufend durch Content-Abonnements ergänztes Fachwissen, das Datenschützern wie Weiterbildung und ein schnelles Nachschlagen ermöglicht.

Entsprechend hat uns besonders die Nachfrage zu eDSMS gefreut, das während des FI Forums 2016 zum ersten Mal der Öffentlichkeit präsentiert werden konnte.

Sollten Sie das FI Forum in diesem Jahr nicht besucht haben, stellen wir Ihnen unser Produkt gerne kostenlos und unverbindlich vor Ort vor. Bitte verwenden Sie zur Kontaktaufnahme einfach dieses Formular.


2. Anlassbezogene Hinweise


2.1 FOCONIS Gruppenkalender: Alternative nach der Migration nach agree21

Im Rahmen der anstehenden Migration nach agree21 für bank21-Banken haben uns zahlreiche Anfragen zum FOCONIS Gruppenkalender erreicht. Laut Aussagen der Interessenten werden bank21-Banken mit dem Abschluss der Migration keinen Zugriff mehr auf den vom Rechenzentrum seinerzeit bereitgestellten Gruppenkalender haben. Der FOCONIS wurde mitgeteilt, dass vielerorts nach einer Alternative gesucht wird.

Wir empfehlen Ihnen daher aus gegebenem Anlass unsere Anwendung FOCONIS Gruppenkalender.

Der FOCONIS Gruppenkalender zählt zu den beliebtesten Anwendungen im Kreis der FOCONIS-Nutzer. Neben seinem perfekten Zusammenspiel mit anderen Anwendungen (z.B. dem Standard-Noteskalender und -Mailpostfach oder der Anwendung FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung)) ist er auch im Einzeleinsatz eine perfekte Ergänzung und Unterstützung für jedes Planungsbüro, Service Center, Sekretariat oder Abteilungs-Zeitplaner. Freie Zeiten lassen sich bequem für eine unbestimmte Anzahl von Personen filtern, abteilungsunabhängige Recherche kann in Form der individuellen Kalenderzusammenstellung erfolgen. Personen, die sehr häufig in der Recherche enthalten sind, lassen sich in der Navigation als direkte Ansicht integrieren, so dass jederzeit ein Schnellzugriff erfolgen kann.

Überzeugen Sie sich gerne von den Fähigkeiten des FOCONIS Gruppenkalenders im Rahmen einer persönlichen, kostenlosen und unverbindlichen Vorstellung vor Ort oder einer Online-Präsentation (TeamViewer). Wenn Sie Interesse an einem Termin oder einem persönlichen Angebot haben, füllen Sie bitte einfach dieses Formular aus.

Hinweis:

Der FOCONIS Gruppenkalender befindet sich nicht im Portfolio B der ehemaligen GAD eG und ist auch unter wave* im agree-Umfeld kein Portfolioprodukt. Sie können die Anwendung dennoch problemlos über einen IBM Domino-Server betreiben, auf dem Sie auch andere, nicht vom Rechenzentrum angebotene IBM Notes-Anwendungen betreiben.


2.2 FOCONIS Schließfachverwaltung: professionelle Abrechnung nach SEPA-Standard

Ebenfalls im Rahmen der Vorarbeiten zur Migration nach agree21 sowie bei zahlreichen Erfahrungstagungen erhielten wir den Hinweis, dass vor allem agree-Anwender sich eine komfortablere Möglichkeit wünschen, die Abrechnung der Bankschließfächer zu steuern. Laut diverser Kundenanfragen gibt es immer wieder Schwierigkeiten oder offene Wünsche bei der jährlichen oder unterjährigen Abrechnung.

Auch hierzu möchten wir Ihnen das passende Produkt empfehlen: Die FOCONIS Schließfachverwaltung wurde vollständig neu entwickelt und erhielt zahlreiche Funktionsupdates und Optimierungen. Die Integration des SEPA-Standards (inkl. Aktualisierung zum 20./21. November 2016) für Erstattungen und Einzüge mit zahlreichen Möglichkeiten zur Abrechnungsautomation auf Gesamt- oder Schließfachebene ist nur eine der vielen neuen Möglichkeiten. Die Nutzung einer externen Kundendatenbank (z.B. Anbindung an die Anwendung FOCONIS Kundendaten mit Spiegelbestand aus dem Kernbanksystem) ermöglicht es, jederzeit den perfekten Blick auf die Details zu gewährleisten, Korrespondenz zu erstellen Formulare des DG-Verlags zu verwenden und individuelle Abrechnungen aufzubereiten.

Einen Schwerpunkt bilden die ausgefeilten Abrechnungsmöglichkeiten. Die Anwendung unterstützt: Voraus- und Rückwirkende Abrechnung, Zwischenabrechnung bei unterjährigen Anpassungen (Miete/Zusatzversicherung) und Endabrechnung bei der Beendigung des Vertrages.

Eine der beliebtesten Funktionen ist der schnelle Blick in die Ansicht "Freie Schließfächer". Auf einen Klick wird eine übersichtliche Liste freier Schließfächer zur sofortigen Vermietung angeboten. Entsprechende Kundenanfragen können im Markt direkt bearbeitet werden.

