Informationen innerhalb des SCHUFA HR-Infoservice, die den Instituten über den E-Mail-Service zugestellt werden, müssen sachgerecht verteilt und bearbeitet werden.
Die Informations-E-Mails werden direkt an die eigene Mailadresse des FOCONIS-ZAK® Systems gesendet und dort in Form strukturierter Einzelvorgänge aufbereitet. Diese werden anschließend je nach Meldeinhalt an die zuständige Stelle weitergeleitet.
Darüber hinaus kann mittels Überwachung der Gesellschafterliste die ständige Aktualisierung der Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten Personen (GwG) sichergestellt werden.
Die entsprechenden Funktionen und Inhalte stehen bereits zur Verfügung und können in Verbindung mit dem Funktionspaket „DQM Kontrollen (Datenqualität)“ genutzt werden.
Im Bereich der Firmenkunden ist es wichtig, zeitnah auf Änderungen im Handelsregister zu reagieren. Dabei ist es schwierig, einen Überblick über alle Meldungen aller zuständigen Amtsgerichte zu behalten. Besonders, wenn sich der Unternehmenssitz nicht im Geschäftsgebiet des Instituts befindet. Die SCHUFA Holding AG bietet mit dem Produkt HR-InfoService die Möglichkeit an, alle Firmenkunden über alle Amts -und Registergerichte hinweg zu monitoren und den Nutzern regelmäßig Änderungsmeldungen zur Verfügung zu stellen. Diese Informationen gelangen nicht automatisiert ins institutseigene System, sondern müssen manuell gesichtet und verteilt werden. Gemäß der Auflage zur Dokumentation wirtschaftlich berechtigter Personen bei Kapitalgesellschaften sollten auch Gesellschafteränderungen dringend überwacht werden. Falls bestimmte Informationen (z.B. Insolvenzmeldungen) nicht binnen 14 Tagen nach Veröffentlichung bearbeitet werden, droht dem Institut u.U. ein Regressschaden an den Insolvenzverwalter, falls aufgrund fehlender Sperren im Anschluss an die HR-Meldung noch Guthaben ausgezahlt werden muss.
1. Aufgabe: Wie erhält man aktuelle HR-Informationen?
Die Veröffentlichungen im Handelsregister sollten regelmäßig für alle Firmenkunden erfolgen, damit zeitnah reagiert werden kann. Lösung: Die SCHUFA bietet mit dem HR-InfoService geeignete Dienstleistungen und Informationen an. Setzen Sie sich dafür mit der SCHUFA in Verbindung.
2. Aufgabe: Sachgerechte Verarbeitung der HR-Informationen
Zwar sind bereits die Informationen an sich wertvoll, jedoch zeigt die Praxis, dass die Informationen die zuständige Stelle im Haus häufig verspätet und schlimmstenfalls gar nicht erreichen und so die der Bearbeitungszeitraum inkl. der Erstellung ggf. notwendiger Korrespondenz unnötig gedehnt wird. Lösung: Das FOCONIS-ZAK® System verfügt über eine Importfunktion für die Daten aus dem HR-InfoService. Meldungen können ohne Medienbruch oder manuelle Bearbeitung durch Mitarbeiter direkt verarbeitet werden. Dabei werden die Vorgänge in gewohnter Form mittels ZAK-HVM mit fehlenden Kundendaten angereichert und, je nach HR-Eintrag, an die zuständige Stelle geleitet. Dort erhält der Empfänger konkrete Hinweise zu den notwendigen Schritten und wird dank Eskalationsfunktion bei Nichterledigung wirksam erinnert.
3. Aufgabe: Wie bemerkt man Gesellschafteränderungen?
Aufgrund der GwG-Anforderungen müssen für Kapitalgesellschaften die wirtschaftlich Berechtigten Personen aktuell ermittelt werden. Viele Institute haben dies mit Inkrafttreten der Gesetzesänderung mit mehr oder minder hohem Aufwand initial erledigt. Nun stellt sich die Frage, wie man das Niveau der eigenen Datenqualität auch in Zukunft sichern kann. Lösung: Diese Informationen erhalten Kreditinstitute über den HR-InfoService. Die Meldungen der Gesellschafterwechsel werden ebenso von ZAK-HVM interpretiert und beispielsweise zwecks Kontaktaufnahme an den Berater des Unternehmenskunden delegiert. Ferner können diese Vorgänge mittels ZAK gesammelt werden, so dass eine Aktualisierung der wirtschaftlich berechtigten Personen zyklisch vorbereitet werden kann.
Dieses Funktionspaket ist kostenfrei, kann allerdings nur in Verbindung mit dem Funktionspaket "Datenbestandskontrolle" eingesetzt werden.