Was ist ZAK?

FOCONIS-ZAK® Detailbeschreibung

In enger Zusammenarbeit mit Kreditinstituten, Prüfungsverbänden, Wirtschaftsprüfern und Rechenzentralen ist FOCONIS-ZAK® bei hunderten Kreditinstituten mit verschiedenen Ausrichtungen erfolgreich im Einsatz.

Im Rahmen des engagierten Projektes der FOCONIS sind inzwischen für sämtliche Fachbereiche im Bankwesen geeignete Analysen oder Funktionen rund um den Aufgabenbereich eines professionellen internen Kontrollsystems (IKS) nach § 25a KWG enthalten.

Die FOCONIS hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Kunden umgehend, oft sogar proaktiv, mit Funktionserweiterungen zu versorgen, sobald neue Anforderungen auf sie zukommen. Seien dies Kontrollauflagen, Dokumentationspflichten, Meldungen, Minimierung von Prozessrisiken und Analysen oder die Prozessunterstützung.

„ZAK“ steht für: Zusammenführen, Analysieren, Korrigieren

Diese drei Worte beschreiben kurz und bündig, was die einzelnen Fachbereiche regelmäßig sicherstellen müssen:
Die Fachbereiche erhalten täglich eine Vielzahl an Informationen, die sie sichten und bewerten bzw. bearbeiten und kontrollieren müssen. Dazu werden nicht selten weitere Daten benötigt, die zum Teil aufwendig beschafft werden müssen.
Ziel ist es, Vorgänge herauszufinden, die Risiken enthalten oder aus anderen Zwängen erkannt werden müssen. Ist diese erste Hürde genommen, beginnt die nächste Herausforderung, nämlich fachgerecht, konsequent und revisionssicher auf die Informationen zu reagieren.

Bei steigenden Kontroll-, Dokumentations-, und Meldeauflagen, gepaart mit Vorgaben zur Kostensenkung, Kostentransparenz und Wirtschaftlichkeit, kam FOCONIS-ZAK® als ganzheitliches Lösungskonzept zur richtigen Zeit. Ausgelöst durch die strengen Kontrollauflagen des WpHG, wurden zunächst für die betroffenen Fachabteilungen rund um die „Wertpapierkontrollen“ effiziente Lösungen geliefert. Es dauerte nicht lange, bis auch weitere Fachbereiche diese Unterstützung bekommen wollten. Inzwischen unterstützt FOCONIS-ZAK viele Bereiche und wird ständig um neue Kundenbedürfnisse ergänzt.

Nachfolgend sind je Fachbereich stellvertretend einzelne Kontrollen/Funktionen aufgeführt. Die vollständige Übersicht aktueller Inhalte wird innerhalb von FOCONIS-ZAK in Form unseres geprüften Datenkontrollkonzeptes mitgeliefert. Der Gesamtumfang würde den Rahmen dieser Seite sprengen. Kunden erhalten das vollständige Konzept - regelmäßig in ergänzter und aktualisierter Version.

Zur besseren Übersicht ist die Detailbeschreibung in drei Leistungsbereiche eingeteilt

Sofern sich in den drei Leistungsbereichen Informationen auf spezielle Rechenzentren oder lokale Gegebenheiten beziehen, sind diese entsprechend gekennzeichnet:

  • OSPlus (Finanz Informatik)
  • agree21 (Fiducia & GAD IT AG)

Sollten sich weitere, in den Details nicht aufgeführte Aspekte oder Anforderungen ergeben, wenden Sie sich einfach direkt an uns.

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Kunden- & Kontenverwaltung

  • wichtige Hinweise aus dem Aktivgeschäft, z. B. gebuchte Rücklastschrift
  • nicht mögliche Effektivzinsermittlung
  • korrekte Verschlüsselung von Realkrediten
  • Rating älter als zwölf Monate
  • Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips bei sensibler Feldänderung
  • Personendaten gem. § 24c KWG
  • Legitimationsdaten
  • Kundenstammvertrag

... mehr im FOCONIS-Datenkontrollkonzept

Basis- & Beratungsdokumentation WpHG

  • Prüfung, ob Beratungsprotokolle vorhanden sind (OSPlus)
  • Anlageberatung bei Interessenten
  • Plausibilitätskontrolle der Informationen auf den Beratungsprotokollen (OSPlus)

GwG

  • Kontoabrufverfahren gem. § 24c KWG
  • Prozessunterstützung „Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten“ (SCHUFA, Creditreform u.a.)
  • Dokumentation GWG Auskünfte -> Kundenakte (Archiv)

... mehr im FOCONIS-Datenkontrollkonzept

Vertrieb

  • Fälligkeitskontrollen
  • Zuteilungsnachrichten der Bausparkassen
  • Datenqualität für zielgenaue Vertriebskampagnen
  • Provisionskontrollen
  • Signale von Wirtschaftsauskünften (HR-Infos etc.)

