FOCONIS M.I.S. Infocenter

Anfrage

Ist-Situation

Oft sind Mitarbeitende auf die unterschiedlichsten Quellen zur Informationsbeschaffung angewiesen, so dass ein ständiger, unorganisierter Wechsel zwischen Hol- und Bringschuld stattfindet. Jeder Fachbereich verfügt u. U. über unterschiedliche Speicherorte oder eigene Ordnerstrukturen – nicht selten sogar auf unterschiedlichen Servern. Studien belegen immer wieder, dass der alltägliche Zeitaufwand, der während der Arbeit für die Suche nach Informationen und Dokumenten verursacht wird, alarmierend hoch ist. Kenntnisnahmen werden meist undokumentiert per Laufzettel oder E-Mail Empfangsbestätigung in Gang gesetzt und können nicht eindeutig bestätigt werden. Gemeinsam er- oder bearbeitete Dokumente potenzieren sich häufig in den persönlichen Mailpostfächern, so dass ein aktueller Bearbeitungsstatus nicht ohne aufwändige Recherche und Abstimmung der Beteiligten geklärt werden kann. Sensible Daten werden mit aufwändigem Zugriffsschutz mit Hilfe der technischen Fachabteilung verwaltet. Es findet kein standardisiertes Freigabeverfahren zur Veröffentlichung neuer oder überarbeiteter Informationen statt.

FOCONIS M.I.S. Infocenter: perfekt organisierte Informationsvielfalt

Durch eine professionelle Organisation von Informationen über eine logische, flexible Kapitelstruktur sind selbst die vielfältigsten Informationen zu den verschiedensten Themen schnell bei der Hand. Im FOCONIS M.I.S. Infocenter bilden daher Hauptkapitel, Unterkapitel und Info-Dokumente den Themenbaum – das Herzstück der Anwendung, auf allen Ebenen individuell konfigurierbar oder über die Vererbungstechnik automatisch vorkonfiguriert. Innerhalb von Info-Dokumenten erhalten Anwender die Möglichkeit, zusätzlich zum Inhalt des Info-Dokumentes Dateianhänge zu hinterlegen. Dies ermöglicht beispielsweise die zentrale Bearbeitung oder Bereitstellung von Dateien. Ein besonderer Vorteil: im Gegensatz zur Verteilung von Informationen per E-Mail ist jederzeit sichtbar, ob die Information im Status Entwurf steht, freigegeben und gültig ist, zur Überarbeitung ansteht oder derzeit von einer bestimmten Person bearbeitet wird. Manuelle Hinweis-E-Mails direkt aus der Anwendung heraus informieren Personen oder Gruppen über die ebenfalls enthaltene Abonnement- und Kenntnisnahmefunktion hinaus über den Status.

Einfach, schlank, sicher – das FOCONIS M.I.S. Infocenter

Die FOCONIS Anwendung unterstützt Unternehmen dabei, die o.g. Probleme zu beheben und Informationen professionell und revisionssicher zu erstellen, zu bearbeiten, zu verwalten und gezielt bereitzustellen. Das ständige Ziel der FOCONIS ist es hierbei, die Anwendung so selbsterklärend wie möglich zu gestalten. Das FOCONIS M.I.S. Infocenter wird nicht zuletzt deswegen von Kunden als intuitive, schlanke und hochentwickelte Anwendung mit praxiserprobten Funktionen geschätzt.

Allzeit aktuelle Informationen zentral abrufen

Durch ein auf Wunsch mehrfach instanziiertes Freigabeverfahren (z.B. Autor -> Abteilungsleiter -> Vorstand) sowie ein hinterlegbares Prüfdatum zur Wiedervorlage fördert die Anwendung die ständige Validität und Qualität der bereitgestellten Informationen. Die integrierte Versionierung sorgt jederzeit für eine Nachvollziehbarkeit hinsichtlich der Entwicklung einer Information. Über den Versionsvergleich lassen sich per Mausklick die Unterschiede zu vorherigen Versionen auf einen Blick darstellen (Praxisbeispiel: nach Empfang einer Arbeitsanweisung schnelle Erfassung der wesentlichen Änderungen). Bei der Versionierung werden ggf. veränderte Dateianhänge einbezogen. Manuelle Änderungs-Markierungen sind überflüssig.

