FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung)

Anfrage

Viele Unternehmen setzen auf das Modell der Vertrauensarbeitszeit. Andere wiederum führen handschriftliche oder elektronische Abteilungskalender oder Zeitlisten, in die sich Angestellte täglich zum Arbeitsbeginn und -ende eintragen. Eine elektronische Arbeitszeiterfassung ermöglicht Unternehmen die minutengenaue Erfassung sowie eine nachgelagerte Auswertung der Zeitkonten. Die elektronische Methode wird nicht selten als Misstrauen gegenüber Mitarbeitenden verstanden. Dass jegliche Sorge unbegründet ist und warum die elektronische Zeiterfassung der FOCONIS sogar viele Vorteile mit sich bringt, wird in diesem Dokument beantwortet.

Teilzeit, Vollzeit, unregelmäßige Stunden – Zeitmodelle im Griff

Die Anwendung FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung) ist darauf ausgelegt, selbst undurchsichtige Zeitmodelle darstellen und auswerten zu können. Über die gewöhnliche Voll- oder Teilzeitstelle hinaus ist die Anwendung in der Lage, auch Stellen mit unregelmäßigen Arbeitszeiten abzubilden. Montags Vollzeit, dienstags Teilzeit, mittwochs frei, donnerstags sechs und freitagsnachmittags nur drei Stunden? Kein Problem – dank vielseitiger Konfigurationsmöglichkeiten.

Bequeme Zeiterfassung, effiziente Urlaubsplanung

Eine Anwendung zur elektronischen Zeiterfassung sollte vor allem eines nicht sein: aufwändig oder kompliziert zu bedienen. Mit der FOCONIS Lösung beschäftigen sich Angestellte nicht länger als wenige Sekunden pro Arbeitstag und erhalten hier bereits den ersten Vorteil gegenüber der Papierlösung. Für die so genannte Kommt-Buchung zum Arbeitsantritt, die Geht-Buchung zum Feierabend, die Dienstgang-Funktion und die Pausenbuchung ist jeweils lediglich ein Mausklick notwendig – der Rest passiert vollautomatisch.

Heutige Anwender der FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung) erinnern sich besonders ungern an die Probleme bei der Urlaubsplanung und das damit verbundene Chaos, vor allem zu Jahresbeginn. Trotz sorgfältiger Prüfungen der Abteilungskalender und möglichst fairer Koordination und Diskussion um Doppelbuchungen kam es in der Vergangenheit immer wieder vor, dass ganze Abteilungen plötzlich verwaist waren. Was auf dem Papier gut ausgearbeitet und geplant aussieht, hält in der Praxis den Anforderungen einer Mindestbesetzung kaum Stand.

Mit Hilfe der FOCONIS Anwendung prüfen Urlaubsreife in wenigen, intuitiven Schritten freie Zeiten, bestimmen Vertreter und ihren gewünschten Urlaubszeitraum und schon ist Zustimmungs- und Genehmigungsprozess gestartet. Stimmt die Vertretung ihrer Rolle zu und haben Vorgesetzte in letzter Entscheidungsinstanz keine Einwände, wird der Urlaub genehmigt, gleich in den persönlichen Kalender übertragen und optional zur Planungssicherheit der Kollegen in den FOCONIS Gruppenkalender übertragen – papierlos und bei Bedarf mit Bearbeitungskommentaren.

Anwender können zu jederzeit per Mausklick den aktuellen Urlaubsanspruch prüfen und ggf. angefallene Über- oder Minusstunden auswerten.

In den meisten Fällen reicht ein einziger Klick und Anwender sehen beispielsweise in der Ansicht Wer ist anwesend, welche Personen aus welchen Abteilungen gerade welchen Status haben (anwesend, abwesend, Dienstgang, Dienstreise, Außendienst, Urlaub, Zeitausgleich etc.). Die Ansicht ist um diverse Informationen, wie beispielsweise die interne Durchwahl, das Datum des nächsten Arbeitstages etc., erweitert, um interne Planungen gesichert durchführen und Informationen schnell erhalten zu können.

