Mit Hilfe eines speziell entwickelten Regelwerkes und praxiserprobter Software werden im Rahmen des Lösungspakets „Datei und Formular Check“ die textuellen Inhalte aus den zugänglichen Office Dateien (Word, Excel, Access u. v. a.) extrahiert und analysiert. Auf diese Weise ist es möglich, Dateien mit personenbezogenen Daten zu identifizieren und zu ermitteln, ob diese gelöscht bzw. archiviert werden sollen. Da der Zeitpunkt der Löschung von Institut zu Institut variieren kann, ist die gewünschte Verweildauer von Dateien je Verzeichnis einstellbar.
Mit dem Lösungspaket „Datei und Formular Check“ werden nicht nur Dateien, die personenbezogene Merkmale enthalten, erkannt, sondern auch Kopien. Häufig finden sich Mehrfachkopien derselben Datei in gleichen oder auch in unterschiedlichen Verzeichnissen. Hierdurch wird unnötigerweise Speicherplatz belegt. Eine Statistik über die erkannten Kopien im Dateisystem gibt Aufschluss über das mögliche Einsparpotential. Erkannte Kopien können bei Bedarf automatisch gelöscht werden.