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Eines haben wir in unseren fast 20 Jahren immer wieder bemerkt: jedes Unternehmen nimmt sich selbst im Vergleich zu anderen Häusern gerne als sehr viel spezieller, als sehr viel individueller wahr als andere. Das an sich birgt bereits einen gewissen Standard.

Aus einem anderen Blickwinkel unterliegen allerdings alle Sparkassen in wesentlichen Bereichen Standards – hier gibt es keine individuellen Abweichungen. Die Transaktionslisten der DekaBank, die Wertpapierlisten der dwpbank, die Änderungsprotokolle aus OSPlus, die Geeignetheitserklärung nach WpHG, die Erfassung, Ver- und Bearbeitung von Daten im Kernbanksystem, ja, sogar das standardisierte Finanzkonzept: mögen Zielrichtung und Auftreten der Sparkassen noch so individuell sein, so sind jegliche Grundlagen für Tätigkeiten, Prozesse und Richtlinien so ausgeprägt standardisiert, dass auch bei einer Rationalisierung der entsprechenden Arbeiten ein Standard nicht nur logisch, sondern tatsächlich empfehlenswert ist.

Darüber hinaus gelten Vorschriften - ob aus KWG, WpHG, MiFID II, CRR und so weiter – ebenfalls für jedes Haus gleichermaßen.

Warum Standards nicht gleich dort etablieren, wo sie der gesamten Sparkassen-Finanzgruppe zugutekommen?

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Neben etablierten Standards definiert ein hoher Grad an Automatisierung unser Portfolio. Nach dem Motto „Wir automatisieren alles, was zu automatisieren möglich ist“ analysieren wir bis in die tiefsten Ebenen die Prozesse und Aufgaben der entsprechenden Fachbereiche. Ob Kontrolltätigkeiten, Verwaltungsaufgaben oder auf den ersten Blick nicht einmal sichtbare Prozesse: FOCONIS-Anwendungen setzen den Schraubendreher dort an, wo mancher nicht einmal Schrauben erwartet hätte.

Haben Sie beispielsweise gewusst, dass man die Wertpapierkontrolle (WP2 Standard der dwpbank) lückenlos und größtenteils vollautomatisch digitalisieren kann? Die entsprechende Funktionserweiterung für unser Kontrollprozess-System FOCONIS-ZAK^® übernimmt seit zehn Jahren die gesamte Wertpapierkontrolle über Nacht und übergibt nur auffällige, überprüfungsrelevante Vorgänge elektronisch an die zuständigen Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung (Prüfung, Dokumentation, Vorgangsabschluss).

Angesichts der angestrebten 15-30% Aufwandssenkung eine simple Rechnung:

Stellen Sie sich eine Sparkasse vor, die sich selbstredend an geltendes Recht hält und die Wertpapierkontrolle im FI-Standard und ohne FOCONIS-ZAK^® vollständig und lückenlos erledigt. Wir schätzen, dass vier Mitarbeiter täglich ca. vier Stunden lang Listen kontrollieren und dokumentieren und Hinweise zu Auffälligkeiten per E-Mail, unterstützender (Notes-)Datenbank oder Hauspost an die zuständigen Stellen verteilen. Das macht täglich 16 Stunden, also zwei Personentage. Potenziell jeder Markt-Mitarbeiter ist ein Empfänger dieser Hinweise. Die Vorgangsrecherche, den Überblick zum Hintergrund der Auffälligkeit, den Aufruf der entsprechenden Masken im Kernbanksystem sowie die Kontrolle, Korrektur und Dokumentation des Vorgangs schätzen wir bei routinierten Mitarbeitern je Vorgang auf drei Minuten. Grob überschlagen landen wir nach Durchsicht aller Hinweise und der Umsetzung entsprechender Korrekturmaßnahmen bei ungefähr 2,5 bis 3,0 Personentagen - wohlgemerkt je Werktag. Monatlich kommen so geschätzt 57 Personentage zusammen. Mit FOCONIS-ZAK^® reduzieren Sie diesen Aufwand, bestätigt in hunderten Projekten in Banken und Sparkassen, auf ein Minimum. Denken Sie an die Tätigkeiten zu Gunsten von Beratung und Vertrieb oder anderer, längst überfälliger Projekte, die von dieser Zeit profitieren könnten.

Automatisierungen sind sogar in Bereichen möglich, die bisher als so gut wie unmöglich zu automatisieren galten. Nehmen wir als Beispiel die Geeignetheitserklärung gemäß WpHG (früher: Anlageberatungsprotokoll). Zwei Drittel der zugrundeliegenden Daten sind vollautomatisch und elektronisch vorkontrollierbar. Mitarbeiter kümmern sich im Anschluss an die dokumentierte Vorkontrolle lediglich noch um die Freitextfelder und schließen Geeignetheitsüberprüfungen um ein Vielfaches schneller ab.

