Hand aufs Herz: war die DSGVO in Ihrem Hause ein Kostentreiber oder eher mit Kostensenkungen verbunden? Für mehr als 70 Sparkassen konnte mit Hilfe zweier Erfolgsprojekte in Verbindung mit enfoxx® in der Tat kurzfristig eine signifikante Ersparnis erzielt werden. Gelingen kann dies, indem bisher unentdeckte, inaktive Kunden sicher identifiziert und bereits zur Löschung vorgemerkte Kundendatensätze deutlich früher als geplant gelöscht werden konnten. Möglich wird dies durch das hoch spezialisierte, durch enfoxx® umgesetzte Prüfregelwerk, das den gemeinsamen Projekten „Inaktive Kunden“ und „Reorganisation" zugrunde liegt. Hierdurch wird nicht nur dem in der DSGVO festgeschriebenen Grundsatz auf das „Recht auf Vergessen“ Rechnung getragen. Gleichzeitig werden Kosten für redundante Datenhaltung, die Datenspeicherung oder auch für vermeidbare Irrläufer im Rahmen von Marketingaktionen deutlich reduziert.
Banken und Sparkassen profitieren vor allem im Bereich der inaktiven Kunden von derlei Ersparnissen, also im Falle von Kundenbeziehungen, in denen nachweislich keine aktiven Geschäftsvorfälle mehr generiert werden. Auch diese Kundendaten haben gemäß der DSGVO eine Haltwertzeit und unterliegen unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten der Löschverpflichtung. Neben den offensichtlichen Speicherkosten für die Datenhaltung lohnt sich der gezielte Blick in die Verbindung mit weiteren Kostentreibern, wie beispielsweise Postrückläufer, unnötige Be- und Verarbeitungen oder Prozessabbrüche.
Um bisher nicht identifizierte, inaktive Kunden sicher aufzuspüren, wurde gemeinsam mit Praktikern das Projekt „Inaktive Kunden“ entwickelt. Mit Hilfe eines speziell entworfenen Prüfregelwerks werden mittels der Datenqualitätssoftware enfoxx® jene Kunden sicher und eindeutig identifiziert, die gemäß den organisatorischen Richtlinien und Wünschen der Sparkasse nicht aufbewahrt werden müssen, bisher jedoch nicht mit einem Löschkennzeichen versehen werden konnten. Die zur Löschung notwendige Kennzeichnung erfolgt im Anschluss maschinell per Massendatenänderung. Erfahrungsgemäß lassen sich auf diese Weise zwischen 10 und 30% der Kundenbasis zusätzlich als inaktiv kennzeichnen, dem etablierten Löschprozess zuführen und die damit in der Vergangenheit verbundenen Datenhaltungskosten vollständig einsparen.
Die endgültige Löschung nicht mehr benötigter Datensätze erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zweimal jährlich auf Grundlage des hinterlegten Löschdatums in sogenannten Reorganisationsläufen. Untersuchungen in den Datenbeständen zahlreicher Sparkassen haben allerdings gezeigt, dass in der Regel bei mehr als 50% der Datensätze das hinterlegte Löschdatum zum Teil erheblich vom korrekten Datum abweicht.
Abhilfe schafft in diesem Fall das Projekt „Reorganisation“. Softwaregestützt werden alle im Datenbestand vorhandenen Datensätze untersucht, die mit einem Löschkennzeichen versehen sind. Durch einen Abgleich des hinterlegten Löschdatums mit anderen, im Kernbankverfahren des Instituts zur Verfügung stehenden Informationen, wie z. B. historischen Konten u. ä., wird innerhalb weniger Stunden ermittelt, ob das hinterlegte Löschdatum korrekt ist. Falls nicht, wird auf der Basis zur Verfügung stehender Informationen ein neues Datum vorgeschlagen. Die Ergebnisse werden in Form einer CSV-Datei zur Verfügung gestellt, mit deren Verarbeitung per Massenänderungsverfahren das juristisch korrekte Datum hinterlegt werden kann. Zehntausende Datensätze werden in der Folge korrekt reorganisiert.
Keine Sorge: wir werden Ihnen kein Stäbchen in Nase oder Rachen stecken! Sollten Sie jedoch Interesse an einer Umsetzung haben, aber noch nicht ganz sicher sein, ob sich die Projekte für Ihr Haus lohnen würden, bieten wir Ihnen den Check „DSGVO-Status“ an - eine kostengünstige Möglichkeit zur Ermittlung des Status Quo. In der Regel ermitteln wir binnen weniger Stunden, wie viele bisher nicht gekennzeichnete, inaktive Kunden vorhanden sind und für wie viele Datensätze eine frühere Reorganisation möglich wäre. Stützen Sie weitere Entscheidungen auf diese Erhebung und bewerten Sie so, ob eine Bereinigung des Datenbestandes mit Hilfe der Lösungspakete „Inaktive Kunden“ und „Reorganisation“ aus regulatorischer Sicht oder aus Kostengründen sinnvoll ist.