FOCONIS-ZAK® Kurzbeschreibung

Die FOCONIS unterstützt Banken und andere Unternehmen aus der Finanzwirtschaft dabei, geeignete Schlüsselkontrollen zu identifizieren und umzusetzen, um ein effizientes internes Kontrollsystem im Sinne des § 25a KWG zu implementieren. Das Ziel unserer Projekte ist stets, die Risiken Ihres Hauses zu minimieren und damit weitestgehend eine systemgestützte Sicherheit zu gewährleisten.

Aufgabenstellung

Kreditinstitute sind gemäß § 25a KWG verpflichtet, besondere organisatorische Auflagen zu erfüllen. Speziell im Aufgabenbereich Risikominimierung sind zur Durchführung geeigneter Kontrollen die Prozessrisiken zu identifizieren, um Schäden zu vermeiden und gesetzliche Auflagen erfüllen zu können. Sonderprüfungen der Behörden stellen sicher, dass diese Aufgabenstellung erfüllt wird.

Ist-Situation

Im Rahmen des Bankbetriebs werden an verschiedenen Stellen Informationen erzeugt bzw. verarbeitet. Eine Komponente dafür ist das bestandsführende System des Rechenzentrums. Daneben sind jedoch viele weitere Informationsverarbeiter für die Bank tätig. Mit Blick auf die o.g. Aufgabenstellung sind somit viele zusätzliche, verschiedenartige Informationsquellen vom Kreditinstitut zu berücksichtigen.

Im Laufe der Zeit haben sich die einzelnen Fachbereiche mit den betreffenden Systemen arrangiert. Dort werden verschiedene Informationen vielfach manuell zusammengetragen und auf Basis des vorhandenen Fachwissens kontrolliert. Teilweise bedienen sich die Mitarbeiter einzelner Hilfsmittel, die das Rechenzentrum zur Verfügung stellt. Hiermit hat der Fachbereich aus vielen zur Verfügung stehenden Datenbeständen oder Listen die risikobehafteten Tatbestände zu identifizieren, herauszusuchen und einer gewissenhaften Bearbeitung zuzuführen.

Zusätzlich sind umfangreiche Informationen von anderen Datensendern in Form von Listen, CSV- oder Exceldaten etc. zu kontrollieren. Diese Daten werden am Bildschirm oder gar in Papierform von Mitarbeitern gelesen und manuell vollständig oder in Stichproben auf Hinweise kontrolliert.

Nachteile dieses Verfahrens

  • Es besteht die Gefahr, dass risikorelevante Hinweise übersehen werden.
  • Aufgrund der Datenmasse werden Informationen teilweise nicht vollständig kontrolliert.
  • Die Verteilung von Fehlern und Hinweisen erfolgt manuell und aufwendig in Form von Telefonaten, Briefen oder E-Mails an die Bearbeiter oder über die Aufgabenliste des Rechenzentrums.
  • Es fehlt ein zentraler Überblick über den Bearbeitungsstand.
  • Eskalationen sind nicht oder nur teilweise möglich.
  • Es fehlt eine vollständige Dokumentation bis hin zum Bearbeitungsvermerk.
  • Durch zu viele verteilte Informationen und Kontrollvermerke ist ein zentrales Risiko-Controlling nur schwer möglich und die Identifikation von Risikofaktoren ist nur durch aufwendige Recherchen möglich.

Ziel-Situation

Das Kreditinstitut ist bestrebt, die Vorgaben des § 25a KWG und damit die o.g. Aufgabenstellung nach folgenden Prämissen umzusetzen:

Ordnungsmäßigkeit - Wirksamkeit - Wirtschaftlichkeit

Bei der Zielerreichung werden Kunden von der FOCONIS nachhaltig unterstützt. Bei hunderten Projekten in verschiedenen Bankengruppen wurden Konzepte und Lösungen erarbeitet, die zu messbaren Ergebnissen führten.

Ordnungsmäßigkeit

Zunächst werden mit den Fachbereichen die Risikofelder und für das Haus notwendigen Kontrollen festgestellt. Dies erfolgt anhand eines Kontrollkonzeptes, das eng mit Prüfungsverbänden abge-stimmt und laufend auf dem aktuellen Stand gehalten wird.

Im nächsten Projektschritt werden die Kontrollen im Standardsystem FOCONIS-ZAK® aktiviert und gemäß der definierten Ziele auf das Institut eingestellt.

Wirksamkeit

Ab der Aktivierung des FOCONIS-ZAK® Systems werden die Kontrollen elektronisch und systematisch durchgeführt sowie konsequent überwacht. Ein Umgehen oder Ignorieren der Kontrollen ist nicht mehr möglich.

Regelmäßig liefert FOCONIS-ZAK® Analyseberichte mit aussagekräftigen Kennzahlen, damit Fehlstellungen im Risiko-Controlling frühzeitig erkannt und korrigiert werden können.

Somit können geeignete Maßnahmen über das System initiiert werden, um Fehlerquellen von den zuständigen Fachbereichen beseitigen zu lassen, bevor Schäden für das Institut entstehen.

Wirtschaftlichkeit

Bei allen Tätigkeiten rund um die Aufgabenstellung ist zu beachten, dass die Kontrollen angemessen und wirtschaftlich bleiben. Dazu erörtert das Fachpersonal der FOCONIS mit dem Kunden die gesetzlichen Öffnungsklauseln, um diese im System umzusetzen.

Es werden erhebliche, wirtschaftlich positive Effekte durch den hohen Automatisierungsgrad durch das FOCONIS-ZAK® System erwirkt, die sich im Betriebsergebnis entsprechend auswirken werden.

Das Kontrollsystem der FOCONIS sichert darüber hinaus eine kontinuierlich steigende und nachhaltige Datenqualität, die zu besseren Vertriebsergebnissen führt und das Schadenrisiko minimiert.