... mehr im FOCONIS-Datenkontrollkonzept

Vorstandsbereich

  • Risikokennzahlen
  • Unterstützung zur Umsetzung des Kontrollsystem IKS
  • Prüfungserleichertungen
  • Absicherung der Aufsichtspflichten
  • prozessorientierte Schlüsselkontrollen
  • Kostentransparenz & Effizienzsteigerung
  • Investitionsschutz

Revision

  • Risikokennzahlen in Echtzeit
  • automatische Auswertungen an Stichtagen
  • Kennzahlen nach Geschäftsstellen/Filialen u.ä.
  • Revisionsberichte „Eskalationsbericht, TOP-Fehler“
  • Prozess zur Initiierung, Steuerung und Dokumentation von Maßnahmen
  • Revisionsleitfaden
  • Monitoring
  • Kompetenzschutz
  • unveränderliche Dokumentation
  • geprüft nach IDW PS 880

Wertpapierkontrolle

  • Orderkontrollen
  • Stammdatenänderungen
  • Dispofreigaben
  • Meldewesen gem. Art. 26 MiFIR
  • Verkauf aus gesperrten Depotbeständen
  • Finanz- & Ertragskonto

... mehr im FOCONIS-Datenkontrollkonzept

Compliance

  • Abrechnung in marktengen Werten, Watchlist, Restricted List
  • maximale Transaktionshäufigkeit in x Tagen
  • Frontrunning / Großorders
  • minimale Haltedauer
  • Mit- & Gegenlaufen
  • Wertpapierbeschwerden gemäß WpHGMaAnzV §87

... mehr im FOCONIS-Datenkontrollkonzept

IT-Kontrollen

  • x Fehlversuche bei Login (agree21)
  • Kompetenzen (Kontrolle Vier-Augen-Prinzip)
  • Serverlogs (Backup/Viruspatternupdate) (agree21)
  • Ausfallüberwachung der Überwachungskameras

... mehr im FOCONIS-Datenkontrollkonzept

Personalbereich

  • Einstellung, Versetzung, Austritt von Mitarbeitern
  • sensible Änderungen
  • Eingabeprotokoll
  • Analyse Krankenkassenstamm

... mehr im FOCONIS-Datenkontrollkonzept

Organisation

  • geprüftes Datenkontrollkonzept (regelmäßig aktualisiert)- Dokumentation & Ausführung an einer Stelle
  • Integration vorhandener Orgainformationen/Vertreterregelung
  • zentrale Steuerung für Belange aller Fachabteilungen
  • Austausch mit vielen Anwendern
  • Integration von RZ- und Verbundpartnerdaten
  • Prozess zur Steuerung von Aufgaben (Kurierfahrten, IT-Aufgaben, Geldbestellung uvm.)
  • revisionssichere Bearbeitung & Dokumentation
  • Umgehung der Kontrollen unmöglich
  • Interpretation codierter Informationen - weniger fachliches Know-How im Vertretungsfall notwendig
  • automatische, zyklische Kontrollen ohne Datenauslöser

Externe Prüfer

  • einheitliche IKS-Steuerung bei Banken
  • transparentes Berichtwesen
  • Revisionsleitfaden
  • erleichterte Dokumentationsüberprüfung

Informationsbeschaffung

  • Integration aller Informationslieferanten (RZ und außerhalb)
  • Import verschiedener Datenformate
  • automatische Importfunktionen
  • Analyse von Inhalten in Drucklisten
  • Mail-In fähig
  • Notes basiert
  • browserfähig

Zuordnen, Aufbereiten, Ergänzen

  • Zuständigkeitsermittlung
  • fallabschließende Aufbereitung
  • Ergänzung der Vorgänge mit Kundendaten, Verursacher, Verantwortliche
  • transparente Beschreibung des Vorgangs
  • Erklärung des Vorgangs/Fehlers mit Handlungsanweisungen
  • Fehlervermeidung durch Schulungseffekte beim Verursacher
  • Übersetzung codierter Informationen - weniger fachliches Know-How im Vertretungsfall notwendig

Übergabe an Zielsysteme

  • Überleitung zum Zielsystem (Host, Verbundsystem, etc.)
  • Aufbereitung für Massendatenänderungen
  • Transfer von Informationen ins Zielsystem (Archiv, Host etc.)