Die FOCONIS bietet Neukunden an, Bestandsdaten aus anderen Anwendungen in die FOCONIS Schließfachverwaltung zu importieren. Wir konnten bereits weitreichende Erfahrungen bei der Migration diverser vormals eingesetzter Anwendungen sammeln und bieten Migrationsgrundlagen zu verschiedenen Systemen an - neben einigen Produkten anderer Hersteller sind hier die Anwendung der FOCONIS in der Version 2.x, die entsprechende Anwendung des DGVerlags sowie die Anwendungen diverser Rechenzentren zu nennen. Bei Detailfragen zur Datenübernahme nehmen Sie bitte einfach Kontakt zu uns auf. Wir prüfen gerne eine Übernahme Ihrer Daten anhand von Musterdatensätzen und erstellen ein persönliches Angebot.

Für weitere Informationen zur Anwendung beachten Sie bitte den Themenpunkt 3.5 in diesem Newsletter.

Bei Interesse an einem kostenlosen, unverbindlichen und persönlichen Beratungstermin vor Ort oder einem persönlichen Angebot füllen Sie bitte einfach dieses Formular aus.


2.3 FOCONIS Vertragsverwaltung: Outsourcing BDSG- und MaRisk-konform dokumentieren

Die Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung ist eine der bewährtesten und gleichzeitig modernsten Anwendungen der FOCONIS und erfreut sich seit über zwölf Jahren nach wie vor wachsender Beliebtheit. Im Laufe des Jahres 2016 konnten neben einigen Optimierungen auch neue und wichtige Funktionen eingearbeitet werden:

Berücksichtigung des MaRisk AT 9

Für den Fall, dass ein Anwender Outsourcing (Auslagerung) betreibt, lassen sich die gemäß MaRisk AT 9 erforderlichen Dokumentationen strukturiert und nachvollziehbar in der Anwendung dokumentieren und regelmäßig automatisiert auf Aktualität prüfen.

Hintergrund:
Im Falle einer wesentlichen Auslagerung (Bestimmung durch interne Risikoanalyse des Hauses) entstehen Pflichten, für deren Erfüllung der Vorstand persönlich verantwortlich und somit haftbar ist.

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Bei Auslagerungen im Sinne einer Auftragsdatenverarbeitung ist der Auftraggeber (also das Institut) für die Einhaltung der Bestimmungen gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG § 11) verantwortlich. Auch hierfür hält die Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung entsprechende Dokumentationsmöglichkeiten und Übersichten bereit.

Beide Neuerungen führen zu erhöhter Transparenz, einer vereinfachten Prüfungssituation durch die interne und externe Revision und einer stark gesteigerten Dokumentationsqualität.

Weitere neue und optimierte Funktionen in der Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung finden Sie unter dem Themenpunkt 3.4 in diesem Newsleter.

Bei Interesse an einem persönlichen, unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin vor Ort oder einem Angebot füllen Sie bitte einfach dieses Formular aus.


3. Kurzvorstellung und neue Funktionen der neuen Versionen


Vorbemerkung

In diesem Bereich erhalten Sie neben Kurzbeschreibungen und weiterführenden Links zu Detailinformationen einen Einblick in die wichtigsten Funktionen, die seit der Veröffentlichung des letzten Updates der jeweiligen Anwendung hinzugekommen sind oder in Kürze hinzukommen werden. Mit jedem Update, das Sie für Ihre Anwendung erhalten, erhalten Sie auch das Dokument "Releaseinformationen" (früher: "Was ist neu in FOCONIS..."), in dem Sie alle Details um neue Funktionen und Optimierungen finden. In den folgenden Themenpunkten finden Sie eine Auswahl der letzten Neuerungen.


3.1 FOCONIS eDSMS

Kurzbeschreibung
Elektronisches Datenschutz-Management-System zur rechtssicheren Dokumentation und Umsetzungsunterstützung der Anforderungen aus der Datenschutz-Compliance. Anwender erhalten eine vorgefertigte Kapitelstruktur mit allen relevanten Informationen, Vorlagen und Formularen zur Abbildung und Aufzeichnung der Tätigkeiten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten sowie seines Vertreters. Diese Unterlagen sind Bestandteil des zugehörigen Abonnements, die Einarbeitung der Aktualisierungen erfolgen automatisch und transparent.

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Neue Funktionen in den letzten Versionen:
FOCONIS eDSMS ist ein sehr neues Produkt und hat seit der Veröffentlichung noch kein Update mit neuen Funktionen erhalten. Neben neuen Funktionen werden im Rahmen der Weiterentwicklung kontinuierlich Optimierungen eingearbeitet. Eine vollständige Liste der neuen Funktionen und Optimierungen finden Sie stets im Dokument "Releaseinformationen", das Sie mit zukünftigen Updates erhalten werden.


3.2 FOCONIS M.I.S. Infocenter

Kurzbeschreibung
Zentrales, übersichtliches und intuitiv zu bedienendes Ablage- und Informationssystem für alle Unternehmensinformationen inkl. Zugriffsschutz, Kenntnisnahmefunktion, mehrstufigem Freigabeverfahren, Wiedervorlagefunktion, übersichtlichem und logischem Aufbau (Themenbaum mit Kapiteln, Unterkapiteln und Info-Dokumenten) u.v.m.

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Neue Funktionen in den letzten Versionen
Die aktuellste Version der Anwendung ist die Version 5.3.5.
Im Folgenden erhalten Sie eine Auswahl der wichtigsten neuen Funktionen, die während der letzten Versionen veröffentlicht wurden.