Detaillierte Konfigurations- und Auswertungsmöglichkeiten

Je nach Geschäftspolitik, lässt sich die Anwendung auf gültige Arbeitsanweisungen, -verträge und Betriebsratsbeschlüsse anpassen. Überstunden können berechnet oder auch nicht berücksichtigt werden. Überstunden können abgebaut werden (Antrag auf Zeitausgleich) oder gemäß den Unternehmensrichtlinien anderweitig abgegolten werden. Ab einem definierbaren Maximalwert kann (beispielsweise an den Vorgesetzten) ein Hinweis zur Warnung ausgelöst werden.

Dank der Verbindung mit dem FOCONIS ControlCenter können Personen- und Abteilungsdetails konfiguriert werden. Optional ist eine Ansteuerung des Out of Office Agenten oder der iQ.Suite Group Clerk möglich.

Auswertungen liefern detaillierte Übersichten zum Stundensaldo, zu Abwesenheitszeiten, zur Urlaubsstatistik u.v.m.

Eine Anbindung an Terminalsysteme zur Zeiterfassung kann durch die FOCONIS geprüft werden. Einige Kunden setzen die Anwendung in Verbindung mit einer solchen Anlage bereits ein.

Die Exportfunktion ermöglicht eine externe Weiterverarbeitung, beispielsweise zum Übertrag in Personalsysteme.

Datenschutz schreibt man groß

In Zeiten der Digitalisierung sollte dem Datenschutz eine besondere Priorität zugeteilt sein. Die Anwendung FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung) macht hier keine Ausnahme und verschlüsselt Abwesenheiten in der Anwesenheitsliste, damit der Grund der Abwesenheit (z.B. Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit, krank ohne Attest etc.) nicht öffentlich sichtbar ist. Angezeigt wird der Status abwesend.

Eine weitere Maßnahme zur Wahrung des Datenschutzes bietet das Kompetenzsystem der Anwendung. Mitarbeitende dürfen nur die Auswertungen erstellen oder Personendetails abrufen, zu denen Sie die entsprechende Berechtigung haben.

Die Highlights

Schnelle, bequeme Buchung – auch von unterwegs
Kommt-, Geht-, Pause- oder Dienstgangbuchungen in Sekunden über Notes-Client, Webbrowser, Terminal oder per E-Mail
Flexible Springerverwaltung
Angestellte ohne Zugriff auf EDV-Geräte oder Springer einfach mitverwalten und in die elektronische Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung einbeziehen (besonders beliebt für Auszubildende, Werker, Reservepersonal, Reinigungspersonal, etc.)
Hohes Maß an Transparenz und Information
per Mausklick die persönliche Statistik abfragen – tagesaktuell für den Urlaubsanspruch, minutenaktuell für die Arbeitszeit
Hierarchischer Zugriffsschutz
Daten und Informationen von Angestellten schützen: Auswertungen über die eigene ID hinaus erstellen und Informationen abrufen nur mit entsprechender Berechtigung
Effizienter Antragsworkflow
Abwesenheit (auch halbe Tage) in Form beliebiger Abwesenheitsarten (Sonderurlaub; Urlaub, Zeitausgleich etc.) papierlos beantragen, zur Vertretung prüfen, annehmen oder ablehnen inkl. Prozess- und Bearbeitungsdokumentation.
Abbildung sämtlicher Zeitmodelle
Vollzeit, Teilzeit, individuelle Wochenplanungen, Kappungen, unterschiedliche Pausenregelungen u.v.m.
Auswertungen
Abfrage detaillierter Informationskonstellationen – auf Knopfdruck und druckoptimiert
Wer ist anwesend
Echtzeit-Anwesenheitsliste mit grundsätzlichen Informationen und Datenschutzfunktion (krank ohne Attest = abwesend)
Kommunikation mit weiteren FOCONIS Anwendungen
FOCONIS Gruppenkalender (Terminplanung) und FOCONIS ControlCenter (Vertreterregelungen definieren, Abwesenheitsagenten ansteuern etc.)
Kommunikation mit externen Anwendungen
Datenübertrag beispielsweise an externe Personalabrechnungssysteme
Praxisbewährt
FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung) ist bei mehr als 50.000 Anwendern in mehr als 260 Unternehmen erfolgreich im Einsatz

Noch ein Tipp:

Zu diesem Produkt sowie unserem gesamten Portfolio stehen im FOCONIS Download Center aktuelle Präsentationen sowie Management Summaries (Kurzbeschreibungen) für Sie bereit.