FOCONIS Newsletter 02/2020

3.1 Die FOCONIS Classics und die reduzierte Mehrwertsteuer

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FOCONIS Materialverwaltung
FOCONIS geno-Berater
FOCONIS Schließfachverwaltung
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FOCONIS Reisekosten

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„Die FOCONIS Classics und die Mehrwertsteueranpassung“

Einleitung

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Einleitung

Im Rahmen des Konjunkturpakets der Bundesregierung wurde die Senkung des jeweiligen Mehrwertsteuersatzes für die reguläre sowie die ermäßigte Mehrwertsteuer beschlossen. Während ab dem 01.07.2020 und bis zum 31.12.2020 der reguläre Satz um drei auf 16% reduziert wird, reduziert sich der ermäßigte Mehrwertsteuersatz um zwei auf 5%.

Nachfolgend finden Sie einige Informationen zur entsprechenden Anpassung Ihrer FOCONIS Classics Anwendungen.

FOCONIS Materialverwaltung

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FOCONIS Materialverwaltung

In den Grundeinstellungen unter dem Register „Weitere Vorgaben“ im Bereich „Vorgaben Materialbestellung“ können die Steuersätze angepasst werden. Dies sollte pünktlich zum 01.07.2020 erledigt und ab dem 01.01.2021 wieder rückgängig gemacht werden.

FOCONIS geno-Berater (siehe auch FAQ in der Anwendung)

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FOCONIS geno-Berater

Folgende Anpassung wird für die Anwendung FOCONIS geno-berater für den Zeitraum der Mehrwertsteueranpassung empfohlen, um diese korrekt in der Anwendung abbilden zu können.

In den Grundeinstellungen unter dem Bereich „4.7 Rechnungserstellung“ können die Steuersätze angepasst werden. Dies sollte pünktlich zum 01.07.2020 erleidgt und ab dem 01.01.2021 wieder rückgängig gemacht werden.

Wichtig: Wird eine Rechnungsstellung durch Berechnung in eigenen individuellen Briefköpfen durchgeführt, muss dort der Steuersatz ebenfalls angepasst werden, wenn dieser nicht über die hinterlegten Steuersätze der Grundeinstellungen herangezogen wird.

FOCONIS Schließfachverwaltung (siehe auch FAQ in der Anwendung)

Folgende Anpassung wird für die Anwendung FOCONIS Schließfachverwaltung für den Zeitraum der Mehrwertsteueranpassung empfohlen, um diese korrekt in der Anwendung abbilden zu können.

Aufgrund der sehr kurzfristigen, unterjährigen Steuersatzanpassung, die darüber hinaus auch nur für wenige Monate gilt, sollte im Vorfeld durch Ihr Haus genau überlegt werden, wie damit umzugehen ist.

Es muss entschieden werden, ob die Mehrwertsteuer-Anpassung bereits abgerechnete Vermietungen betrifft und sich daraus eine Teilerstattung des Mehrwertsteuer-Anteils der Vorauszahlung ergibt.

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FOCONIS Schließfachverwaltung

Sollte keine Rückerstattung erforderlich sein, muss zumindest geklärt werden, wie mit Neuvermietungen zwischen dem 01.07.2020 und 31.12.2020 umgegangen wird. Preiserhöhung bis 31.12.2020 oder Reduktion und spätere Preisanpassung zum 01.01.2021?

Seitens Genossenschaftsverband wurden die Banken wie folgt informiert - Zitat: „Die Schließfachvermietung ist eine Dauerleistung. Für die richtige umsatzsteuerliche Würdigung kommt es auf den vereinbarten Abrechnungszeitraum [...] an. Die Dauerleistung gilt mit Ablauf des Abrechnungszeitraumes als erbracht. Wird eine Schließfachvermietung z.B. vom 01.01.2020 bis zum 31.12.2020 vereinbart, ist auf die gesamte Leistung der Steuersatz von 16% anzuwenden. Sofern bereits zu Beginn des Jahres 2020 eine Vorauszahlung mit einem Steuersatz von 19% erteilt wurde, ist diese grundsätzlich zu korrigieren.“