Mail-In Verarbeitung - Berechnete Unterkapitel

Das neue Feld „Berechnetes Unterkapitel erzeugen (Mehrfachwert erzeugt mehrere Ebenen)“ in der Lasche „Mail-In“ ermöglicht es, je nach eingegebener Formel, berechnete Unterkapitel zu erstellen. So kann beispielsweise konfiguriert werden, dass pro Tag ein Unterkapitel erstellt wird. Auf diese Weise können sehr große Mail-In Kapitel vermieden werden.

M.I.S.-Werkzeuge

Der neue Gliederungspunkt im Administrationsbereich der Hauptgliederung beinhaltet die Ansichten „Importdefinitionen“, „Verwendete Namen“ und „Vererbung inaktiv“.

CC-Benutzerdokument

Über den neuen Gliederungseintrag „CC-Benutzerdokument“ kann in das Benutzerdokument des gerade angemeldeten Benutzers gewechselt werden.

Ansicht „Administration - Allgemein - Definitionen“

Der Gliederungseintrag im Administrationsbereich listet alle Definitionspakete auf, welche in die Anwendung installiert wurden. Der Zeitpunkt der Installation oder einer möglichen Aktualisierung ist ebenfalls aus der Ansicht erkennbar.

Info-Dokumente - Kenntnisnahmen/Prüftermine

Es wird eine Warnung ausgegeben, wenn Personen für Kenntnisnahmen bzw. Prüftermine in Info-Dokumenten eingetragen, aber nicht lese- bzw. bearbeitungsberechtigt sind.

Optionen - Bilder anzeigen

In geöffneten Info-Dokumenten gibt es die neue Aktion „Optionen – Bilder anzeigen“. Bilder die zuvor nicht korrekt geladen wurden, können über diese Aktion vollständig eingeblendet werden. Dies muss jedoch vom Server unterstützt werden (Informationen hierzu finden Sie in der IBM Notes-Hilfe).

Hinweis

Neben neuen Funktionen werden im Rahmen der Weiterentwicklung kontinuierlich Optimierungen eingearbeitet. Eine vollständige Liste der neuen Funktionen und Optimierungen finden Sie im Dokument "Releaseinformationen", das Sie mit Ihrem letzten Update erhalten haben.


3.3 FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung)

Kurzbeschreibung
Elektronisches Zeitkontenmanagement zur Abbildung, Buchung, Verwaltung und Auswertung unterschiedlichster Arbeitszeitmodelle inkl. Urlaubsantrag mit automatisiertem Antrags-WorkFlow, Buchungsmöglichkeiten per E-Mail, optimierter Listdarstellung zur schnellen Übersicht u.v.m.

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Neue Funktionen in den letzten Versionen
Die aktuellste Version der Anwendung ist die Version 4.9.14.

Bereitstellung von Daten für geno.PS

Eine lange erwartete Funktion bzw. Unterstützung ist ab sofort verfügbar. Die Bereitstellung von Urlaubs- und Stundensalden zur Übernahme in geno.PS wird unterstützt. Vor allem zum Jahresende (Stichwort: Jahressalden) wird diese Funktion vielerorts Verwendung finden.

Zum Export der Salden wird aus der Anwendung FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung) eine Datei exportiert, die anschließend per E-Mail an den zuständigen Kundenbetreuer der Peras Personalwirtschaft Administrations Services GmbH gesendet wird. Die Kundenbetreuung importiert die Daten wiederum in geno.PS.

Eine Ausweitung der Export-Funktion hinsichtlich zu übertragender Abwesenheitstage ist bereits in Planung und für eine der zukünftigen Versionen der Anwendung vorgesehen.

Zeitbuchungen per E-Mail

Es wurde die Möglichkeit geschaffen, die FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung) mit einem Drittsystem zu verbinden, indem Zeitbuchungen über den Mail-Eingangskorb verarbeitet werden können.

Jahreskalender

Im geöffneten Jahreskalender kann nun über Pfeil-Schaltflächen von Monat zu Monat geblättert werden.

Die Sichtbarkeitssteuerung der Anwesenheitsliste auf Organisationseinheiten-Ebene ist jetzt möglich. Dort kann man steuern, wer welche Abteilung in der Anwesenheitsansicht sehen darf.

Orgastruktur

In der Ansicht „Orgastruktur - Erweitert“ werden ausgeschiedene Mitarbeiter grau hinterlegt, um diesen Status schneller erkennen zu können.

Hinweis

Neben neuen Funktionen werden im Rahmen der Weiterentwicklung kontinuierlich Optimierungen eingearbeitet. Eine vollständige Liste der neuen Funktionen und Optimierungen finden Sie im Dokument "Releaseinformationen", das Sie mit Ihrem letzten Update erhalten haben.


3.4 FOCONIS Vertragsverwaltung

Kurzbeschreibung
Zentrale Verwaltung und Überwachung von Verträgen unterschiedlichster Art. Nie wieder ein Vertragsablaufdatum vergessen oder die Kündigungsfrist verpassen. Aufwändige Recherche war gestern: die FOCONIS Vertragsverwaltung bietet eine schnelle Übersicht zu allen Verträgen des Unternehmens inkl. individueller Vertragsarten.

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Neue Funktionen in den letzten Versionen
Die aktuellste Version der Anwendung ist die Version 2.9.17

Verwendung einer zentralen "Adressdatei"

Neben der Möglichkeit zur Erfassung und Pflege von Adressen innerhalb der Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung selbst haben Sie die Möglichkeit, diese Daten aus einer zentralen Adressdatei zu übernehmen (Beispiel: FOCONIS Kundendaten). Eine laufende Aktualisierung der zentralen Adressinformationen in den Daten der FOCONIS Vertragsverwaltung kann optional aktiviert werden.

