FOCONIS Newsletter 04/2017

Wir freuen uns, Ihnen heute den letzten FOCONIS Newsletter (04/2017) in diesem Jahr präsentieren zu dürfen.

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Die erste Ausgabe des FOCONIS Newsletters (01/2018) wird voraussichtlich Anfang März 2018 erscheinen.

Wir wünschen Ihnen fröhliche und friedliche Festtage und einen guten Rutsch in ein sicherlich spannendes und hoffentlich wieder gemeinsam erfolgreiches Jahr 2018.

Ihr FOCONIS Team


INHALTSVERZEICHNIS


1. Unternehmensmeldungen

1.1 Arbeitskreis in Waiblingen zur automatisierten Kontrolle von DekaBank Depots


2. Produktmeldungen: FOCONIS-ZAK®

RZ-spezifischen Themen ist das Kürzel "VR-Banken" für Genossenschaftsbanken oder
"SPK" für Sparkassen vorangestellt. Meldungen ohne Kürzel gelten RZ-unabhängig.

2.1 FOCONIS-ZAK® und MiFID II

2.2 VR-Banken: „Kundensegmentierung Plus“ ab sofort verfügbar


3. Die FOCONIS Classics

3.1 FOCONIS M.I.S. Edition eDSMS – 2018 ist das Jahr des Datenschutzes


4. Partnerthemen

4.1 P3N-Akademie: Schulungsplan für das erste Halbjahr 2018

4.2 „Process & Time“: App hilft bei Personalplanung und Prozessmanagement


5. Tipps & Tricks

5.1 FOCONIS-ZAK® Löschkonzept: Datenbereinigung und -schutz


1. Unternehmensmeldungen


1.1 Arbeitskreis in Waiblingen zur automatisierten Kontrolle von DekaBank Depots

Die FOCONIS folgte am 15. November dieses Jahres der Einladung der Kreissparkasse Waiblingen zu einem Sondierungstreffen hinsichtlich der Notwendigkeit nachgelagerter Kontrollen des DekaBank Depots. Gemeinsam mit neun Sparkassen und einem Vertreter der DekaBank standen der Erfahrungsaustausch und die Diskussion um die elektronische Unterstützung zur Kontrolle im Mittelpunkt der Tagesordnung.

Nach intensivem Austausch und wertvoller Diskussion konnte einstimmig protokolliert werden, dass eine nachgelagerte Kontrolle der DekaBank Depots mittels einer elektronischen, möglichst automatisierten Unterstützung zwingend erforderlich ist.

Da sich die Beteiligten einig waren, die Thematik gemeinsam weiter vertiefen zu wollen, freut sich die FOCONIS bekanntgeben zu dürfen, dass das Sondierungstreffen der Grundstein zur Gründung einer Arbeitsgemeinschaft war. Da die FOCONIS mit dem FOCONIS-ZAK® Funktionspaket „Deka Kontrollen“ (ehem. „Verbundpartnerkontrollen (DekaBank)“) bereits heute eine Möglichkeit bietet, die entsprechenden Kontrollen automatisiert durchführen zu können, wird der Arbeitskreis ein Kontrollkonzept entwickeln, das über FOCONIS-ZAK® abbildbar sein wird. Bereits im Rahmen der Sitzung wurde ein erster Entwurf zum Kontrollkonzept gefertigt, der in den zukünftigen Sitzungen im Detail ausgearbeitet werden wird. Ein erneutes Zusammentreffen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer ist für Mitte des ersten Quartals 2018 geplant. Auf der Tagesordnung steht die Nachbetrachtung der einzelnen Kontrollvorgänge im Vergleich mit den laut Meinung des Arbeitskreises notwendigen Kontrollen. Ziel der Arbeitsgemeinschaft ist es, die Inhalte für FOCONIS-ZAK® und das Konzept parallel zu entwickeln.

Die FOCONIS dankt der Kreissparkasse Waiblingen für Ihre Einladung und allen Beteiligten für die erfolgreiche und sicherlich zukunftsträchtige Zusammenarbeit.


2. Produktmeldungen: FOCONIS-ZAK®


2.1 FOCONIS-ZAK® und MiFID II

Bereits im Juli 2016 hat die FOCONIS hinsichtlich der strengen WpHG Compliance Auflagen auf die nahende MiFID II Verordnung reagiert, zu deren Umsetzung auch die beiden Verordnungen MAR und MAD II gehörten. Entsprechend wurde das FOCONIS-ZAK® Funktionspaket „WP-Compliance Kontrollen“ nicht nur um strenge Marktmissbrauchs- und Mitarbeiterkontrollen erweitert. Auch die Umsatzdaten der deutschen Präsenzbörsen, TradeGate und XETRA werden seitdem – automatisiert eingearbeitet und täglich geliefert - zugrunde gelegt.

