FOCONIS Reisekosten

Anfrage

Fast jedes Unternehmen beschäftigt Mitarbeiter mit vereinzelter, regelmäßiger oder sogar ständiger Reisetätigkeit – ob im Außendienst, zum Besuch von Tagungen oder Schulungsmaßnahmen, für einfache Botenfahrten oder im Rahmen von Springertätigkeiten.

Eines haben diese Reisearten gemeinsam: die meisten Unternehmen und somit vor allem die Reisenden und Verwaltungskollegen tun sich schwer mit der notwendigen Dokumentation, Beantragung, Bewertung, Buchung, Belegsammlung, Voranmeldung oder Genehmigung einer Reise. Ganz zu schweigen von der anschließenden Prüfung zur Erstattung. Welche Tagespauschale gilt? Worüber definiert man eine Kurzstrecke? Welchen Spesensatz muss ich im Ausland beachten? Welcher Steuersatz ist anzusetzen? Als Erleichterung für Reisende und Antragsbearbeitende wurde die Anwendung FOCONIS Reisekosten entwickelt.

So vielseitig wie nötig, so einfach wie möglich

FOCONIS Reisekosten steht seit jeher für eine flexible, vereinfachte und gleichermaßen hoch professionelle Prozessunterstützung. Die Anwendung ermöglicht Reisenden auf der einen Seite die geführte Erfassung aller im Zusammenhang mit der Reise befindlichen Daten, Belege und Informationen und auf der anderen Seite der zuständigen Bearbeitungsstelle detaillierte Optionen zur Prüfung, Rückgabe, Genehmigung oder Ablehnung. Welche Richtlinien, Reisevorgaben, Gesetzesgrundlagen oder internen Vereinbarungen in den Prozess integriert sind und ob diese Vorgaben für alle Reisenden oder nur bestimmte Gruppen oder Personen gelten, entscheidet das Unternehmen dank der flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten selbst. Reisearten, Belegtypen, Kostenstellen und -träger werden individuell zusammengestellt, so dass jeder Antrag auf Reisekostenerstattung entspannt zur Nebentätigkeit wird.

Revisionssicher und transparent

Durch den gesamten Prozess, von der Beantragung einer Reise oder Vorauszahlungen über die Genehmigung bis hin zur automatischen Generierung der SEPA-Dateien zur Buchung der Erstattung, zieht sich der rote Faden der ständigen Dokumentation. Auf Abruf erhalten Anwender, Verwalter oder die interne Revision detaillierte Informationen zu Prozessdurchlaufzeiten, Zuständigkeitswechseln, beteiligten Personen, Entscheidungen, Belegen, Reiseinformationen, allen angeschlossenen Abrechnungsdetails u.v.m.

Allzeit berücksichtigt wird hierbei das enthaltene Berechtigungssystem, das die Anzeige sowie den Aufruf von Dokumenten nur Personen oder Gruppen gewährt, die eine entsprechende Berechtigung erhalten haben.

Flexibel in Bedienung Konfiguration

Reisende erstellen ihre Abrechnung dank der auf Ihre Reisetätigkeit zugeschnittenen Belegtypen, Reise- und Kostarten nicht nur Schritt für Schritt durch den Prozess geführt, sondern genießen darüber hinaus die Vorteile der dezentralen Bearbeitung. Ob unmittelbar nach der Reise, bequem aus dem Hotelzimmer oder aus dem Home-Office: wo ein Weg ist, sich in seine Arbeitsumgebung einzuloggen, ist die Erstellung einer Reisekostenabrechnung möglich.

Die technische Gestaltung der Anwendung erlaubt beinahe unendlich viele Möglichkeiten zur Anlage verschiedenster Reise- und Kostenarten sowie Belegtypen, um dem Antragsteller eine schnellere Erfassung der von ihm benötigten Daten zu ermöglichen. Durch die Option des CSV-Exports können Abrechnungsdaten als Grundgerüst für Kundenrechnungen an entsprechende Nachfolgesysteme weitergereicht werden. Außerdem bietet der Datenexport erweiterte Auswertungsmöglichkeiten. Unternehmen mit hohem externen Beratungsaufkommen erfassen darüber hinaus externe Reisekosten zu Controlling-Zwecken und gewähren externen Beratern optional Zugang zur Anwendung.

Die Anwendung FOCONIS Reisekosten ist Banken, Sparkassen, Versicherungsbetrieben, Wirtschaftsunternehmen und Verwaltungshäusern seit vielen Jahren ein beliebter Helfer bei der professionellen Standardisierung und Vereinfachung des Reisekostenprozesses und verfügt über zahlreiche, praxiserprobte Funktionen.