Nachführung von Zuständigkeitsänderungen

Mit dieser flexiblen Funktion erhalten Sie die Möglichkeit, die Nachführung veränderter Zuständigkeiten und administrativer Änderungen innerhalb der Anwendung zu vereinfachen. Dies erlaubt Ihnen eine schnelle und sichere Reaktion auf entsprechende Organisationsänderungen.

Möglichkeit zur Erfassung von Zusatzdokumenten

Verträgen und Vertragspartnern können beliebig viele Zusatzdokumente hinzufügt werden. Die Verwendung von Zusatzdokumenten eröffnet Ihnen die Möglichkeit zur umfassenden Vertragsdokumentation. Die Ablage der Zusatzdokumente kann auf Vertrags- oder Vertragspartner-Ebene erfolgen. Für jedes Zusatzdokument sind eine gesonderte Berechtigungsvergabe und eine individuelle Verschlüsselung möglich. Änderungen können transparent nachvollzogen werden, wenn Sie die Aktion zur Erstellung neuer Versionen eines Zusatzdokumentes verwenden. Darüber hinaus haben Zusatzdokumente nun eine Historie.

Anbindung an das FOCONIS ControlCenter

Die Anbindung an das FOCONIS ControlCenter und Nutzung von @CC-Formeln ist möglich. Weitere Werkzeuge zur Fernwartung (TeamViewer und FastViewer) stehen zur Verfügung.

Hinweis

Neben neuen Funktionen werden im Rahmen der Weiterentwicklung kontinuierlich Optimierungen eingearbeitet. Eine vollständige Liste der neuen Funktionen und Optimierungen finden Sie im Dokument "Releaseinformationen", das Sie mit Ihrem letzten Update erhalten haben.


3.5 FOCONIS Schließfachverwaltung

Kurzbeschreibung
Schnelle Abfrage über freie und belegte Schließfächer, zahlreiche Funktionen, die die Dokumentation und andere wichtige Arbeiten ermöglichen - z.B. Erstellung neuer Mietverträge, sämtliche Korrespondenz inkl. revisionssicherer Dokumentation und Ablage, Auflösung von Schließfächern, Erstellung der Abrechnungen über SEPA-Standard u.v.m.

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Neue Funktionen in den letzten Versionen
Die aktuellste Version der Anwendung ist die Version 3.3.2.
Im Folgenden erhalten Sie eine Auswahl der wichtigsten neuen Funktionen, die während der letzten Versionen veröffentlicht wurden.

Erstellung einer Zwischenabrechnung

Es ist möglich, eine Zwischenabrechnung zu erstellen. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn bei Vorauszahlungen innerhalb einer Abrechnungsperiode Preisänderungen stattfinden (z.B. durch Anpassungen des Mietpreises oder der Zusatzversicherung). Bei der Erstellung einer Zwischenabrechnung wird automatisch geprüft, ob für den Abrechnungszeitraum eine gültige Abrechnung existiert, ob es eine Änderung in der Abrechnungsperiode gegeben hat und ob sich der Betrag zur vorherigen Abrechnung verändert hat.

Erstellung einer Endabrechnung

In der neuen Ansicht „Mietverträge - Endabrechnung“ werden alle Mietverträge angezeigt, für die noch keine Endabrechnung durchgeführt wurde.

Abgleich von Kundendaten

Ein Abgleich der Kundendaten für Mieter, abweichenden Rechnungsempfänger, Mitmieter, Bevollmächtigten oder wirtschaftlich Berechtigte mit den Daten (Adresse, Geburtsdatum) aus der Anwendung FOCONIS Kundendaten kann eingeplant und durchgeführt werden.

Generierung einer SEPA-Datei

Die neue Option „MwSt.-Umbuchungen zusammenfassen“, welche in den Grundeinstellungen zu finden ist, ermöglicht das Zusammenfassen von MwSt.-Umbuchungen zu einer Sammelbuchung. Mit der Anwendung haben Sie die Möglichkeit, eine Sammelbuchung in Form einer SEPA-Datei zu erstellen und diese Datei für Ihr Rechnungssystem zu exportieren (XML).

Hinweis

Neben neuen Funktionen werden im Rahmen der Weiterentwicklung kontinuierlich Optimierungen eingearbeitet. Eine vollständige Liste der neuen Funktionen und Optimierungen finden Sie im Dokument "Releaseinformationen", das Sie mit Ihrem letzten Update erhalten haben.


3.6 FOCONIS Beschwerde-Management

Kurzbeschreibung
Jede Beschwerde ist eine Chance! Prozess-gestütztes Beschwerde-Management zur revisionssicheren und nachvollziehbaren Abbildung, Dokumentation, Delegation und Überleitung von Beschwerden in entsprechende Maßnahmen.

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Neue Funktionen in der nächsten Version (Veröffentlichung Q1/2017)
Die aktuellste Version der Anwendung ist die Version 2.8.14. - die nächste Version trägt die Nummer 2.9.0.
Im Folgenden erhalten Sie eine Auswahl der wichtigsten neuen Funktionen, die während der letzten Versionen veröffentlicht wurden.