Verständlicherweise erreichen uns in den letzten Monaten wieder vermehrt Nachfragen hinsichtlich der nächsten Regulatorikvorschriften aus MiFID II. Bereits im vergangenen Newsletter konnten wir unsere Anwenderinnen und Anwender darüber informieren, dass es im Bereich der Beratungsdokumentationskontrolle nach WpHG Neuerungen im Sinne der MiFID II Verordnung geben wird. Wir möchten Ihnen heute weitere Details zu Teilbereichen aus MiFID II nennen, derer sich die FOCONIS annehmen wird bzw. zu denen die FOCONIS im frühen Jahr 2018 Inhalte für FOCONIS-ZAK® liefern wird.

Im Wesentlichen sind derzeit also drei Funktionspakete von FOCONIS-ZAK® vom Inkrafttreten von MiFID II betroffen:

In unserem letzten Newsletter haben wir Sie darüber informiert, dass uns zahlreiche Aussagen erreichen, dass es keine notwendigen Kontrollen im Beratungsumfeld mehr geben wird. Dass dies nicht der Fall ist, sondern dass die Kontrolle der Beratungsdokumentation durch eine Geeignetheitserklärung (Art. 25 Abs. 6 MiFID II) abgelöst wird, die wiederum kontrolliert werden muss, dürfte mittlerweile flächendeckend bekannt sein. Bestehen bleiben beispielsweise die kontrollrelevanten Aufzeichnungspflichten, wie Anlageziele, Anlagehorizont und –zeitraum, finanzielle Verhältnisse, unplausible Risikoklasse, Übersteuerung der Zielmarktprüfung durch den Anlageberater, Sprachaufzeichnung usw.

Die FOCONIS wird daher das entsprechende Funktionspaket „WpHG Dokumentationskontrolle“ gemäß den neuen Anforderungen und Bestimmungen aktualisieren und Anwenderinnen und Anwender im Rahmen des Wartungs- und Supportvertrags mit dem entsprechenden Update versorgen.

Aufgrund detaillierter Kenntnisse hinsichtlich der neuen Kontrollauflagen können wir bereits mitteilen, dass die FOCONIS, wie gewohnt, ein umfassendes Kontrollpaket zur Abdeckung der relevanten Kontrollpflichten veröffentlichen wird. Nach wie vor müssen wir jedoch betonen, dass der Dreh- und Angelpunkt der Implementierung dieser bereits vorliegenden Kontrollen eine Abfragemöglichkeit der technischen Felder aus dem Kernbanksystem ist. Diese Datenabfragen sind nach heutiger Sachlage erst mit der Aktualisierung der Banksysteme in der Nacht vom 2. auf den 3. Januar 2018 möglich. Bis dahin sind auch uns als Hersteller die Hände gebunden, so dass eine Veröffentlichung der entsprechenden FOCONIS Lösungen definitiv nach diesem Zeitpunkt stattfinden wird.


2.2 VR-Banken: „Kundensegmentierung Plus“ ab sofort verfügbar

Die FOCONIS freut sich, mitteilen zu dürfen, dass die Pilotierung des neuen FOCONIS-ZAK® Funktionspakets „Kundensegmentierung Plus“ mit der Vereinigten Volksbank Raiffeisenbank eG in Wittlich abgeschlossen werden konnte. Einen ausführlichen Fachbeitrag zum Funktionspaket und dem entsprechenden Projekt der Bank lesen Sie in einer der nächsten Ausgaben der BankInformation, dem größten genossenschaftlichen Fachmagazin, zum Jahresbeginn 2018.

Das FOCONIS-ZAK® Funktionspaket „Kundensegmentierung Plus“ konnte im Rahmen der Pilotierung zum Standard reifen und ist demnach ab sofort für alle Genossenschaftsbanken einsetzbar, die derzeit unter bank21 agieren. Eine Entwicklung unter der Zukunftsplattform FOCONIS-ZAK® 3 findet derzeit parallel statt. Die Veröffentlichung des Funktionspakets für agree21-Banken wird voraussichtlich im ersten Quartal 2018 erfolgen. Entsprechend wird „Kundensegmentierung Plus“ für agree21-Banken eines der ersten Funktionspakete, das unter FOCONIS-ZAK® 3 umgesetzt werden wird.

Allgemeine Informationen zum FOCONIS-ZAK® Funktionspaket „Kundensegmentierung Plus“ finden Sie hier.