Die Highlights

Abfrage aller notwendigen Informationen und Dokumente in einem Prozess
Die Anwendung ist so gestaltet, dass ab dem Prozessstart ein direkter Durchlauf stattfinden kann – von der Erfassung bis zum Bearbeitungsabschluss durch Genehmigung oder Ablehnung.
Kontrolle bereits während der Erfassung
Abgleich bereits bei Erfassung eines Belegs, ob das Belegdatum im angegebenen Reisezeitraum liegt oder nicht
Revisionssicherheit
Jeder Bearbeitungsschritt, jeder Status- und Zuständigkeitswechsel und jede Erfassung von Daten und Informationen ist lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert.
Entlastung der Beteiligten
Reisende werden konsequent durch die Antragsstellung geführt, Verwaltungskräfte erhalten zur Prüfung standardisierte Anträge inkl. aller notwendigen Informationen zur weiteren Veranlassung
Unterstützung von Splitbelegen
Aufteilung eines Betrags auf zwei verschiedene Sachkonten (Praxisbeispiel: Trinkgeld nach Geschäftsessen; der Rechnungsbeleg wird gesplittet, damit das Trinkgeld über ein anderes Sachkonto als das Geschäftsessen abgewickelt werden kann)
Rückgabe zur Bearbeitung
Bei der Erfassung fehlerhafter Daten (im Falle von Flüchtigkeitsfehlern oder besonderer Mitarbeiterkreativität!) erfolgt die dokumentierte Rückgabe zur Überarbeitung bzw. Korrektur an den Reisenden inkl. Hinweis.
Einreichung gemäß deutschem Steuerrecht
Das deutsche Steuerrecht verlangt den Anhang von Originalbelegen. Der in der Anwendung erstellte Belegträger kann im Rahmen der Antragsstellung ausgedruckt und in Verbindung mit dem Originalbeleg eingereicht werden. Darüber hinaus erhalten Anwender die Möglichkeit, Belege als Dateianhang zu hinterlegen (z.B. JPG oder PDF eines gescannten Belegs)
Unterstützung des SEPA-Standards
Die Generierung von Zahlungsdateien ermöglicht die Abwicklung der Reisekostenerstattung auf der Basis des SEPA-Standards. Erstattungen für einen Reisenden können in einer SEPA-Zahlungsdatei zur Sammelbuchung auf Empfängerseite zusammengefasst werden (Praxisbeispiel: Unternehmensentscheidung zur wöchentlichen, monatlichen oder quartalsweisen Erstattung aller Reisekosten im Zeitraum)
Buchhalterische Kenntnisse nicht vonnöten
Durch die Verwendung im Rahmen der Inbetriebnahme vordefinierter Reise- und Kostenarten sowie Kostenträger und Belegtypen erfassen Reisende automatisch buchhalterisch die notwendigen Daten und Dokumente (Praxisbeispiel: Andersversteuerung von Taxifahrten unter oder über 50km: vorkonfiguriert keine Fehlerquelle für den Reisenden bei der Antragsstellung und die Verwaltung bei der Prüfung).
Kostenträger definieren, Auswertungen vereinfachen
Reisen zu einem bestimmten Zweck, Produkt, einer Dienstleistung etc. können zu einem Kostenträger zusammengefasst werden, um beispielsweise detaillierte Kostenauswertungen je Kostenträger erstellen zu können (Praxisbeispiel: Auswertung der Ausgaben eines Kostenträgers für Bahnreisende zur Prüfung der Anschaffung einer Bahn Card).
Belegtypen definieren
Unterstützung der Abbildung individueller Belegtypen zur Erfassung besonderer Belege, beispielsweise für besondere Reisearten oder bestimmte Personen
Erweiterbare Standard-Auswertungen
Im Lieferumfang enthalten sind z.B. Auswertungen zu PKW-Fahrten, Buchungen je Sachkonto, Reise-Bearbeitungsverlauf, Reisekosten je Reisender u.v.m.
Verschiedene Ansichten zur schnellen Übersicht
Jederzeit eine Statusübersicht zu allen sichtbaren Antragsprozessen erhalten
Berechtigungs-/Kompetenzsystem
Anwender sehen und bearbeiten durch Schreib- und Leseberechtigung nur das, was sie auch sehen und bearbeiten dürfen
Detaillierte Historienfunktion
Einblick in die lückenlose Protokollierung der Bearbeitung eines Antrags oder Änderungen an erfassten Daten innerhalb eines Antragsprozesses
Controlling auf Knopfdruck
Protokollierung des gesamten Bearbeitungsverlaufs anhand der Statuswechsel oder Aufruf der entsprechenden Ansichten nach Status, Person etc.
Geeignet für Groß und Klein
Die Anwendung bietet ein breites Einsatzspektrum - von der einfachen Fahrtkostenabrechnung bis zur länderübergreifenden Kettenreise.
Länderspezifische Spesensätze erfassen
Inkl. Option zum Import von veröffentlichten Währungskursen der Bundesbank
Erinnerungsfunktion
Einer Verzögerung des Prozessdurchlaufs wird aktiv durch Erinnerung an den aktuellen Bearbeiter entgegengewirkt
Unterstützung verschiedener Steuersätze
Voller Steuersatz, ermäßigter Steuersatz, Nullsteuersatz
Reisearten, Kostenarten, Kostenträger und Belegtypen individualisieren und Prozessdurchlauf erleichtern
Freie Definition von Reisearten, Kostenarten, Kostenträgern und Belegtypen zu Gunsten der schnelleren, effektiveren und buchhalterisch konformen Bearbeitung aller Beteiligten. Praxisbeispiel: eine neu anzulegende Reiseart Fortbildung kann als Standard so definiert werden, dass sie automatisch mit dem Kostenträger Weiterbildung, den Belegtypen Parkschein und Hotelübernachtung sowie mit den Kostenarten/Sachkonten Fahrt mit Privat-PKW oder Bahnreise und dazugehörigem Steuersatz verbunden werden kann. Andere, ggf. für weitere Reisearten angelegte Kostenarten, -träger oder Belegtypen können von der Auswahl in der Reiseart Fortbildung ausgeschlossen werden.

Noch ein Tipp:

Zu diesem Produkt sowie unserem gesamten Portfolio stehen im FOCONIS Download Center aktuelle Präsentationen sowie Management Summaries (Kurzbeschreibungen) für Sie bereit.