Vertragsmanagement

FOCONIS-PRO Funktionspaket „Vertragsmanagement“

alle Verträge, Fristen und Besonderheiten im Griff

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Anfrage FOCONIS-PRO Alternativ: Lösung für Notes

Archiv, Aktenkeller, Ablagesystem? Zeit für ein Upgrade!

Privat und in Unternehmen ist kaum ein Thema so komplex und gleichermaßen anfällig für Risiken verschiedenster Natur wie die Verwaltung von Verträgen aller Art. Eine optimale Organisation sowie die effektive Pflege dieser teils hoch komplexen Werke erfordern präzise Prozesse, Werkzeuge, Automatismen und Ordnungssysteme. Darüber hinaus unterliegen die Vertragsinhalte idealerweise der ständigen und akribischen Überwachung. Nicht auszudenken, wie viele Mehrkosten Jahr für Jahr generiert werden, wenn Fristen versäumt, Optionen ungenutzt oder Kündigungen nicht verfasst werden. Das FOCONIS-PRO Funktionspaket „Vertragsmanagement“ ist die Rundum-Lösung für das gesamte Vertragswesen. Digital, effektiv, rational, standardisiert und doch in hohem Maße individuell.

Anlage, Pflege, Abwicklung - alles in einer Anwendung

Das FOCONIS-PRO Funktionspaket „Vertragsmanagement“ bietet nicht nur die Möglichkeit, die verschiedensten Vertragsarten, wie beispielsweise Mietverträge, Mobilfunkverträge, Immobilienpachtverträge, Leasingverträge u.v.m., gemäß den jeweiligen Eigenschaften zu organisieren. Intelligente Prozesse und Funktionen machen Ihre Vertragsverwaltung zudem ab sofort zum Musterbeispiel für kompetenzgeschützte Organisation, schlankes Prozessdesign und nachvollziehbare Informationsdokumentation.

Die Technik wird dabei zur Nebensache

Im Mittelpunkt unseres Bedienkonzepts steht der Mensch. Keine komplexe Technik, keine Notwendigkeit der Kenntnis elektronischer Algorithmen, Prozesse oder gar Programmierung, kein Vergleich des technischen Ist-Zustands mit detaillierten Systemanforderungen für Administratoren. Das Vertragsmanagement verlangt sowohl von seinen Anwendern als auch von der Administration lediglich einen Browser, einen Bildschirm und eine aktive Internetverbindung. Mit dem Software-as-a-Service-Konzept (SaaS) gehört die manuelle Installation auf hauseigenen Servern in Verbindung mit externer Beratungsleitung der Vergangenheit an. Die FOCONIS unterhält Partnerschaften zu vertrauenswürdigen und etablierten Verbundunternehmen, die als Hoster Ihre Software bereitstellen. Die Kosten für diesen Service sind in der Nutzungspauschale der Anwendung bereits enthalten – Sie müssen sich nicht um eine gesonderte Hosting-Lösung kümmern. Entscheiden Sie sich für den Einsatz dieser Lösung, beginnt die Konfigurationsarbeit im Rahmen der Inbetriebnahme gleich mit dem Fachlichen.


Die Highlights

Berechtigungs- und Zugriffssystem

Auf der Basis eines Stellenkonzepts anhand Ihrer Organisationsstruktur bestimmen Sie selbst, wer Zugriff auf die Anwendung selbst sowie einzelne Teilbereiche innerhalb der Software erhalten soll. Über die Zuordnung von Rollen wird festgelegt, welche funktionalen Möglichkeiten einer Stelle zur Verfügung stehen. Dank der Synchronisation mit Ihrem zentralen Verzeichnisdienst (LDAP) profitieren Sie von einer konsistenten One-Password-Policy, so dass Ihre Mitarbeiter keine zusätzlichen Anmeldedaten benötigen, sondern sich mit den bekannten Login-Daten anmelden können.

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Komplexität war gestern - Vielfalt willkommen

Wie lang auch immer der Vertrag ist, wie viele Positionen mit wie vielen verschiedenen Vertragswerten, Zahlungsoptionen, Laufzeitabschnitten, Gültigkeitszeiträumen oder Fristen auch immer angelegt werden: bilden Sie alle Details in ein und demselben Vertrag ab und verlieren Sie so nie den Überblick.

Klare Rollenverteilung

Legen Sie auf Vertragsebene fest, welche Mitspieler es gibt und welche Rolle diese jeweils einnehmen (z. B. Mandant, Vertragspartner, Unterlieferant usw.). Besondere Transparenz verleiht die klare Rollen-Zuordnung bei der Dokumentation von Auslagerungen und ggf. weiteren, mit der Auslagerungsstelle verbundenen Subunternehmern (Weiterverlagerung).

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Automatische Anlass-Überwachung

Lassen Sie Anlässe, wie beispielsweise Kündigungen, Vertragsverlängerungen, Vertragsende etc., automatisch überwachen und erhalten Sie entsprechende Hinweise innerhalb einer von Ihnen bestimmten Vorlaufzeit. Legen Sie darüber hinaus eigene Anlässe an und überwachen Sie diese nach Belieben. Eine zentrale Liste der zukünftigen Auslöser steht pro-aktiven Anwendern zur Verfügung. Daneben steht die Zustellung von Hinweisen aus der Überwachung per E-Mail zur Verfügung.

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Kompakter Lesemodus

Üppiges Vertragswerk? Verschiedenste Faktoren? Unzählige Parteien und Mitspieler? Kein Problem: der Lesemodus zentralisiert alle aufgrund der komplexen Datenstruktur eines Vertrags und seiner Unterverträge verteilten Daten und erlaubt eine Übersicht der wichtigsten Kriterien auf einen Blick. Besonders geeignet für Seltennutzer oder schnelle Vertragsrecherchen.

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Bereitstellung zur Langzeitarchivierung inklusive

ISO 19005-3

Das Vertragsmanagement unterstützt zum Zwecke der Langzeitarchivierung das Format PDF/A zur standardisierten Zusammenführung aller Vertragsinformationen einschließlich gespeicherter Anhänge. Der PDF/A Standard ermöglicht im weiteren Verlauf die Verifikation der archivierten Informationen.

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Prüfungsmanagement

Legen Sie eigene Vorgänge zur Überprüfung individueller Kriterien an, beispielsweise als hauseigene Interpretation der strengen Regulatorik, definieren Sie einen Turnus, lassen Sie sich an die Ausführung erinnern, führen Sie die entsprechenden Prüfungen durch und Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse innerhalb der hierfür geschaffenen Felder. Die Versionierungsfunktion schreibt hierbei eine fortlaufende Prüfungshistorie zur Wahrung der Revisionssicherheit und Aktualität.

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Persönliches Dashboard

Bleiben Sie innerhalb Ihres eigenen Wirkungskreises und beschäftigen Sie sich gezielt mit den Aufgaben, Verträgen, Fristen und Prüfungen, die Sie persönlich betreffen. Das persönliche Dashboard präsentiert Ihnen die persönlich für Sie gefilterten Inhalte des Vertragsmanagements, ohne durch andere Daten den Überblick zu erschweren oder abzulenken.

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Zahlungsplan

Erhalten Sie eine Übersicht zu den verpflichteten und zu erwartenden Zahlungen als Kostenhochrechnung über alle aktiven Verträge auf einen Blick.

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Importschnittstelle

Die Importschnittstelle erlaubt Ihnen den Import bestehender Daten auf der Basis des Daten-Standardmodells der Anwendung (Unternehmen, Personen, Vertragsinformationen).