Sicherheit geht vor

Sensible Informationen aus dem Vorstandsbereich, personenbezogene Daten aus dem Personalbüro oder schützenswerte Geschäftsdaten: das individuell skalierbare Berechtigungskonzept des FOCONIS M.I.S. Infocenters trägt dazu bei, dass Informationen nur für die Personen oder Gruppen lesbar sind, für die eine entsprechende Berechtigung vorliegt. Die revisionssicheren, nachvollziehbaren und dokumentierten Verfahren innerhalb der Anwendung machen das FOCONIS M.I.S. Infocenter besonders attraktiv für Kreditinstitute, Versicherungsbetriebe, Verwaltungshäuser und andere, zur ständigen Aufsicht verpflichtete Unternehmen.

Die Highlights

Leistungsfähiges, individuell skalierbares Kompetenzsystem
Flexible Rechteverwaltung bis auf die Dokumentenebene (Abweichung von automatischer Vererbung möglich), Unterstützung restriktiver und freier Ansätze
Themenbaum simpel oder detailliert anzeigen
Hauptkapitel, Unterkapitel und Info-Dokumente gegliedert in strukturiertem Themenbaum einfach, erweitert oder in Suchansicht anzeigen lassen
Hohe Nutzer-Akzeptanz
Regelmäßige Rückmeldungen von Anwendern zur schnellen Akzeptanz der Mitarbeitenden im Anschluss an die Einführung.
Schnelles Auffinden von Informationen
Blitzschnelle, indizierte Volltextsuche, wahlweise unterstützt durch integrierten Suchassistenten
Vererbung
Automatische Vererbung der Einstellungen auf Hauptkapitel an Unterkapitel und Info-Dokumente möglich
Rundschreibenfunktion
Nach Freigabe eines Info-Dokumentes gewünschte Person, Personenkreise oder Gruppen über Freigabe informieren
Zentralisierung von Informationen
Erstellen, Bearbeiten, Freigeben, Veröffentlichen, Lesen, Recherchieren, Abonnieren, Verteilen und zur Kenntnis nehmen an zentraler Stelle für alle Mitarbeitenden
Komfortable Dokumentenverwaltung
Transparente Rekonstruktion von Zwischenständen über Versionierungsfunktion, steuerbare Archivierung von Inhalten, Verschiebung oder Verlinkung von Inhalten per Mausklick
Übersichtliche Organisation
Logische Kapitelstruktur (Baumstruktur)
Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen
Verschlüsselung und Signierung von Dokumenten
Freigabe-Prozess
Bei Bedarf Aktivierung eines verbindlichen, frei definierbaren Freigabeverfahrens auf Kapitel- und Dokumentenebene (ein- oder mehrstufig)
Manipulationsüberwachung
Änderungen, die an der Logik der Anwendung vorbei durchgeführt werden, werden als unzureichend signiert oder fehlerhaft signiert gekennzeichnet.
Unterstützung der Revision
Detaillierte historische oder versionschronologischen Übersicht bzgl. Veränderungen auf Dokumenten- oder Kapitelebene. Die Historie bildet alle Veränderungen innerhalb eines Kapitel- oder Info-Dokumentes ab, während die Versionierung die Unterschiede der jeweiligen Version im Vergleich anzeigt.
Effektive Verteilung von Informationen
Neben dem persönlichen Abonnement steht ein transparenter und revisionssicherer Kenntnisnahmeprozess zur Verfügung. Neben der persönlichen Ansicht zu Kenntnisnahmen zur Auflistung ausstehender und bereits abgegebener Vermerke stehen ein Kenntnisnahmebericht sowie eine regelmäßige Erinnerung der Empfänger an bisher nicht zur Kenntnis genommene Dokumente zur Verfügung.
E-Mail Flut stoppen
Hinweis-E-Mails aus Abonnements oder Freigabemitteilungen optional in einer Tageszusammenfassung senden lassen
Holschuld reduzieren/Lieferdienst für Informationen
Relevante Informationen bequem abonnieren und über Neuigkeiten automatisch informieren lassen
Mail-In-Funktion
z.B. für RZ-Rundschreiben, Newsletter etc.
Automatische Einarbeitung und Verteilung von Info-Dokumenten nach Empfang einer E-Mail an eine mit der Anwendung verknüpfte Mailadresse (inkl. Konfiguration: Versionierung aktivieren/deaktivieren, Freigabe automatisch erzeugen u.v.m.)
Beliebige Anhänge
Dateianhänge in Info-Dokumente einfügen (z.B. Text- und Tabellen-Dokumente, Grafiken, Texte, Präsentationen etc.)

Noch ein Tipp:

Zu diesem Produkt sowie unserem gesamten Portfolio stehen im FOCONIS Download Center aktuelle Präsentationen sowie Management Summaries (Kurzbeschreibungen) für Sie bereit.