Auswertungen

In den Grundeinstellungen in der Lasche „Allgemein“ befindet sich im Bereich „Auswertungen“ die Option „Temporäre Daten - nicht löschen“. Ist diese Option aktiviert, werden die temporären Dateien nach der Erstellung der Auswertung(en) nicht gelöscht und stehen somit für spätere Analysen (z.B. bei auftretenden Unklarheiten) zur Verfügung.

Datenbereinigung von Vorgängen

Um dem Datenschutz gerecht zu werden, wurde die Datenbereinigung implementiert. Die Einstellungen hierzu werden im jeweiligen Prozess in der Lasche „Sonstiges“ vorgenommen. Die Verantwortlichen für den Datenschutz sind in den Grundeinstellungen auf der Lasche „Allgemein“ im Bereich „Allgemeine Vorgaben“ zu hinterlegen und werden über Änderungen oder ausstehende Aktivierungen informiert. Die Aktivierung der Datenbereinigung kann nur im 4-Augen-Prinzip erfolgen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Hilfe unter „11 Prozessdesign - 11.10 Sonstiges“.

Ermittlung des Beraternamens bei Kundenauswahl

Bei der Auswahl eines Kunden im Vorgang kann der Beratername automatisch befüllt werden. Dazu wurden in den Grundeinstellungen, Lasche „Allgemein“, im Bereich „Anbindung zu anderen Anwendungen“ die neuen Felder für den Pfad zum FOCONIS ControlCenter und der Kennung der Beraternummer im FOCONIS ControlCenter hinzugefügt. Im selben Bereich ist eine DB-Anbindung unter „Konfiguration für Kundendatenbank“ hinterlegt. Diese Datendefinition muss entsprechend dem im Hilfethema „10.17 DB-Anbindung“ unter „Feldzuordnung“ enthaltenen „Hinweis zur Ermittlung des Beraternamens im Vorgang“ angepasst werden.

Hinweis

Neben neuen Funktionen werden im Rahmen der Weiterentwicklung kontinuierlich Optimierungen eingearbeitet. Eine vollständige Liste der neuen Funktionen und Optimierungen finden Sie im Dokument "Releaseinformationen", das Sie mit Ihrem letzten Update erhalten haben.


3.7 FOCONIS Reisekosten

Kurzbeschreibung
Zentrale (zuständige Stelle) oder dezentrale (Reisende) Verwaltung, Beantragung, Dokumentation, Bewertung, Buchung, Belegsammlung, Voranmeldung oder Genehmigung von Reisen aller Art. Nie wieder Fragen stellen wie: Welche Tagespauschale gilt? Worüber definiert man eine Kurzstrecke? Welchen Spesensatz muss ich im Ausland beachten? Welcher Steuersatz ist anzusetzen?

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Neue Funktionen in der nächsten Version (Veröffentlichung Anfang 2017)
Die aktuellste Version der Anwendung ist die Version 3.5.14. Die nächste Version trägt die Nummer 3.6.0.
Im Folgenden erhalten Sie eine Auswahl der wichtigsten neuen Funktionen, die in den letzten Versionen hinzugekommen sind bzw. in der nächsten Version hinzukommen werden.

Zeichensatz in Auswertungsdefinitionen konfigurierbar

In Auswertungsdefinitionen, die das Dateiformat „Text-Format“ haben, gibt es ab sofort ein neues Feld „Zeichensatz“. Für die zu erstellenden Auswertungen kann somit der Zeichensatz anhand einer vorgegebenen Auswahlliste eingestellt werden.

Reisemanagement - Erweitert (lizenzpflichtige Erweiterung)

Das erweiterte Reisemanagement ermöglicht es, Buchungsanfragen per E-Mail an die Anwendung FOCONIS Reisekosten zu schicken. Der zuständige Reisemanager kann die Buchungen (extern) vornehmen und die Buchungspositionen (Hotel, Fahrkarten, usw.) in der Anwendung auf "gebucht" setzen. Die gebuchten Buchungspositionen können direkt in der Reise in die Belege übernommen werden. Die detaillierte Beschreibung finden Sie im Hilfethema „08.02 Reisemanagement - Erweitert“.

Berechtigung, gebuchte Reisen zu korrigieren

Personen mit der Rolle [Buchhaltung] haben nun die Berechtigung, eine bereits abgeschlossene Reise zu korrigieren, indem sie diese wieder in den Status "Entwurf" zurücksetzen. Dies war bisher nur Personen mit der Rolle [DB-Admin] erlaubt. Die Beschreibung finden Sie im Absatz 2.2 des Hilfethemas „04.04 Kosten erstatten / buchen (durch Buchhaltung)“.

SEPA

Unterstützt die neue SEPA Version 3.0. Diese ist seit dem 20. November 2016 gültig.

Sammelbuchung
In den Grundeinstellungen kann eine Option gesetzt werden, die bewirkt, dass mehrere Reisen zu einer Buchung zusammengefasst werden können, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind. Die erstellten SEPA-Sätze beinhalten:

  • den gleichen Reisenden
  • dasselbe Empfängerkonto (IBAN, BIC, Kontoinhaber)
  • dasselbe Auftraggeberkonto (IBAN, BIC, Kontoinhaber).

Alle bei der Protokollerstellung ausgewählten SEPA-Sätze, die die o.g. Voraussetzungen erfüllen, werden zu einem SEPA-Protokoll zusammengefasst. Dieses beinhaltet:

  • den Gesamtbetrag
  • die Anzahl der zusammengefassten Reisen
  • den Zeitraum der enthaltenen Reisen

Hinweis

Neben neuen Funktionen werden im Rahmen der Weiterentwicklung kontinuierlich Optimierungen eingearbeitet. Eine vollständige Liste der neuen Funktionen und Optimierungen finden Sie im Dokument "Releaseinformationen", das Sie mit Ihrem letzten Update erhalten haben.