Generelle Anpassungen

Unter „Verwaltung --> Schließfachanlagen“, kann in den Schließanlagendokumenten mit dem Feld „MwSt.-Satz“ der Mehrwertsteuersatz von 16% hinterlegt werden. Nach dem Speichern gilt dieser sofort für alle Vermietungen, die dieser Schließanlage zugeordnet sind und bis zu einer erneuten Änderung neu zugeordnet werden. Die Neuberechnung nach Speichern des Schließanlagendokuments kann einige Zeit dauern, da alle Vermietungsdokumente umgestellt werden müssen. Bereits ausgeführte Abrechnungen werden davon nicht beeinflusst!

Mit „Administration --> Grundeinstellung“ im Register „Vorgabe & Auswahllisten“ für das Feld „MwSt-Satz“ wird der Vorgabewert der Anwendung auf 16% angepasst.

Prüfen Sie die Nutzung eines individuellen Verwendungszwecks für SEPA Lastschriften und Gutschriften, wenn dort die MwSt fest angegeben wurde. Über „Administration --> Allgemein --> Meldungstexte“ im Meldungstext „SfSepa_PurposeLeasing“ wird der Verwendungszweck für Lastschriften angegeben. Im Meldungstext „SfSepa_PurposeLeasingCredit“ der Verwendungszweck bei SEPA-Gutschriften.

Wollen Sie den verminderten Steuersatz bei Ihren Neuvermietungen weitergeben, können Sie dies über die Konditionen im Schließfachdefinitionsdokument („Verwaltung --> Schließfachdefinitionen“) einstellen. Bearbeiten Sie die Konditionen und reduzieren den Mietpreis. Zum Jahresende ist es erforderlich, dass ein Mietpreisanpassungsauftrag ausgeführt wird, der den Mietpreis auf den ursprünglichen Wert erhöht.

Endabrechnung

Bei Endabrechnungen der beendeten Vermietungen mit einem Vertragsende vor dem 01.07.2020, kann eine Endabrechnung ohne Anpassung erfolgen. Es ist der 19% MwSt Satz anzuwenden, der auch bereits abgerechnet wurde.

Für korrekte Endabrechnungen ab dem 01.07.2020 bis 31.12.2020 muss vor Beendigung der Vermietung eine Korrektur der bereits durchgeführten Abrechnung erfolgen, dass die Endabrechnung anschließend mit dem MwSt-Satz von 16% erfolgen kann.

Von einigen unserer Wartungskunden ist bekannt, dass ein bereits vorausgezahlter Betrag nicht mehr anteilig erstattet wird. Daher sollte geklärt werden, ob es noch erforderlich ist, eine neue 2020er Abrechnung zu erstellen oder ob für Endabrechnungen kein weiterer Handlungsbedarf besteht.

Sollte bei Ihnen eine abweichende Konstellationen zur Endabrechnung bestehen, empfiehlt es sich, möglichst im Vorfeld den FOCONIS Support zu kontaktieren. Dieser kann Sie bei einer geeigneten Umsetzung unterstützen.

Anpassung des Mietpreises

Wollen Sie die 3%-ige Mehrwertsteuer-Anpassung an Ihre Kunden weitergeben, muss ein Anpassungsdokument mit Gültigkeit 01.01.2020 erstellt werden.

Hierzu können Sie über „Verwaltung --> Aufträge“ über dem Button [Neu --> Mietpreisanpassung] einen Auftrag zur Mietpreisanpassung erstellen. Details zur Konfiguration der Mietpreisanpassung finden Sie im Hilfethema „07.01 Aufträge (Abgleich Kundendaten, Datenlöschung, Serienbriefe, Mitpreisanpassung)“ und über „Hilfe --> FAQ(Web)“ im FAQ „Wie wird eine Mietpreisanpassung korrekt durchgeführt?“.