3. Die FOCONIS Classics


3.1 FOCONIS M.I.S. Edition eDSMS – 2018 ist das Jahr des Datenschutzes

Nach Verabschiedung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und der entsprechenden Aktualisierung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) auf Bundesebene tritt am 25. Mai 2018 eine der größten Gesetzesnovellierungen der letzten Jahre auf den Plan. Weitreichende Änderungen erwarten Datenschützer und Verbraucher. Gemeinsam mit unabhängigen Datenschutz-Experten hat die FOCONIS daher die neuen Rechte und Pflichten zum Anlass genommen, um ihr Produktportfolio um eine entsprechende Unterstützung für Datenschutzbeauftragte zu erweitern.

Die FOCONIS M.I.S. Edition eDSMS (elektronisches Datenschutzmanagement-System), im Folgenden eDSMS genannt, basiert, wie der Name bereits verrät, auf dem bewährten und hundertfach eingesetzten FOCONIS M.I.S. Infocenter und kann wahlweise separat lizenziert oder zu einer bestehenden M.I.S. Infocenter Installation als Abonnement hinzugefügt werden.

eDSMS unterstützt Datenschutzbeauftragte und somit das gesamte Unternehmen in zwei wichtigen Dingen:

1. Knowhow auf Top-Niveau
eDSMS verfügt über vorgefertigte, detaillierte Informationen zum aktuellen und zukünftigen gesetzlichen Status Quo rund um das Thema Datenschutz. Per Abonnement wird gewährleistet, dass sich die Inhalte der Anwendung stets auf dem aktuellsten Stand befinden. Zur Aktualisierung der Inhalte ist keine technische Update-Prozedur notwendig. Alle Neuerungen werden automatisiert eingearbeitet. Beteiligte werden über neue Inhalte strukturiert informiert. Die zukünftige Edition eDSMS ist bereits heute perfekt auf die EU-DSGV bzw. das zukünftige BDSG vorbereitet, so dass Datenschützer in einer eigens für die EU-DSGVO erstellten Edition auf der sicheren Seite sind. Bestandskunden erhalten diese neue Edition kostenlos und unaufgefordert. Die bisherige Edition und darin erstellte Dokumente werden weiterhin vorgehalten.

2. Vorgefertigte, themengerechte Formulare, Kapitelstrukturen und Eingabemasken
Die Bereiche der Anwendung, die sich nicht mit der Vermittlung von Knowhow befassen, sprich: Formulare, Kapitelstrukturen, Eingabemasken etc., wurden von unabhängigen Datenschutzexperten konzipiert und so in die Anwendung integriert, dass Verantwortungsträgern ermöglicht wird, alle Compliance-relevanten Tätigkeiten und Nachweise zentral in einer einzigen Anwendung zu führen - dokumentiert, historisiert, strukturiert und entsprechend den gesetzlichen Anforderungen. Bei der Erstellung des Compliance-Jahresberichts ist die Anwendung zudem behilflich und liefert alle berichtspflichtigen Ereignisse eines Kalenderjahres mit einem Klick auf die entsprechende Ansicht. Ein Übertrag in weiterführende Systeme zur Berichtserstellung ist problemlos möglich.

eDSMS unterstützt Datenschutzbeauftragte dabei, alle relevanten Verpflichtungsdokumente (beispielsweise Datenschutzerklärungen der Mitarbeitenden) zentral zu verwalten und im Rahmen von Prüfungen o. ä. umgehend vorweisen zu können. Standardisierte, vorgefertigte Formulare und intuitive Eingabemasken bescheren Amtsträgern obendrein mehr Zeit fürs Wesentliche.

Durch die vom FOCONIS M.I.S. Infocenter bekannte, tiefgreifende Kompetenz- bzw. Rechtesteuerung wird gewährleistet, dass die Anwendung geschützt vor unbefugtem Zugriff betrieben werden kann – z.B. nur von internen und/oder externen Datenschutzbeauftragten.

Das Jahr 2018 steht unter anderem oder vielleicht sogar vor allem im Zeichen des Datenschutzes. Wappnen Sie sich für die Herausforderungen und entdecken Sie eDSMS, eine Edition für das FOCONIS M.I.S. Infocenter.

Bei Interesse an einer persönlichen Vorstellung, nutzen Sie bitte einfach unser Kontaktformular und wir werden uns sobald wie mögliche mit Ihnen in Verbindung setzen.


4. Partnerthemen


4.1 P3N-Akademie: Schulungsplan für das erste Halbjahr 2018

Das Team der P3N-Akademie hält auch für das Jahr 2018 einige spannende Themen bereit und bietet Interessierten die Möglichkeit, ihr Wissen in u. a. den folgenden Themenbereichen zu vertiefen:

  • Kundenstromanalyse: Was fragt der Kunde im Service tatsächlich nach?
  • Entwicklungsmöglichkeiten eines Kundenservicecenters: neue Wege in der Kundenkommunikation (WhatsApp, Chat...)
  • Freiräume im Service schaffen
  • Kundenservicecenter: Strategie vs. Praxis in der digitalen Filiale von Morgen
  • Immobilienmanagement: Kosten, Prozesse und Risiken im Griff

Nähere Informationen zu den Webinaren und Anmeldemöglichkeiten sowie den gesamten Schulungsplan für das erste Halbjahr 2018 finden Sie hier.