3.8 FOCONIS Schlüsselverwaltung

Kurzbeschreibung
Zentrale Verwaltung aller Schlüssel und Zugangsmedien inkl. Ausgabe- und Rückgabeworkflow mit revisionssicherer, nachvollziehbarer Dokumentation. Mit der Anwendung erhalten Benutzer auf einen Blick Informationen zum aktuellen Verbleib eines bestimmten Schlüssels.

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Hinweis

Zur Anwendung FOCONIS Schlüsselverwaltung bzw. zu den derzeit entwickelten Neuerungen können bisher noch keine konkreten Angaben gemacht werden. Wir dürfen darauf hinweisen, dass derzeit eine technische Runderneuerung durchgeführt wird. Bestandskunden erhalten die neu entwickelte Version der FOCONIS Schlüsselverwaltung automatisch und unaufgefordert, sobald die Entwicklung und Qualitätssicherung abgeschlossen sind. Zur neuen Version der Anwendung wird es eine Beschreibung in einem der zukünftigen FOCONIS Newsletter geben. Es können im jetzigen Stadium noch keine zeitlichen Angaben gemacht werden!


3.9 FOCONIS Gruppenkalender

Kurzbeschreibung
Optimale Anwendung zur abteilungsübergreifenden Terminrecherche und daher besonders geeignet für Service-Abteilungen und Sekretariate. Schneller Terminabgleich verschiedener Personenkalender, Terminvergabe, Freie-Zeit-Auswertungen und Auslastungssteuerung.

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Neue Funktionen in den letzten Versionen
Die aktuellste Version der Anwendung ist die Version 4.3.10.
Im Folgenden erhalten Sie eine Auswahl der wichtigsten neuen Funktionen, die während der letzten Versionen veröffentlicht wurden.

Individueller Kalender

Eines der wichtigsten und für unsere Anwender nützlichsten Funktionen ist die neue Möglichkeit, über die Aktionsschaltfläche [Indiv. Kalender] eine individuelle Kalenderansicht zu erstellen, in die beliebig wählbare Personen und Gruppen aufgenommen werden können. Diese Auswahl können Endanwender jederzeit selbständig anpassen Dies eignet sich hervorragend für die Terminfindung bestimmter, nicht in einzelnen Gruppen/Abteilungen miteinander agierender Benutzer. Für die Suche nach freien Terminen ist der individuelle Kalender eine erprobte und vor allem schnelle Hilfe.

Anzeige des geöffneten Kalendertyps

Das Symbol der Aktionsschaltfläche [Gruppenkalender] oder [Indiv. Kalender] wird rot eingefärbt, wenn Sie den entsprechenden Kalender geöffnet haben.

Sortierung von zeitgleichen Terminen

Termine, die zur selben Zeit stattfinden, werden jetzt in der Kalenderansicht und den Terminlisten alphabetisch sortiert.

Prüfung auf verwaiste Termine

In den Grundeinstellungen unter der Lasche „Sonstiges“ ist eine tägliche Prüfung auf „verwaiste Termine“ aktivierbar. Verwaiste Termine sind Termine, die keinen Benutzer haben. Werden solche Termine gefunden, wird eine E-Mail an den in den Grundeinstellungen bei der Aktivierung hinterlegten Mailempfänger versandt. Diese E-Mail enthält einen Link auf die Ansicht „verwaiste Termine“. Dort können die verwaisten Termine gelöscht werden.

Anpassung und Erweiterung des Gliederungseintrags „Administration“

Der Gliederungseintrag „ControlCenter - Benutzer/Orgabaum“ ist neu hinzugekommen und ermöglicht den direkten Wechsel zu den Benutzervorgaben im zugehörigen FOCONIS ControlCenter.

Hinweis

Neben neuen Funktionen werden im Rahmen der Weiterentwicklung kontinuierlich Optimierungen eingearbeitet. Eine vollständige Liste der neuen Funktionen und Optimierungen finden Sie im Dokument "Releaseinformationen", das Sie mit Ihrem letzten Update erhalten haben.


4. Tipps & Tricks


4.1 FOCONIS M.I.S. Infocenter

4.1.1 Prüftermine anpassen ohne Bearbeitungsmodus

Häufig erhalten wir im FOCONIS Support Anfragen zum Prüftermin. Wenn Info-Dokumente einem mehrstufigen Freigabeverfahren unterliegen, würde die Änderung des Prüfdatums im Bearbeitungsmodus eine erneute Freigabe des Info-Dokuments nach sich ziehen. Es ist jedoch auch möglich, das Prüfdatum zu aktualisieren, ohne den Bearbeitungsmodus aktivieren zu müssen.

Klicken Sie hierzu nach dem Öffnen des Info-Dokuments einfach auf die Schaltfläche [Tools] und wählen Sie anschließend den Befehl „Prüftermin anpassen“. In einem sich dann öffnenden Dialogfenster können Sie mehrere Entscheidungen treffen:

  • Soll ein weiterer Prüftermin überhaupt stattfinden?
  • Wann soll dieser Prüftermin sein (inkl. Schnellwahlfunktion „+1 Monat“)
  • Durch wen soll die Prüfung erfolgen?
  • Soll eine Notiz bzw. ein Hinweis zum Prüftermin hinterlassen werden?
  • Gibt es Anmerkungen zum bisherigen Verlauf?

Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie die Dialogbox mit der Schaltfläche [OK]. Die Änderungen werden dann durchgeführt, ohne dass das Info-Dokument im Bearbeitungsmodus verändert werden musste. Bisherige Freigaben bleiben erhalten.

Hinweis

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie in der Anwendung in den Hilfethemen unter Punkt „5.07 Prüftermine – für Info-Dokumente, die überprüft werden sollen“ und dort unter dem Unterpunkt „4.2 Keine inhaltliche Anpassung erforderlich“


4.1.2 Abonnements ehemaliger Mitarbeitender bearbeiten/beenden

Hin und wieder kommt es vor, dass Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und der entsprechende Personalprozess vorsieht, die Nennung ehemaliger Kollegen in den eingesetzten Systemen zu vermeiden. Nicht selten erhalten wir dann Anfragen hinsichtlich aktiver Abonnements, die nicht vor dem Ausscheiden aus dem Unternehmen gekündigt wurden. Hinweismails aus bestehenden Abonnements werden nach wie vor an die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet.

Um dies zu ändern und einen Überblick über alle Abonnements zu erhalten, können Administratoren über die Menüführung „Administration“ M.I.S.-Dokumente Abos“ alle Abonnements nach Mitarbeiter einsehen und entsprechend bearbeiten bzw. im beschriebenen Beispiel kündigen. Es findet keine weitere Zustellung von Hinweismails zu den entsprechenden Themen mehr statt.


4.1.3 Veränderungen in überarbeiteten Info-Dokumenten schnell entdecken

Wer sich proaktiv informiert und daher besitmmte Abonnements in FOCONIS M.I.S. Infocenter aktiviert hat, kennt das Problem: ein Hinweis zu einer Überarbeitung einer Information wird zugestellt, das entsprechende Info-Dokument wird aufgerufen und... auf den ersten Blick ist nicht ersichtlich, was sich dort eigentlich verändert hat. Besonders problematisch wird die Recherche bei langen und komplexen Informationen.

Abhilfe schafft der Versionsmanager, der, auf Dokumentenebene über die Lasche „Versionen“ aktiviert, jede Freigabe mit einer neuen Version verknüpft. So lassen sich vergangene Versionen mit der neuesten oder mit anderen älteren Versionen eines Info-Dokuments vergleichen. Veränderungen im Info-Dokument werden farbig hervorgehoben, um sie auf den ersten Blick erkennen und verarbeiten zu können.

Um ein Info-Dokument auf Veränderungen im Vergleich zur letzten Version zu prüfen, klicken Sie im geöffneten Info-Dokument auf die Schaltfläche [Tools] und wählen Sie dort den Befehl „Inhalt mit Version vergleichen“. Wählen Sie anschließend beispielsweise die letzte Version vor der aktuellen aus, um die Veränderungen farbig hervorgehoben aufzurufen.

Besonders eignet sich dieses Verfahren bei Informationen, die regelmäßiger Überprüfung und entsprechender Anpassung unterliegen.

Eine detailliertere Beschreibung erhalten Sie in den Hilfethemen Ihrer Anwendung unter dem Punkt „05 Info-Dokumente erstellen / bearbeiten / verteilen / löschen“ und dort unter den Punkten „3 Lesen von versionierten Dokumentinhalten und Entwürfen im Hintergrund“ und „4 Inhalte mit Version vergleichen“ inkl. Unterpunkte 4.1 bis 4.3.1.


4.2 FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung)

4.2.1 Bundesweiten Feiertag (Reformationstag 2017) in Jahreskalender anlegen

Im Rahmen der Organisationsmaßnahmen zum Reformationstag im Jahr 2017, der einmalig ein bundesweiter Feiertag sein wird, erhielten wir einige Anfragen dazu, wie dieser Feiertag unternehmensweit in den Jahreskalender eingetragen werden kann.

Erledigen Sie dies über den Gliederungspunkt "Personalbüro Abwesenheit eintragen".

Wählen Sie zunächst entweder eine Tagesart ohne Sollarbeitszeit (z.B. „Sonderurlaub) oder erstellen sie vorher eine entsprechende Tagesart mit Wunschnamen (z.B. „Spezialfeiertag“, „Feiertagsname“ etc.). Wählen Sie für diesen Tag alle Mitarbeiter aus und entscheiden Sie, ob sich dieser Tag (z.B. jährlich) wiederholen soll. Das Ergebnis ist der Eintrag des freien Tages in die Jahreskalender aller Mitarbeiter.

Hinweis

Wenn Sie statt einer vorgefertigten Tagesart ohne Sollarbeitszeit lieber eine eigene Tagesart mit individueller Bezeichnung anlegen möchten, erledigen Sie dies über den Punkt „3.1 Tagesarten“ im Hauptorganisationsdokument. Beachten Sie hierbei bitte, dass Sie keine Sollarbeitszeit einstellen und dass das Kürzel für die anzulegende Tagesart noch nicht von einer anderen verwendet wird.

Eine bebilderte Kurzbeschreibung der Vorgehensweise finden Sie im Web-FAQ-Eintrag vom 03.11.2016. Den Link zum FAQ-Bereich finden Sie direkt in Ihrer Anwendung in der Navigation unter dem Eintrag "Hilfe" "FAQ (Web)".


