Bestimmte Personen, Abteilungen oder Arbeitsgruppen sollen entweder einen bestimmten Auftrag einmalig oder sich zyklisch wiederholende Aufgaben ausführen. Hierbei fehlt es in Unternehmen oft an Dokumentation über Aufgabenstellung und Abschluss. Nicht selten wird diese Art von Aufgaben noch per Papieranweisung oder einfachen E-Mails ausgelöst und drohen schnell in Vergessenheit zu geraten. Einen Workflow zur Definition der Aufgabe, den Verantwortlichen, der Erfüllungsfrist, evtl. notwendigen Eskalationsstufen oder einer Abschlusserfassung gibt es kaum. Des Weiteren werden erfüllte Aufgaben häufig weder dokumentiert noch nachvollzieh- und kontrollierbar archiviert.
Im Funktionspaket „Aufträge und wiederkehrende Aufgaben“ wird den Anwendern ermöglicht, die o. g. Problematik zu lösen. Das Funktionspaket bietet zwei Aufgaben-Routinen, die im Unternehmen frei umsetzbar sind: Aufträge oder wiederkehrende Aufgaben.
Im Rahmen des Funktionspakets versteht man unter dem Begriff „Aufträge“ Aufgabenstellungen zu einmaligen Tätigkeiten, die von bestimmten Personen innerhalb einer bestimmten Zeit umgesetzt werden sollen. Hierbei wird unterschieden, ob es sich um eine Aufgabe ohne Kundenbezug (z.B. betriebsinterne Aufgabe) oder um eine Aufgabe mit Kundenbezug handelt (z.B. „Bitte Beratungstermin mit Kunde X vereinbaren“). Für beide dieser Aufgabentypen wird über das Funktionspaket eine entsprechende VSL-Definition inkl. VSL-Profil mitgeliefert, so dass die weitere Bearbeitung nach der Erstellung einer Aufgabe der üblichen Vorgehensweise in ZAK entspricht. Dank des Funktionspakets können Aufgaben bequem über ZAK definiert, verfasst, delegiert, erledigt, abgeschlossen und dokumentiert archiviert werden. Auf Wunsch wird der Ersteller (oder ein zu bestimmender Mitarbeiter) bei Abschluss des Auftrags informiert.
Außerdem besteht die Möglichkeit, jedem eingestellten Auftrag Unteraufträge anzuhängen. Jeder Haupt- und Unterauftrag kann vom Bearbeiter delegiert und so einem anderen Kollegen zugeteilt werden. Besonders hilfreich ist die Erstellung von Unteraufträgen nach einer Aufgabenstellung, die den Einsatz mehrerer Personen voraussetzt. Der Abschluss eines Hauptauftrags ist entsprechend erst dann möglich, wenn die angehängten Unteraufträge abgeschlossen sind.
| Beispiel für einen Auftrag mit Kundenbezug | Beispiel für einen Auftrag ohne Kundenbezug |
|---|---|
| Bitte vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit Kunde X bei Berater Y. |
Bitte richten Sie bis zum Tag X einen Arbeitsplatz für unseren neuen Mitarbeiter Y ein. (Gegebenenfalls gibt es entsprechende Unteraufgaben an die Lohnbuchhaltung, das IT-Team, die Banksteuerung etc.) |
Zur Anlage wiederkehrender Aufgaben liefert das Funktionspaket ebenfalls Konfigurationsmöglichkeiten mit, um die gewünschten Zyklen per Ausführung auf dem Server erfüllen zu können (z.B. täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich). Im System wird eine wiederkehrende Aufgabe gemäß dem konfigurierten Turnus immer erneut als Bearbeitungsvorgang angelegt und nachfolgend wie gewohnt in ZAK-HVM zur Bearbeitung geführt.
Hinweis: Dieses Funktionspaket eignet sich besonders für Nutzer von „Support“-Anwendungen wie z.B. FOCONIS
Problem Management oder FOCONIS Maßnahmen, die nicht mehr weiterentwickelt werden, jedoch noch vielerorts Anwendung finden.
Probleme können bequem über die Aufträge gemeldet und von der jeweiligen Gruppe oder Person bearbeitet werden.