Es geht allerdings noch einfacher. Haben Sie sich beispielsweise einmal gefragt, wie es wirklich um Ihre Datenqualität bestellt ist? Wie misst man die Qualität der Daten, auf die sich Ihr Meldewesen, das Berichtssystem und der Vertrieb Jahr für Jahr stützen? Vielleicht hilft Ihnen unser Management Konzept Datenqualität dabei. Nicht nur analysiert unser System binnen kürzester Zeit die Qualität Ihres Datenbestands; es legt darüber hinaus Fehler und Hinweise elektronisch und auf Wunsch in zumutbarer Dosierung vor und eskaliert bei Bedarf und Nichtbearbeitung. Über den Bestand hinaus erkennt das System alle Änderungen und führt diese gleich am Folgetag in die automatisierte Kontrolle. Somit kümmern Sie sich gleichzeitig um die Verbesserung und den Erhalt der Datenqualität.

Erinnern Sie sich noch an das Rechenbeispiel aus der Wertpapierkontrolle weiter oben? Addieren Sie gerne noch die Kontrolle der Geeignetheitsüberprüfung und die Tätigkeiten zur Datenbestandskontrolle. Und das ist noch lange nicht alles.

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Mit der Erfindung der Dampfmaschine durch James Watt begann in Europa vor gut 250 Jahren das, was als Industrialisierung bekannt wurde. Wir Deutschen waren uns als Volk seinerzeit noch nicht so ganz einig und hinkten daher auch technisch neuen Standards ein wenig hinterher. Nachdem wir die etablierten Techniken allerdings adaptierten, holten auch wir bekanntermaßen bald auf. Und genau das ist auch heute in gewisser Weise wieder die Herausforderung. Während internationale E-Banking-Startups mit Rennbooten durch die von traditionellen Finanzhäusern erschlossenen Kanäle donnern, schauen letztere um Anschluss besorgt hinterher. Wenn Geschichte sich widerholt, dann auch in diesem Fall, denn es wird Zeit, alte Ruder und Motoren zu erneuern, neue Strukturen und Methoden zu etablieren und nicht zuletzt wirksame Ortungsgeräte zu aktivieren. Dass Maschinen, wie sie es im 18. und 19. Jahrhundert taten, die Arbeit der Menschen gänzlich ersetzen, muss dabei gar nicht sein, denn entlang der Kanäle – und vielleicht sogar im eigenen Schiff – liegt noch so manches Potenzial verborgen, das es mit der eigenen Crew zu heben gilt. Die Devise heißt nicht „Mehr Leute aufgrund strengerer Auflagen“, sondern „Mehr Leute für gewinnbringendere Aufgaben“.

Outsourcing kann und wird hierbei ein wesentlicher Faktor sein, ist auf der anderen Seite aber auch weit davon entfernt, ein Allheilmittel zu sein. Es ist nicht mehr nur die alte Frage nach dem „Make or buy?“. Der Personalfaktor ist zu einem so erheblichen Kostenträger geworden, dass man das „Make“ heute vielerorts beinahe komplett ausschließt, weil die Kapazitäten einfach nicht mehr vorhanden sind und Neueinstellungen aufgrund der Kosten vermieden werden. Nicht? Seien Sie so gut und werfen Sie kurz einen Blick auf den Stapel Projekte. Aus welchem Jahr ist das älteste Vorhaben? Bevor der Do-It-Yourself-Gedanke aber komplett verworfen wird, sollte man sich zunächst der Analyse der aktuellen Situation annehmen und fundiert feststellen, ob das „Make“ auf den zweiten Blick nicht doch die bessere Lösung wäre. Zumal auch im Falle einer Auslagerung a) die Verantwortung auf Seiten der Bank verbleibt und b) Know-How in den Kreisen der eigenen Belegschaft verlorengehen kann, was zur Folge hat, dass ein Zurückholen vormals ausgelagerter Bereiche in der Zukunft problematisch werden kann.

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Die Säule Re-Organisation in der Betriebsstrategie der Zukunft steht für die geplante Rationalisierung von Individualleistungen und für die Konsolidierung bestimmter Aufgaben und Tätigkeitsfelder. Im Kleinen können dies bereits simple Werkzeuge zur Unterstützung der Orga-Digitalisierung leisten. Denkbare Anwendungen aus dem Portfolio der FOCONIS AG wären ein elektronisches Vertragsmanagement, eine effektive Schlüsselverwaltung, die Digitalisierung des Zeiterfassungs- und Urlaubsmanagements oder die elektronische Umsetzung des Reisekostenmanagements.

Aber auch auf Management-Ebene kann ein Umdenken in zahlreichen Bereichen einiges bewirken.

Allerdings kommt in diesem Fall auch für uns das Thema Auslagerung zum Tragen. Hier empfehlen wir gerne langjährige Experten mit eindeutiger Sparkassen-DNA.

Unsere Kollegen von der P3N AG stellen im wahrsten Sinne des Wortes Ihr Unternehmen auf den Kopf, bis auch das letzte Quäntchen Transparenz geschaffen wurde.