4.3 FOCONIS Vertragsverwaltung

4.3.1 Zusatzdokumente ersetzen "Vertragsinhalt"

In einem der letzten Updates zur Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung wurde das einstige Richtextfeld „Vertragsinhalt“ durch Zusatzdokumente ersetzt. Keine Angst - bei Altverträgen, in denen das Richtextfeld Inhalte auswies, blieben diese auch erhalten.

Grund für die Änderung
Bisher konnten unter „Vertragsinhalt“ Dokumente ohne zusätzliche Berechtigungseinstellungen, ohne ggf. erwünschte Verschlüsselung für sensible Daten und ohne eine Versionierung bei Vertragsänderungen hinterlegt werden. All diese Funktionen sind nun durch die Ergänzung um die Zusatzdokumente möglich und stellen eine sinnvolle und vor allem sichere Erweiterung der Anwendung dar.

Weitere Details zur Verwendung der Zusatzdokumente finden Sie direkt in Ihrer FOCONIS Vertragsverwaltung unter dem Hilfethema "05.02.09 Vertrag - Dokumente/Sonstiges". Dort wird die Verwendung der Zusatzdokumente inkl. der Speicherung von Dateianhängen beschrieben.


4.4 FOCONIS Schließfachverwaltung

4.4.1 Regelmäßiger (Stamm)Datenabgleich mit Kundendatenbank

Ein in FOCONIS-ZAK® seit vielen Jahren etabliertes Vorgehen ist der kontinuierliche Abgleich der Kundenstammdaten aus dem Host-System. Hierzu stellt die FOCONIS die Anwendung FOCONIS Kundendaten zur Verfügung. Ein entsprechender Agent führt regelmäßig einen Abgleich durch und erfasst Veränderungen, so dass die in der Anwendung erfassten Kundendaten wiederum regelmäßig mit dem Ist-Stand abgeglichen werden können. So wird seit einem der letzten Updates gewährleistet, dass auch in der FOCONIS Schließfachverwaltung die Datenqualität aus Ihrem Host-System genutzt werden kann. In früheren Versionen musste der Abgleich der Daten noch manuell in jedem Vertrag erfolgen.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie direkt in Ihrer Anwendung unter dem Hilfethema „07.01 Aufträge (Serienbriefe, Mietanpassungen und Abgleich Kundendaten)“


4.4.2 Neuer SEPA-Standard (informativ)

Der neue, zum 20. November 2016 eingeführte SEPA-Standard wird bereits von der FOCONIS Schließfachverwaltung unterstützt.


4.5 FOCONIS Reisekosten

4.5.1 Erinnerung an die Einreichung zur Genehmigung einer Reise

Vielreisende verlieren hin und wieder den Überblick und freuen sich aufgrund unseres Hinweises immer über die Möglichkeit zu einer Erinnerung zum rechten Zeitpunkt. Entsprechend ist es in der Anwendung FOCONIS Reisekosten möglich, sich über das Register „Erinnerung“ daran erinnern zu lassen, seine erfasste Reise auch zur Genehmigung vorzulegen.


4.6 FOCONIS Gruppenkalender

4.6.1 Individuellen Kalender nutzen

Eine der lt. Kundenmeinung tollsten Neuerungen des FOCONIS Gruppenkalenders ist der mit einem der letzten Updates eingeführte individuelle Kalender. Hiermit lassen sich zeitnah und mit wenigen Klicks Kalenderübersichten zu einer individuellen Personen- oder Gruppenauswahl generieren.

Praxisbeispiel
Vorstände sind oft unterwegs und gemeinsame Termine zeitnah nur selten schnell zu finden. Bevor man also zwischen den Kalendern hin und her springt, wird ein individueller Kalender mit beiden Vorständen erstellt, so dass gemeinsame freie Zeiten auf einen Blick ersichtlich sind.

So gehen Sie vor
In der Ansicht „Kalender“ finden Sie die Schaltfläche [Indiv. Kalender]. Klicken Sie zum ersten Mal darauf, erhalten Sie den Hinweis, dass die Funktion für Sie am Server eingerichtet wird. Dies kann einige Minuten dauern. In der Zwischenzeit können Sie natürlich weiterarbeiten.

Ist der Individuelle Kalender für Sie eingerichtet, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Sie finden eine relativ leere Dialogbox vor. Nun ist es an Ihnen, Ihre individuellen Einstellungen vorzunehmen:

Klicken Sie auf das „+“ Symbol im Bereich „Personen/Gruppen“ und wählen Sie aus der nachfolgenden Liste die Personen oder Gruppen aus, die in Ihrem individuellen Kalender angezeigt werden sollen. Ein kleiner Tipp: wählen Sie nicht jede Person einzeln aus und bestätigen Sie jedes Mal mit „OK“ – es geht komfortabler, in dem Sie einfach vor jede Person, die Sie auswählen möchten, ein Häkchen setzen.

Haben Sie alle Personen markiert, die Sie einbeziehen möchten, klicken Sie auf „OK“. Die Liste dieser Personen wird Ihnen nun angezeigt. Aktivieren Sie nun noch die Checkboxen vor den Personen, die Sie zum aktuellen Anlass benötigen und klicken Sie auf „OK“. Sie erhalten die gewohnte Kalenderansicht als Ergebnis – jedoch sind nur Einträge der zuvor gewählten Personen sichtbar.


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