Schließfachverwaltung

FOCONIS Schließfachverwaltung

So gut wie jedes Kreditinstitut pflegt die Tradition, seinen Kunden Schließfächer zur Miete zu überlassen. Da in der Regel die rudimentären Möglichkeiten zur Verwaltung nicht ausreichen, greifen zahlreiche Unternehmen auf Hilfsmittel zurück, um den Verwaltungsaufwand eingrenzen zu können. Meist beschränkt sich die Nutzung der Hilfsmittel jedoch auf die aufwendige Pflege simpler Listen und Tabellen. Dies birgt die Gefahr, dass auf spontane Kundenanfragen nur schwer reagiert und eine Aktualität der irgendwo gespeicherten Übersichten nicht gewährleistet werden kann. Nicht kleiner wird das Problem bei tiefgreifenderen Kundenanliegen.

Zentral, effektiv, flexibel

Die FOCONIS Schließfachverwaltung wurde in Zusammenarbeit mit Praktikern entwickelt, um Kreditinstituten eine Möglichkeit anzubieten, ihre Schließfächer filialübergreifend an zentraler Stelle zu verwalten und auf typische Anforderungen effektiv reagieren zu können.

Auf einen Blick erhalten Anwender eine Übersicht aller freien Schließfächer je Filiale und sind somit in der Lage, auf Vermietungsanfragen auch im spontanen Fall reagieren zu können. Bei der ebenso prozessgestützten Kündigung einer Schließfachanmietung wird das betroffene Fach anschließend direkt in der Ansicht freier Schließfächer angezeigt. Institute reagieren Dank der zahlreichen Möglichkeiten über diverse Standards hinaus gelassen auf Abweichungen vom Typischen. Erweiterung der Vertragsinhalte bzgl. Vollmachten, Höherversicherungen, Mitmietern oder anderen besonderen Anforderungen erleichtern die Verwaltung genauso wie die vielseitigen Möglichkeiten zur Erstellung anlassbezogener Korrespondenz. Die Möglichkeit der Bereitstellung von Abrechnungsdaten auf Basis des SEPA-Standards rundet das Gesamtkonzept ab.

Datenübernahme und individuelle Anpassungen

Neben der Möglichkeit der Datenübernahme aus den FOCONIS Vorgängerversionen (Mindestversion: 2.2.6) und der mit der FOCONIS Schließfachverwaltung abgelösten Anwendung des DG-Verlags (Mindestversion: 6.7.3) lassen sich auch die Daten „fremder“ Anwendungen übernehmen1. Hierzu wird lediglich ein Export (*.csv) aus der alten Anwendung benötigt, der über die enthaltenen Importdefinitionen in die FOCONIS Schließfachverwaltung übertragen wird.

Darüber hinaus bietet die FOCONIS-Anwendung zahlreiche Möglichkeiten zur individuellen Anpassung von Einstellungen oder im Lieferumfang enthaltener, vorgefertigter Formulare und Dokumente.

Durch die Anbindung der Anwendung FOCONIS Kundendaten (bei Kauf im Lieferumfang enthalten) spiegeln Unternehmen den Datenbestand ihres Kernbanksystems und schaffen bequem die Verknüpfung mit Kundendaten zu den vermieteten Schließfächern. Besonders hilfreich ist die Anreicherung von Informationen beispielsweise im Falle einer Nachlassverwaltung oder amtlicher Ermittlungsarbeit.