Sollte bei Ihnen bereits eine Mietpreisanpassung zum 01.01.2020 erfolgt sein, muss diese zuerst zurückgenommen werden und anschließend erneut mit angepassten Werten ausgeführt werden. In den Aufträgen zur Mietpreisanpassung mit Gültigkeit 01.01.2020 kann über den Button [Auftrag zurücksetzen] die Mietpreisanpassung entfernt werden. Anschließend kann in der Ansicht über den Button [Neu --> Von Vorlage] ein erneuter Mietpreisanpassungsauftrag mit geänderten Beträgen erstellt und ausgeführt werden.

Ende des Jahres und möglichst am letzten Arbeitstag wird erneut die Mietpreisanpassung auf den ursprünglichen Wert mit Gültigkeit ab 01.01.2021 in einem Auftrag durchgeführt. Dadurch wird für die nächste Abrechnung wieder der korrekte Betrag eingestellt. Die Ausführung erst am letzten Arbeitstag des Jahres ist wichtig, damit auch alle Neuvermietungen von der Mietpreisanpassung eingeschlossen werden.

Sonderfall der Neuvermietungen zwischen 02.01.2020 - 30.06.2020

Diese können über einen Mietpreisanpassungsauftrag leider nicht sinnvoll angepasst werden, da der Vertragsbeginn sehr unterschiedlich sein wird. Es ist daher erforderlich, dass das Anpassungsdokument manuell angepasst wird. In der Ansicht „Schließfächer --> Belegte --> Vermietungen“ können Sie die Spalte „Vertragsbeginn“ mit einem Klick auf den Spaltennamen nach Vertragsbeginn sortieren und so recht einfach die Neuvermietungen in 2020 ermitteln.

Öffnen Sie nacheinander die Vermietungsdokumente und wechseln in das Register „Anpassungen“. Öffnen Sie das Mietpreisanpassungsdokument unter der Kategorie „Miete“ und Bearbeiten Sie es. Sofern in den Grundeinstellungen aktiviert, können Sie im Bereich „Sonderkonditionen“ entweder einen 3%-igen Rabatt hinterlegen oder fest den reduzierten Mietpreis hinterlegen, der für die erneute Abrechnung in 2020 anzuwenden ist.

Zusatzversicherung

Bei einer Beitragsanpassung der Zusatzversicherung, muss in betreffenden Vermietungsdokumenten über [Anpassen --> Zusatzversicherung] je ein Anpassungsdokument zum 01.01.2020 mit dem reduzierten Preis und 01.01.2021 mit dem ab diesem Zeitpunkt wieder gültigen Preis angelegt werden. Bei Neuvermietungen wird der geänderte Preis im gültigen Anpassungsdokument der Zusatzversicherung geändert. Dieses ist unter dem Register „Anpassungen“ und der Kategorie Zusatzversicherung zu finden. Das Dokument wird geöffnet und dort der geänderte Betrag über das Feld „Festlegung durch --> Freie Eingabe“ hinterlegt. Einen Auftrag zur Anpassung der Zusatzversicherung gibt es nicht. Es muss daher jeder Mietvertrag einzeln angepasst werden. In der Ansicht „Schließfächer --> Belegte --> Vermietung“ kann durch eine Sortierung des Spalte „Zusatzvers. Beitrag“ oder „Zusatzvers. Summe“ einfach ermittelt werden, in welchen Mietverträgen eine Zusatzversicherung vereinbart wurde.

Erneute Abrechnung 2020

Damit eine korrekte Abrechnung für den Abrechnungszeitraum 01.01.2020 - 31.12.2020 in Hinblick auf die Empfehlung des Genossenschaftsverbandes umgesetzt werden kann, sollte die Jahresabrechnung 2020 und bei Neuvermietungen die erste Abrechnung, erneut ausgeführt werden.

Dazu müssen jedoch alle Abrechnungen für 2020 zuerst zurückgesetzt werden und nach dem Zurücksetzen erneut abgerechnet werden. Durch das Zurücksetzen der 2020er Abrechnungen wird keine Gutschrift erzeugt. An dieser Stelle ist es leider erforderlich, dass Sie den bereits abgerechneten Betrag über einen externen Weg Gutschreiben.

