Das FOCONIS-ZAK® Funktionspaket

„General Compliance“

ganzheitlich, zentral, maximal entlastend

Sparkassen & Genossenschaftsbanken
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Ein ❤️ für Ihre Compliance-Beauftragten

Entlasten Sie mit dem FOCONIS-ZAK® Funktionspaket „General Compliance“ aktiv Ihre Compliance-Beauftragten und nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden unterstützend und systematisch in die Pflicht. „General Compliance“ ermöglicht die automatisierte, zentralisierte und digitalisierte Erfassung, Übermittlung, Bewertung, Auswertung und Bearbeitung sämtlicher Compliance-relevanter Informationen der Mitarbeitenden.

Die Herausforderung

Mit der vierten MaRisk-Novelle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen (BaFin) wurde neben den bereits etablierten Compliance-Säulen Kapitalmarkt und Geldwäsche- bzw. Betrugsbekämpfung eine weitere Säule geschaffen. Hier wird innerhalb der Gesamtbank ein generalistischer Ansatz verfolgt. Gemäß den Regularien müssen unternehmensweit entsprechende Einmeldungen ermöglicht und Überprüfungen der Belegschaft umgesetzt werden. Folglich ist es unerlässlich, eine moderne, IT-gestützte Plattform zu etablieren. Als besonders praktikabel erweisen sich Systeme mit Portal-Charakter, welche die aktive Dokumentation und Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Compliance-Beauftragten abbildet und nachhaltig fördert.

Die Vision

Die meisten Banken und Sparkassen haben zwar erkannt, dass moderne Herausforderungen moderner Lösungen bedürfen. Neben der konsequenten, elektronischen Automatisierung und Digitalisierung im Fachbereich selbst muss jedoch auch die sukzessive Zentralisierung jeglicher Regulierungsprozesse in den übrigen Abteilungen erheblich verschlankt werden. Eine naheliegende Strategie für Kreditinstitute ist der Einsatz elektronischer, papierloser Kommunikationsplattformen. Informations- und Verarbeitungsprozesse können so maßgeschneidert für die entsprechenden Gesetzesgrundlagen bereitgestellt und von der gesamten Belegschaft zentral genutzt werden. Mühsame, manuelle und zeitintensive Recherche, Abstimmung und Dokumentation müssen durch zentrale, schnelle und intelligente Kommunikations- und Interaktionsprozesse abgelöst werden.

Die Lösung

Compliance-Beauftragte nutzen das FOCONIS-ZAK® Funktionspaket „General-Compliance“ zur zentralen Überwachung und Bewertung aller Compliance-relevanten Sachverhalte. Das enthaltene Compliance Portal eröffnet der gesamten Belegschaft die Möglichkeiten zur Erfassung Compliance-relevanter Informationen. Gleichermaßen schlanke wie selbsterklärende Formulare ermöglichen die sichere, eigenständige Erfassung entsprechender Mitteilungen binnen Sekunden. Seien es Meldungen zu Nebenbeschäftigungen, die Dokumentation empfangener Zuwendungen, die Übermittlung von Verdachtsfällen oder einfach die unternehmensweit notwendige Kenntnisnahme vorgeschriebener Informationen. Darüber hinaus ermöglicht die direkte Anbindung des Compliance Portals an den kompetenzgeschützten Fachbereich innerhalb von FOCONIS-ZAK® die direkte Kommunikation mit den Urhebern der Informationen (Rückfragen, Einhalten von Fristen usw.). Das Funktionspaket gewährleistet stets die nachvollziehbare, dokumentierte und zugriffsgeschützte Kommunikation aller Akteure.

Die Highlights

Mitarbeitende werden aktiv in die „Beweispflicht“ genommen und aufgefordert, persönliche Compliance-relevante Angaben zentral, sicher und zugriffsgeschützt zur Verfügung zu stellen, zu prüfen, zu ergänzen oder ggf. zu ändern.

  • Papierlose Meldung und Überwachung von Zuwendungen, Nebenbeschäftigungen, Interessenkonflikten und weiteren Compliance-relevanten Ereignissen
  • Generierung von Reports zur automatisierten Kontaktaufnahme mit Mitarbeitenden bei Fristüberschreitung (konfigurierbare, periodische Terminvorgaben möglich)
  • Sichere, geschützte Übermittlung von Dateianhängen (z. B. Formulare, Dokumente, Bilddateien)
  • Möglichkeit zur zentralen Bereitstellung unternehmensweiter (Compliance-)Richtlinien
  • aktive Einforderung von Kenntnisnahmen
  • Alle weiteren Erfolgsfaktoren des ZAK-Prinzips: Automatisierung, Digitalisierung, Zentralisierung, Fristverlängerung, Eskalation, Delegierung, Bearbeitung, Abschluss, Dokumentation u. v. m.

Ergänzung bestehender FOCONIS-ZAK® Funktionspakete

Das Funktionspaket „General Compliance“ nimmt direkten Einfluss auf weitere Funktionspakete von FOCONIS-ZAK®. Beispielsweise erhalten Compliance-Beauftragte in der Kapitalmarkt-Compliance, die bereits das Funktionspaket „WP-Compliance Kontrollen“ einsetzen, vorgefertigte Verfahren zur Nutzung im FOCONIS-ZAK® Compliance-Bereich. Die Verfahren greifen entsprechende Einmeldungen aus der Belegschaft über das Compliance Portal auf und legen diese automatisiert zur Bewertung/Bearbeitung vor. Hierüber wird die direkte Kommunikation innerhalb der Belegschaft ermöglicht – beispielsweise zu Meldungen von Drittbankorders aus dem Mitarbeitendenkreis, eine automatische Abfrage der Vollständigkeitsbestätigung erfasster Drittbankgeschäfte oder die Information über Mitgliedschaften auf Insiderlisten oder Vertraulichkeitsbereichen o. ä.).