FOCONIS eDSMS

Anfrage

elektronisches Datenschutz-Management-System

zentrale Dokumentation und Information für Ihren Datenschutzbeauftragten

Rechtliche Grundlagen (BDSG und neues Datenschutzgesetzt nach EU-DSGVO)

Die Pflichten und Auflagen des Datenschutzgesetzes waren in den vergangenen Jahren bereits anspruchsvoll – jetzt wird mit dem neuen Datenschutzgesetzt auf Grundlage der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) eine grundlegende Änderung erfolgen. Die neuen und erweiterten Richtlinien und Vorschriften verlangen nach konsequenter Einhaltung bis spätestens zum 25.05.2018. Nicht zuletzt durch die verstärkte Nutzung sozialer Netzwerke ist die Öffentlichkeit so sensibel wie niemals zuvor und achtet zunehmend auf den Schutz verarbeiteter, personenbezogener Daten. Neben Kunden und Geschäftspartnern betrifft der Datenschutz auch Mitarbeiterdaten. Personenbezogene Daten gelten nach wie vor als hoch sensibel. Jedes Unternehmen ist gemäß Datenschutzverordnung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (sowie eines Vertreters) verpflichtet, der unter strenger Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben seine Aufgaben erfüllt und ein entsprechendes Datenschutzmanagement sicherstellt.

Compliance relevante Problemstellung im Unternehmen

Das Thema Datenschutz ist vollumfänglich. Neben den Datenschutzregelungen gelten auch die Regelungen zu bestimmten Vorrangnormen. Es gilt das Prinzip des höher geltenden Rechts.

Die Erfahrung zeigt, dass vor allem die zwingend einzuhaltende Sorgfaltspflicht häufig vernachlässigt wird. Schlimmstenfalls wird sogar, nicht selten völlig unbemerkt, direkt gegen Inhalte des Datenschutzgesetzes verstoßen. Dies kann weitreichende Konsequenzen zur Folge haben. Häufig liegt diesen Zuständen keine mutwillige Vernachlässigung zu Grunde, sondern mangelnde Aufklärung und Fachkompetenz der Mitarbeitenden. Eine der Kernaufgaben des Datenschutzbeauftragten besteht daher in der ordnungsgemäßen Dokumentation und der Gewährleistung der ständigen Nachvollziehbarkeit. Als Beispiel kann das öffentliche Verfahrensverzeichnis dienen, das Jedermann zur Verfügung zu stellen ist. Erfüllt Ihr Unternehmen die Compliance-Anforderungen?

Lösungsvorschlag der FOCONIS in Zusammenarbeit mit Praktikern

FOCONIS eDSMS wurde von der FOCONIS in Kooperation mit Datenschutzbeauftragten von Kreditinstituten sowie Experten auf dem Sektor der Datenschutz-Compliance entwickelt. Anwender werden in die Lage versetzt, die Anforderungen aus der Datenschutz-Compliance rechtssicher abzubilden.

Die Anwendung ist lauffähig unter IBM Notes/Domino und kann entsprechend über den IBM Notes-Client und/oder alternativ über einen Webbrowser bedient werden. Alle relevanten Inhalte sind im Auslieferungszustand bereits enthalten und werden auf Anlass (z.B. neue Informationen oder Anforderungen) automatisch über eine Abonnement-Funktion aktualisiert. Anwender erhalten ein vorgefertigtes Verfahrensverzeichnis, je nach RZ-Umgebung

Die Highlights

  • Prüftermine festlegen
  • Einträge für das Berichtswesen verfassen
  • Vertreter hinterlegen
  • Vorgefertigte Verfahrensverzeichnisse nutzen (nach Kernbanksystem/RZ-Umgebung)
  • individuelle Verfahren dokumentieren
  • Archivierungsfunktion nutzen
  • Informationen automatisiert verteilen (Mail-In-Funktion)
  • regelmäßig automatische Updates erhalten (z.B. Verfahrenswechseln oder –änderung)

Fazit

Durch den Einsatz von FOCONIS eDSMS ermöglichen Sie Ihrem Datenschutzbeauftragten sowie seinem Vertreter die optimale Abbildung und Dokumentation der datenschutzrechtlichen Organisation.

Darüber hinaus blicken Sie den nächsten (IT-)Prüfungen entspannt entgegen und vermeiden aufsichtsrechtliche Konsequenzen.


Noch ein Tipp:

Zu diesem Produkt sowie unserem gesamten Portfolio stehen im FOCONIS Download Center aktuelle Präsentationen sowie Management Summaries (Kurzbeschreibungen) für Sie bereit.