WpHG Dokumentationskontrolle

FOCONIS-ZAK® Funktionspaket „WpHG Dokumentationskontrolle“

Sparkassen, Genossenschaftsbanken, Privatbanken

Fehlerquote deutlich senken – Richtlinien & Lösung zur Umsetzung (§§ 63 und 64 WpHG)

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Anfrage

Wer benötigt es?

Alle Finanzdienstleistungsunternehmen, die Wertpapierdienstleistungen, Wertpapiernebendienstleistungen sowie die Vermarktung, den Vertrieb und den Verkauf von Finanzinstrumenten betreiben und die gemäß MiFID II und §§ 63 und 64 WpHG anzuwendenden Verhaltensregeln sicherstellen, etwaige Fehler aufdecken und ihre Fehlerquote sukzessive senken möchten.

Problemstellung

Die mit Inkrafttreten der MiFID II zum 3. Januar 2018 durchgeführten Änderung erleichtern durch den Wegfall des Beratungsprotokolls die eigentliche Anlageberatung, stellen aber die Wertpapierunternehmen weiterhin vor eine große Herausforderung, die erforderlichen Anforderungen in Bezug auf durch die Aufsicht geforderte Sicherstellung und Überwachung der Wohlverhaltensregeln sowie die damit verbundene Dokumentationen (Geeignetheitserklärung). Die nun zwingend notwendige Geeignetheitserklärung, basierend auf der weiter in den Vordergrund getretenen Basisdokumentation, die Zielmarktprüfung mit möglichen Abweichungen, die zur Verfügungstellung der Ex-ante-Kostenberechnung sowie die Überprüfung der Gesprächsaufzeichnungen müssen unter hohem personellen Aufwand kontrolliert werden. Dies bindet wertvolle Zeit und Kapazitäten, die in der Unterstützung und Aktivität des Vertriebs fehlen.

Lösung

„WpHG Dokumentationskontrolle“, ein Funktionspaket für das Kontrollprozess-System FOCONIS-ZAK® unterstützt Ihre Fachabteilungen WpHG-Compliance, Markt und Marktfolge bei der Feststellung von Hinweisen und Fehlern. Durch eine automatisierte Vorkontrolle der kontrollfähigen Bereiche bleibt Mitarbeitenden mehr Zeit für die dringend notwendige Kontrolle der individuellen Angaben im Gesamtkontext der Beratung.

Situation

Nachdem im Jahr 2009 Finanzdienstleistungsunternehmen dazu verpflichtet wurden, über jede Anlageberatung ein schriftliches Protokoll anzufertigen, ersetzte mit MiFID II die Geeignetheitserklärung diese Dokumentation als Bericht zur Anlageberatung. Verstöße gegen die Verhaltensregeln nach §§ 63 und 64 WpHG können Verwarnungen, Bußgeldverfahren und unter Umständen sogar befristete Beschäftigungsuntersagungen nach sich ziehen. Nicht nur die An- und Ablage der entsprechenden Dokumentationen sind einzuhalten. Vor allem deren lückenlose Kontrolle auf Richtig- und Vollständigkeit ist essenziell. Eine manuelle Kontrolle birgt die Gefahr, dass fehlerhafte Inhalte übersehen werden, die einer korrekten Beratungsdokumentation nicht entsprochen hätten. Unternehmen und Mitarbeitern drohen erhebliche Schäden. Die heute herrschende Unsicherheit bzgl. der korrekten Dokumentation mittels Anlegerprofil, Zielmarktprüfung, Geeignetheitsbericht und Sprachaufzeichnung trägt außerdem zu unkalkulierbaren Risiken bei. Sowohl Prüfungsverbände als auch die oberste Finanzaufsichtsbehörde verfolgen akribisch die Einhaltung, so dass im Unternehmen oft ein hoher personeller Aufwand herrscht und bei fehlerhaften Vorgängen drastische Strafen verhängt werden. Aussagekräftige Analysen und Auswertungen sind darüber hinaus nur unter erhöhtem Aufwand möglich. Historien und eine für die interne sowie externe Revision notwendige Bearbeitungsdokumentation sind oft rudimentär oder gar nicht vorhanden bzw. möglich.

Unterstützung

Mit dem FOCONIS-ZAK® Funktionspaket „WpHG Dokumentationskontrolle“ erhalten Sie ergänzend zahlreiche, neue Kontrollen zur Unterstützung der Fachbereiche WpHGCompliance, Markt und Marktfolge. Hinweise und Fehler werden auf Basis der Dokumentationen des Vortages täglich den zuständigen Mitarbeitern zur Kontrolle vorgelegt. Im Vorgang selbst haben Bearbeiter die Möglichkeit, vom System erfasste Hinweise abzuschließen oder entdeckte weitere Fehler in den Vorgang einzubeziehen. Detaillierte Auswertungen errechnen eine genaue Fehlerquote. Diese und die rasant steigende Lernkurve im Rahmen der Kontrolle durch FOCONIS-ZAK® bewirkt eine sukzessive Senkung der Fehlerquote - dokumentiert, historisiert, nachvollziehbar und lückenlos. Bestandskundenanalysen haben ergeben, dass im Vergleich zur manuellen Vollkontrolle mehr als 50% des zeitlichen Aufwands eingespart bzw. zugunsten der Vertriebsunterstützung eingesetzt werden können.

Vorteile

Unterstützen Sie den Markt, berücksichtigen Sie die Pflichten Ihres Compliance-Beauftragten und maximieren Sie Vertriebs- und Beratungspotenzial. Fördern Sie die strukturierte, interne Kommunikation. Das Funktionspaket sorgt für einen kontinuierlichen Lerneffekt, so dass Fehlerquoten mit der Zeit deutlich messbar sinken. Vor allem typische Flüchtigkeitsfehler werden auf ein Minimum reduziert. Neue Mitarbeiter im Markt werden von Beginn an auf Fehler und Unregelmäßigkeiten hingewiesen, so dass der Einstieg besondere Unterstützung findet. Finden Sie das Gleichgewicht zwischen strengen Regularien und individuellen Vertriebsaktivitäten. Setzen Sie die interne Beratungsqualität sukzessive auf einen neuen Level, ohne an eine Fall-abschließende Bearbeitung gebunden zu sein, die bereits während der Beratung Vertriebsaktivitäten bremsen kann. Erhalten Sie sich die individuelle Beratungsqualität, die Ihre Kunden an Ihnen schätzen!