FOCONIS Newsletter 01/2021

Die Digitalisierung des Posteingangs mag für viele Verantwortliche bei Banken und Sparkassen zunächst einmal simpel klingen. Effizienzpotenziale werden dabei oft noch gar nicht erkannt.

Der eingehende Brief ist längst nicht mehr alles. Heute gelangen Informationen aus unterschiedlichsten Kanälen zu den Banken und Sparkassen – etwa aus dem Beratungsgespräch, per E-Mail, vom Service Schalter oder via Social Media. Dabei müssen auch verschiedenste Dokumentenarten unterschieden werden. All dies zählt, Stand heute, zum Thema „Posteingang“. Dass hier Optimierungen dringend notwendig sind, liegt auf der Hand. Die Digitalisierung bietet hier das perfekte Sprungbrett hin zu mehr Effizienz und Komfort.

Das „Homeoffice“ und die digitale Verfügbarkeit von Unterlagen sind oftmals die beiden Hauptgründe, um die Digitalisierung des Posteingangs anzugehen. Das ist auf den ersten Blick ein eher aktuelles Thema. Doch es wird auch über Corona hinaus eine wichtige Rolle spielen.

Zudem wollen Banken und Sparkassen zunehmend Kurierfahrten vermeiden und die eigene Effizienz steigern. Nicht zu unterschätzen sind auch lange Wege vom Briefkasten bis zum Schreibtisch. Hier liegt oft noch viel Potenzial verborgen. Zeitintensive Prozesse und die Nachvollziehbarkeit der Postbearbeitung im Zusammenhang mit Datenschutz-Themen sind weitere Herausforderungen, denen viele Organisationen heute gegenüberstehen.

Bei der Digitalisierung des Posteingangs ist es dabei entscheidend, so früh wie möglich die richtigen Weichen zu stellen. Nur so lassen sich größtmögliche Einsparungseffekte erreichen. Der Ansatz zur Vermeidung von Papierdokumenten ist hier der wichtigste Hebel. Grundsätzlich gilt es, ein System zu schaffen, in dem Informationen aus allen Quellen zusammenlaufen – und das ohne Medienbrüche.

Als größte Hürden bei der Digitalisierung des Posteingangs gelten:

• Fehlende/ungenaue Transparenz (siehe Themenpunkt 3.1),
• die prozessuale Umsetzung in Verbindung mit den technischen Lösungen,
• fehlende interne Ressourcen sowie
• mangelndes Spezial-Knowhow

Transparenz über Prozesse und Dokumentenklassen können Banken und Sparkassen mit einer Tablet-gestützten Analyse (zum Beispiel mit der App „Process&Time“ der P3N AG) herstellen und so verschiedenste quantitative und qualitative Informationen auswerten.

Mit Techniken wie Bilderkennung, Dokumentenindizierung, Barcodeerkennung, Textfelderkennung und OCR-Erkennung lässt sich die Digitalisierung der Postverteilung gut umsetzen. Auch hier gilt natürlich: Alles mit Maß und Ziel! Nicht jedes Schriftstück muss digitalisiert werden. Und nicht alles, was technisch möglich ist, führt auch zum Ziel.

Bevor das große Ganze angegangen wird, sollten Banken und Sparkassen sich mit kleinen Schritten einem Gesamtkonzept nähern. Die P3N AG steht Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite. Nehmen Sie gerne Kontakt auf.