Die Abrechnungen 2020 finden Sie z. B. in der Ansicht „Abrechnung --> Zahlung nach ... --> Status“. Markieren Sie nur alle betreffenden Abrechnungen, die Sie zurücksetzen müssen und wählen den Button [Zahlungsstatus ändern --> zurückgesetzt]. Anschließend können Sie die Jahresabrechnung 2020 erneut mit dem zuvor in allen Standortdokumenten hinterlegten Steuersatz von 16% ausführen.

Soll Ihrerseits nur eine Teilgutschrift außerhalb von FOCONIS Schließfachverwaltung erfolgen, kann durch eine Auswertung der Abrechnungsdokumente ermittelt werden, welche Bestandteil der Jahresabrechnung 2020 waren. Hierzu kann Sie der FOCONIS Support gern unterstützen.

Bitte denken Sie zur Widereinführung des 19%-igen Steuersatzes daran, dass alle getätigten Anpassungen wieder rückgängig gemacht werden.

FOCONIS Vertragsverwaltung (siehe auch FAQ in der Anwendung)

Folgende Anpassung wird für die Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung für den Zeitraum der Mehrwertsteueranpassung empfohlen, um diese korrekt in der Anwendung abbilden zu können.

In den Grundeinstellungen kann unter dem Register „Allgemein“ im Bereich „Allgemeine Vorgaben“ der Mehrwertsteuersatz als Vorgabewert der Kostendokumente geändert werden. Auf bereits erfasste Kosten in den Vertragsdokumenten wirkt sich dies jedoch nicht aus. Wenn im zweiten Halbjahr 2020 nicht geplant ist, weitere Verträge mit Kosten zu erfassen, ist die Anpassung des Vorgabewertes nicht erforderlich.

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FOCONIS Vertragsverwaltung

Sollten Sie die Kostenhochrechnungen im Zeitraum ab dem 01.07.2020 benötigen, ist eine Anpassung der Kostendokumente erforderlich. Relevant für eine korrekte Kostenberechnung während der Laufzeit sind die erstellten und neu zu erstellenden Kostendokumente unter dem Register „Kosten“ der jeweiligen Vertragsdokumente.

Im nachfolgenden Beispiel mussten zur Abbildung der Mehrwertsteueranpassun neue Kostendokumente eingefügt werden. Das Kostendokument wurde bis zum 31.12.2020 befristet. Die Kosten für 2020 mussten somit in zwei Kostendokumente aufgeteilt werden, damit der jeweilige Zeitraum dargestellt werden kann. Vom 14.05.2018 bis zum 30.06.2020 gilt in unserem Beispiel ein Mehrwertsteuersatz von 19% und zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 der reduzierte Steuersatz von 16%. Da ab dem 01.01.2021 zu erwarten ist, dass die Mehrwertsteuer wieder auf 19% gesetzt wird, wurde ein neues, unbegrenzt gültige Kostendokument erstellt.

In den Kostendokumenten wird der jeweils für den angegebenen Zeitraum gültige Steuersatz hinterlegt.

Wichtig: Bitte beachten Sie in den bestehenden Kostendokumenten, ob und welcher Turnus eingestellt wurde. In einigen Fällen macht es daher mehr Sinn, mehrere Kostendokumente mit Einzelzahlungen anzulegen, um damit eigentlich periodische Zahlungen korrekt abbilden zu können.

Da dies mit erheblichem Aufwand einhergeht, ist zu überlegen, für diesen kurzen Zeitraum auf eine so umfangreiche Anpassung zu verzichten, sollte die Kostenhochrechnung nur rein informativ genutzt werden.

FOCONIS Reisekosten (siehe auch FAQ in der Anwendung)

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FOCONIS Reisekosten

Folgende Anpassung wird für die Anwendung FOCONIS Reisekosten für den Zeitraum der Mehrwertsteueranpassung empfohlen, um diese korrekt in der Anwendung abbilden zu können.

