FOCONIS-PRO

Funktionspaket „Vertragsmanagement“

Alle Verträge an einem Ort: modern, zentral, schnell, flexibel

Download
Anfrage

Archiv, Aktenkeller, Ablagesystem? Zeit für ein Upgrade

Privat und geschäftlich ist kaum ein Thema so komplex und gleichermaßen anfällig für Risiken verschiedenster Ausprägung wie das Vertragswesen. Die optimale Organisation, die strukturierte Ablage und die fortlaufende Pflege erfordern gleichermaßen präzise wie effiziente Prozesse und Werkzeuge sowie intelligente Automatismen. Gleichzeitig unterliegen Vereinbarungen, Fristen und Laufzeiten idealerweise ständig einer akribischen Überwachung. Nicht auszudenken, wie viele Mehrkosten Jahr für Jahr generiert werden, nur weil Fristen versäumt und Optionen ungenutzt oder Kündigungsfristen nicht eingehalten werden. Das FOCONIS-PRO Funktionspaket „Vertragsmanagement“ ist die All-In-One-Lösung für das gesamte Vertragswesen. Digital, effizient, standardisiert, in hohem Maße individualisierbar und stets der aktuellen Gesetzgebung entsprechend.

Anlage, Pflege, Abwicklung – alles in einer Anwendung

Die Anwendung bietet nicht nur die Möglichkeit, verschiedenste Vertragsarten, wie beispielsweise Mietverträge, Mobilfunkverträge, Immobilienpachtverträge, Leasingverträge u.v.m., gemäß den jeweiligen Eigenschaften zu organisieren. Intelligente Prozesse und Funktionen machen das moderne Vertragsmanagement zudem ab sofort zum Musterbeispiel für kompetenzgeschützte Organisation, schlankes Prozessdesign und nachvollziehbare Informationsdokumentation.

Die Highlights

Berechtigungs- und Zugriffssystem

Auf der Basis eines Rollenkonzepts, das anhand Ihrer Organisationsstruktur angelegt wird, bestimmen Sie selbst, welchen Zugriff Ihre Mitarbeitenden auf die Anwendung sowie einzelne Teilbereiche innerhalb der Software erhalten sollen. Optional und dank der Synchronisation mit Ihrem zentralen Verzeichnisdienst (LDAP) profitieren Sie von einer konsistenten One-Password-Policy, so dass Ihre Mitarbeitenden keine zusätzlichen Anmeldedaten benötigen.

Komplexität war gestern - Vielfalt willkommen

Wie lang auch immer der Vertrag ist, wie viele Positionen mit wie vielen verschiedenen Vertragswerten, Zahlungsoptionen, Laufzeitabschnitten, Gültigkeitszeiträumen oder Fristen auch immer angelegt werden: pflegen Sie bequem und einheitlich alle relevanten Details zentral in einem entsprechenden Vertragsdokument, finden Sie schnell und gezielt die gewünschten Inhalte und verlieren Sie nie den Überblick.

Prüfungsmanagement

Legen Sie eigene Vorgänge zur Überprüfung individueller Kriterien an, beispielsweise als hauseigene Interpretation der strengen Regulatorik, definieren Sie einen Turnus, lassen Sie sich an die Ausführung erinnern, führen Sie die entsprechenden Prüfungen durch und Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse innerhalb der hierfür geschaffenen Felder. Die Versionierungsfunktion kann hierbei eine fortlaufende Prüfungshistorie zur Wahrung der Revisionssicherheit und Aktualität schreiben.

Klare Rollenverteilung

Legen Sie auf Vertragsebene fest, welche Mitspielenden es gibt und welche Rollen diese jeweils einnehmen (z. B. Mandant, Vertragspartner, Unterlieferant etc.). Besondere Transparenz verleiht die klare Rollenzuordnung bei der Dokumentation von (wesentlichen) Auslagerungen und ggf. weiteren, mit der Auslagerungsstelle verbundenen Subunternehmern (Weiterverlagerung).
Klare Rollenverteilung im FOCONIS-PRO Funktionspaket „Vertragsmanagement“

Automatische Anlassüberwachung

Lassen Sie Anlässe (z. B. Kündigungen, Vertragsverlängerungen, Vertragsende etc.) automatisch überwachen und erhalten Sie entsprechende Hinweise bei Beginn einer von Ihnen frei zu bestimmenden Vorlaufzeit. Legen Sie außerdem jederzeit individuelle Anlässe an und überwachen Sie diese ebenfalls nach Belieben. Eine zentral in der Anwendung verfügbare Liste aller zukünftigen Auslöser steht pro-aktiv zur Verfügung. Darüber hinaus steht die fristgerechte Zustellung von Hinweis-E-Mails zur Verfügung.
Die Anlassüberwachung im FOCONIS-PRO Funktionspaket „Vertragsmanagement“

Persönliches Dashboard

Bleiben Sie innerhalb Ihres eigenen Wirkungskreises und beschäftigen Sie sich gezielt mit den Aufgaben, Verträgen, Fristen und Prüfungen, die Sie persönlich betreffen. Das persönliche Dashboard präsentiert Ihnen die für Sie gefilterten Inhalte, ohne durch andere Daten den Überblick zu verlieren oder abzulenken.
Der persönliche Dashboard im FOCONIS-PRO Funktionspaket „Vertragsmanagement“

Importschnittstelle

Die Importschnittstelle erlaubt es Ihnen auf Wunsch den Import bestehender Daten auf der Basis des Daten-Standardmodells der Anwendung (Unternehmen, Personen, Vertragsinformationen) aus Ihrer früheren, beispielsweise FOCONIS Vertragsverwaltung. Des Weiteren ist auch der Export von Daten möglich.

Systemanforderungen

Wir empfehlen den Einsatz eines 4-Core-Servers mit jeweils über 3 GHz CPU-Takt, 16 GB RAM und 200 bis 500 GB Festplattenspeicher. Softwareseitig empfehlen wir den Betrieb von Windows Server ab der Version 2012 R2 sowie Microsoft ASP .NET 4.8 Framework Runtime (kostenlos), Microsoft Web Deploy v3.6 (kostenlos), Microsoft SQL ab 2008 R2 sowie das Microsoft SQL-Server Management Studio (kostenlos).

Es ist möglich, die kostenlose Variante des MS SQL Express Servers einzusetzen. Beachten Sie hierbei bitte das von Ihnen benötigte Speichervolumen (z. B. zu speichernde Dateianhänge). Die kostenfreie Version unterliegt einer Limitierung auf eine Datenbankgröße von 10 Gigabyte. Der (kostenpflichtige) MS SQL-Server ermöglicht hingegen mit einem Maximum von 16 Terabyte deutlich mehr Spielraum.