4.2 „Process & Time“: App hilft bei Personalplanung und Prozessmanagement

In nahezu jeder Bank oder Sparkasse schlummern Verbesserungspotenziale, die entdeckt werden wollen. Dafür bedarf es im ersten Schritt grundlegender Transparenz beispielsweise dahingehend, welche Aufgaben Mitarbeitende in dem zu prüfenden Fachbereich mit welchem Zeitaufwand erledigen.

Um eine solide Grundlage für die künftige Personalbemessung zu schaffen, gehen die Institute dieser Frage nach und führen entsprechende Datenerhebungen durch. Dabei nutzen viele von ihnen die praxisbewährte App „Process & Time“ der P3N AG, die im Zusammenspiel mit den ebenfalls von P3N zur Verfügung gestellten Tablets eine sehr einfache Erfassung der Daten möglich macht.

Im Rahmen der Auswertung sind die Erkenntnisse rund um die Häufigkeiten der untersuchten Tätigkeiten, die durchschnittliche Vorgangsdauer je Tätigkeit und Prozess sowie die Unterbrechungshäufigkeiten besonders spannend. Für eine belastbare und aussagekräftige Datengrundlage sorgen die praxisbewährten Analysemethoden von P3N, wie beispielsweise die Kategorisierung der Tätigkeiten im Vorfeld oder die Aufbereitung der Ergebnisse.

Für weitere Informationen besuchen Sie gerne die Webseite der P3N AG.


5. Tipps & Tricks


5.1 FOCONIS-ZAK® Löschkonzept: Datenbereinigung und -schutz

Im Rahmen zahlreicher Supportfälle und Vor-Ort-Einsätze konnten wir in diesem Jahr feststellen, dass nur selten die Möglichkeit genutzt wird, veraltete Daten aus FOCONIS-ZAK® zu löschen. Verarbeitungsprotokolle, um ein Beispiel zu nennen, sammeln sich mit der Zeit an, obwohl die dokumentierte Bearbeitung der Hinweise längst abgeschlossen ist und dies auch von internen und externen Prüfern bestätigt wurde.

FOCONIS-ZAK® bietet Ihnen die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Dokumente automatisiert löschen zu lassen, so dass auch die Einhaltung von Datenschutzvorgaben vereinfacht wird. Einstellungen in den Modulen ZAK-DakoBest, -HVM und -ListMaster erfolgen in den Grundeinstellungen bzw. direkt in Verfahren und Kontrollhandlungen - ausschließlich bei aktiviertem 4-Augen-Prinzip.

Neben der Einhaltung des Datenschutzes können Sie mit der Datenbereinigung auch dafür sorgen, dass Ihr ZAK-System performant bleibt.

Das System bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten:

  • In den Modulen des Rechenkerns (ZAK-DakoBest und –ListMaster) ist die Löschung von Verarbeitungsprotokollen konfigurierbar.
  • In ZAK-DakoBest finden Sie darüber hinaus die Möglichkeit zum Löschen von Archiven.
  • Im Bearbeitungsmodul ZAK-HVM können fehlerfrei importierte E-Mails und zugehörige Importprotokolle gelöscht werden.
  • Auf Verfahrensebene (VSL-Profile und -Definitionen) kann die Löschung von Vorgängen festgelegt werden.
  • Bitte beachten Sie bei der Verwendung der vorgesehenen Funktionen unbedingt die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß Handelsgesetzbuchs (HGB). Sprechen Sie mit Ihrer internen Revision, um Informationen darüber zu erhalten, welche Einstellungen Sie vornehmen können, um den gesetzlichen und internen Regelungen zu entsprechen.
    Entsprechende Beschreibungen finden Sie in den Hilfethemen in Ihren Anwendungen (linke Hauptnavigation unter „Hilfe -> Hilfethemen“):

    FOCONIS-ZAK® HVM:
    05.09 Datenbereinigung

    FOCONIS-ZAK® ListMaster:
    06.05 Datenbereinigung

    FOCONIS-ZAK® DakoBest:
    03.07 Vier-Augen-Prinzip - 5 Vier-Augen-Prinzip bei der Löschung
    03.08 Maileingang/Archive - 2 Löschen von Archiven


    Die erste Ausgabe des FOCONIS Newsletters (01/2018) im neuen Jahr wird voraussichtlich Anfang März 2018 erscheinen.


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