Analysen Risikoerkennung Fehlervermeidung

  • Risikoberichte
  • Eskalationsberichte
  • Monitoringfunktion
  • Schulung zur Fehlervermeidung der Bearbeiter während der Korrektur

Maßnahmenkonsequenz / KVM Prozess

  • kontinuierlicher Verbesserungsprozess
  • konsequente Maßnahmenverfolgung
  • Behebung von Missständen
  • Risikocontrolling Steuerung

Filter- und Auswertungen

  • umfangreiche, fertig konfigurierte Kontrollaufträge
  • mehrstufige Kontrollen möglich
  • Stichprobenkontrollen
  • Kontrolle von unstrukturierten Daten möglich (Drucklisten, Protokolldaten)
  • Datenqualitätsbereinigungen praxisnah und umsetzbar

Workflow und Konsequenz

  • Zuordnung und Information zur verantwortlichen Stelle- dreistufiges Eskalationsverfahren
  • Prolongation oder Abschluss im 4 Augen-Prinzip möglich
  • Handling von Sonderfällen bei Massenverarbeitung
  • Umgehung der Kontrollen unmöglich
  • Delegierung / Eskalation / Fristverlängerung / Liegezeitüberwachung

Protokollierung und Dokumentation

  • automatische Protokollierung der durchgeführten Kontrollen
  • Dokumentation der Vorgänge automatisch während der Bearbeitung
  • transparente Dokumentation und Controlling des IKS
  • Protokollierung sämtlicher Änderungen

Aktives Monitoring

  • Definition von Kennzahlen und Anzeigen
  • je nach Blickwinkel nutzbar
  • kompetenzgeschützt
  • Anzeige & Bedienung im Browser oder iPad
  • Prozessunterstützung
  • Prozesse steuerbar

Beispiele: Postrückläufer-Prozess, Aufträge an Steuerungsbank, Personalprozesse, Compliance, Maßnahmensteuerung, Beschwerden nach § 34d WpHG, ...

Schnittstellen zu Datensendern

  • Integration sämtlicher Datensender
  • RZ Daten
  • Verbundpartner
  • Wirtschaftsauskunfteien
  • Compliance Informationen
  • Fremddepots
  • WM Datenbank

Beispiel: SCHUFA Integration (z.B. SCHUFA-GwG-Auskunft, HR-Infoservice, Insolvenzmeldungen etc.)

Einführungsprojekt

  • Abstimmung der Projektziele
  • Systemintegration
  • Aktivierung der Kontrollen in enger Abstimmung mit Fachbereichen
  • Ergebnisdokumentation
  • Feinsteuerung und Optimierungen
optional

Betriebsführung

  • externe Betreuung und Pflege des Systems
  • regelmäßige Überwachung der Systemfunktionen
  • Integration von Updates
  • Einstellung neuer Kontrollen mit Fachbereich
  • Kommunikation mit Führungsebene
  • regelmäßige Berichterstattung

... beliebig erweiterbar

Wartung der Basiskomponenten

  • Lieferung von Aktualisierungen nach Releasewechseln
  • Anpassung an RZ Vorgaben
  • Anpassung bei Änderungen der Basisanwendungen
  • Webintegration

Beratung und Workshops

  • Schulungen
  • themenorientierter Ausbau des Systems
  • Integration kundenindividueller Kontrollen
  • Koordination von regelmäßigen Erfahrungstagungen
  • Web-Forum für Anwender

Pflege von Kontrollinhalten

  • Lieferung eines Musterkontrollkonzeptes
  • Anpassung bei Releasewechseln (RZ, Datenlieferanten)
  • Umsetzung gesetzlicher Anforderungen
  • schnelle Reaktion auf neue Vorschriften
  • Meldewesen
  • kritische, wichtige und sonstige Kontrollen

Support

  • telefonische Unterstützung
  • Fernwartung
  • technische und kontrolltechnische Unterstützung

Ausblick

Sobald neue Kontrollvorschriften oder Meldevorschriften zur Auflage werden, erhalten die Anwender von FOCONIS-ZAK® automatisch und zeitnah Funktionserweiterungen, soweit diese technisch umsetzbar sind und nicht von der Rechenzentrale geliefert werden.
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