Die Highlights

  • Schnelle Anzeige freier Schließfächer
    Im Falle eines Kundenwunschs zur Anmietung eines Schließfachs oder Bedarf zur internen Nutzung ist nach Aufruf der Anwendung mit nur einem Klick ersichtlich, welche Schließfächer je Standort frei zur Vermietung stehen (unter Angabe der Schließfachnummer, -definition, -größe und Schließart).
  • Alle relevanten Informationen auf einen Blick
    Auf Schließfachebene erhalten Anwender auf einen Blick alle Informationen rund um den aktuellen Status der Vermietung (z.B. aktueller Abrechnungsstatus, ausstehende Rechnungen, Stammdaten, Laufzeiten, Vollmachten etc.)
  • Erweiterungsmöglichkeiten in Verträgen
    Die Standard-Vertragsinhalte können um zahlreiche weitere Details erweitert werden: z.B. Hinzufügen von Vollmachten, Erweiterung um Mitmieter, Angabe des wirtschaftlich Berechtigten, Zusatz-/Höherversicherungen etc.
  • Korrespondenz zentral im Griff
    Innerhalb der Anwendung stehen Benutzern zahlreiche Vorlagen und Formulare zur Erstellung der schließfachbezogenen Kundenkorrespondenz zur Verfügung.
  • Abrechnungen auf SEPA-Basis automatisieren
    Neben der Erstellung der zyklischen Abrechnungskorrespondenz inkl. Rechnungsaufstellung für Mieter können die Rechnungsdaten zum Einzug im XML-Format exportiert und in das jeweilige rechnungsführende System zum Lastschrifteinzug übertragen werden. Der SEPA-Standard wird hierbei unterstützt, so dass auf Vertragsebene die Mandatsverwaltung dokumentiert ist (Mandatsreferenz, Datum der Mandatserteilung). Die Anwendung unterstützt die Veranlassung von Einzel- und Sammelbuchungen.
  • Übersichtliche und schnell verständliche Bedienung
    Der übersichtliche und logische Aufbau der Ansichten und Masken sorgt für ein schnelles Verständnis und perfekte Orientierung während der Bedienung. Ebenen sind in einer logischen Baumstruktur angelegt, die auf einen Blick die Unterteilung in unternehmensweit, standort- oder filialbezogen sowie Schließfachanlagenebene und Schließfachebene darstellt. Selbsterklärende Feldbezeichnungen erleichtern die Bedienung.
  • Zentraler Mitarbeiterstamm
    Durch die Anbindung des FOCONIS ControlCenters verfügt die FOCONIS Schließfachverwaltung über eine effektive Berechtigungs- und Zugriffsschutzsteuerung, die Lese- und Schreibrechte auf der Basis von Personen oder Gruppen/Abteilungen überwacht. Das Prinzip: jeder sieht nur das, was eingesehen werden darf.
  • Verschiedene Briefköpfe und Vorlagenbearbeitung
    Vorlagen zu Briefen oder E-Mails können frei bearbeitet und angepasst werden. Verwendete Briefköpfe können beispielsweise auf die jeweilige Filiale angepasst werden. PDF-Formulare können über den DG-Verlag bezogen werden.
  • Auswertungen
    Controller erstellen Auswertungsvorlagen über mitgelieferte Definitionsdokumente und lassen sich die gewünschten Informationen übersichtlich darstellen.
  • Schließfächer sperren
    Ein Kunde hat den Schlüssel zu seinem Schließfach verloren, ein Schließfach wurde beschädigt, es finden länger andauernde Wartungsarbeiten an einer Schließfachanlage statt oder ein Schließfach soll reserviert werden? Kein Problem: Schließfächer können gesperrt und somit temporär von der Vermietung ausgeschlossen werden.
  • Unterstützung zum Vertragswerk
    Die Anwendung unterstützt effektiv bei der Erstellung neuer Mietverträge zur Eigen- oder Kundennutzung mit allen benötigten Vertragsdetails. Die Vermietung an Nichtkunden des Unternehmens ist möglich.
  • Variable maximale Versicherungssumme
    Auf Schließfachanlagenebene kann im Rahmen der Verwaltung die maximale Versicherungssumme angepasst und ausgewiesen werden (inkl. Angaben zur Inanspruchnahme)
  • Automatische Rechnungsnummernvergabe
    Eine automatische Vergabe von Rechnungsnummern lässt sich in den Grundeinstellungen ein- oder abschalten.
  • Dynamische, automatisierte Verwaltungsprozesse
    Bei der Auflösung oder Bearbeitung von Schließfächern werden hilfreiche Ansichten automatisch aktualisiert, so dass beispielsweise ein gekündigter Mietvertrag umgehend für die Aufnahme des betroffenen Schließfachs in die Liste der freien Schließfächer sorgt. Dies ermöglicht auf einen Blick eine Information zur aktuellen Kapazität für neue Mieter.
  • Zentraler Kundenstamm
    Die Anbindung einer externen Adressdatei ermöglicht die schnelle Zuordnung der Vermietungsdetails anhand eines automatisch aktualisierten Spiegelbestands aus dem Kernbanksystem. Besondere Beachtung findet diese Möglichkeit im Rahmen der Nachlassverwaltung oder bei Ermittlungsarbeiten von Amtswegen.
  • Individualisierbare, vorgefertigte Dokumentvorlagen
    Im Lieferumfang enthalten sind zahlreiche Vorlagen zur Erstellung der notwendigen Kundenkorrespondenz (Brief- und E-Mail-Vorlagen sowie PDF-Formulare)
  • Kontenzuordnung inklusive
    Verwalter erhalten die Möglichkeit zur Nutzung gesonderter Konten zur Abbildung getrennter Kostenarten (Miet-, Mehrwertsteuer- und Zusatzversicherungsanteil), die nach Bedarf abweichend auf Standort- bzw. Filialebene individuell konfigurierbar sind.
  • Zertifiziert nach IDW PS 880
    Seit dem Sommer 2017 verfügt die FOCONIS Schließfachverwaltung über eine Zertifizierung nach IDW Prüfschrift 880.

1 Die Übernahme aller Daten aus Fremdanwendungen kann nicht gewährleistet werden. Dies bedarf ggf. einer Überprüfung und kann manuelle Nacharbeiten nach sich ziehen.

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