Erforderlich ist die temporäre Anlage von Verwaltungsdokumenten bis hin zur Nutzung einer temporären Reiseart für den Zeitraum des geänderten Steuersatzes. Um alle benötigten Verwaltungsdokumente anlegen zu können, ist die Zuweisung der Berechtigungsrolle [Buchhaltung] in der Zugriffskontrollliste der Anwendung erforderlich.

Legen Sie unter „Verwaltung -> Umsatzsteuer“ ein neues Dokument zum zeitlich begrenzt gültigen normalen Mehrwertsteuersatz in Höhe von 16% und den temporär gültigen ermäßigten Steuersatz in Höhe von 5% an.

Anschließend legen Sie unter „Verwaltung -> Sachkonten“ die erforderlichen Sachkontendokumente an und ordnen diesen die neu angelegten Steuersätze zu. Sie können über den Button „Neu -> Sachkonto von Vorlage“ sehr einfach ein neues Sachkonto als Kopie eines bestehenden anlegen. Beachten Sie, dass bei dem neuen Sachkontodokument eine neue eindeutige ID zu vergeben ist. Sie könnten jedoch das bisherige Verrechnungskonto weiterhin hinterlegt lassen.

In der Ansicht „Verwaltung -> Kostenarten“ können Sie auch über „Neu -> Kostenart von Vorlage“ eine neue Kostenart anlegen. Wählen Sie in der Kostenart das zuvor erstellte Sachkonto aus und ersetzen Sie damit das bereits aufgrund der Vorlagenkopie zugeordnete.

Damit im Zeitraum 01.07.2020 - 31.12.2020 nur die Reiseart mit geändertem Mehrwertsteuersatz genutzt wird, erstellen Sie über „Verwaltung -> Reisearten“ mit „Neu -> Reiseart von Vorlage“ eine neue Reiseart und benennen diese so, dass für Sie und die Nutzer der Anwendung ersichtlich ist, dass es sich um die neue zeitlich befristet zu nutzende Reiseart handelt. Im Register „Kostenarten“ weisen Sie die zuvor erstellten neuen Kostenarten, die zur Reise gehören können, zu und entfernen Sie in dieser Reiseart die Kostenarten mit gültigem Mehrwertsteuersatz, die aufgrund der Vorlagenkopie zusätzlich zugeordnet sind.

Wichtig: Deaktivieren Sie zum 01.07.2020 die nicht zu nutzenden Reisearten durch Bearbeitung der Reisearten und setzen Sie den Status auf „inaktiv“. Wenn nach dem 31.12.2020 wieder der ursprüngliche Steuersatz gilt, setzen Sie den Status wieder auf „aktiv“ und in den neu geschaffenen Reisearten auf „inaktiv“.
Dies ist wichtig, damit nicht versehentlich eine Reise mit falschem Steuersatz erstellt und anschließend falsch abgerechnet wird.

Auch ist es erforderlich bei Reisen, die vor dem 01.07.2020 begonnen wurden und eigentlich erst zum oder nach dem 01.07.2020 enden, zwei getrennte Reisedokumente je Mitarbeiter anzulegen. Die erste muss mit dem 30.06.2020 enden und die neue zum 01.07.2020 starten. Diese Konstellation wird häufig bei einer zusammengefassten Abrechnung von Fahrten genutzt, würde hier jedoch zu falsch abzurechnenden Steuersätzen führen. Das gleiche gilt zur Wiedereinführung des Steuersatzes von 19%, was nach aktuellem Kenntnisstand am 01.01.2021 erfolgt.

Bitte beachten Sie auch, dass alle neu geschaffenen Verwaltungsdokumente nachdem sie nicht mehr benötigt werden, nicht gelöscht werden dürfen, wenn Reisedokumente mit diesen Reisearten erstellt wurden, da sonst eine korrekte Zuordnung und Abrechnung in den einzelnen Reisedokumenten nicht mehr möglich ist. Sie müssen also dauerhaft erhalten bleiben.