Vertragsverwaltung

FOCONIS Vertragsverwaltung

Arbeitsverträge, Leasingverträge, Mietverträge, Versicherungsverträge, Beratungsverträge, Mobilfunkverträge, Wartungsverträge ... Diese Liste ließe sich wahrscheinlich endlos fortsetzen. Die zentrale Verwaltung und Überwachung stellt zuständige Abteilungen aufgrund der Vielzahl an Eigenheiten verschiedenster Vertragsarten und der damit einhergehenden individuellen Betrachtung vor große Herausforderungen.

Weniger Aufwand, höhere Informationsqualität

Anwender der FOCONIS Vertragsverwaltung reduzieren den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum, während Prozess- und Informationsqualität deutlich zunehmen. Mit einem der erfolgreichsten und ständig weiterentwickelten Kernprodukte der FOCONIS sind Unternehmen auf der sicheren Seite, wenn es um Vertragsinhalte, Kosten, Fristen und weitere wichtige Elemente von Verträgen geht.

Einfach oder komplex – Vertragsarten individuell anpassen

Gemäß der Entwicklungsphilosophie der FOCONIS erhalten Anwender die Möglichkeit, Vertragsarten mit Hilfe eigener Felder flexibel auf Wünsche und Vorgaben anzupassen.
Vertragsarten lassen sich unbegrenzt anlegen und um wichtige Felder ergänzen (z.B. weitere Datums-, Text- oder Zahlenfelder für Quadratmeter, Kilometer/Jahr, Freiminuten etc.). So werden auch die komplexesten Vertragsarten und -daten übersichtlich und auf den ersten Blick transparent definiert.

Gezielte, schnelle Auswertungsmöglichkeiten

Anwender der FOCONIS Vertragsverwaltung schätzen die detaillierten Auswertungsmöglichkeiten. Nicht nur können Benutzer individualisierte Ansichten einbinden (z.B. nach einer selbst bestimmten „Kündigungspriorität“) und diese zur Schnellübersicht nutzen. Die Anwendung verfügt darüber hinaus über ein detailliertes Auswertungssystem, mit dem per Assistent die gewünschte Auswertung entweder anhand markierter Dokumente oder auf Basis der Gesamtdaten erstellt, ausgeführt, gespeichert oder exportiert werden kann. Ein Beispiel für eine Auswertung wäre eine Schnellübersicht aller Kosten verursachenden Verträge nach Ablaufdatum. Der Kreativität setzt die Anwendung keine Grenzen.

Auslagerungen gemäß MaRisk & BDSG

Im Falle einer wesentlichen Auslagerung (Outsourcing) lässt sich die erforderliche Dokumentation gemäß MaRisk AT 9 strukturiert und nachvollziehbar hinterlegen. Eine regelmäßige, automatisierte Kontrolle sichert die Aktualität der Inhalte. Bei Auslagerungen im Sinne einer Auftragsdatenverarbeitung ist das Institut obendrein für die Einhaltung der Bestimmungen gemäß § 11 BDSG verantwortlich. Die entsprechend notwendigen Dokumentationsmöglichkeiten und Übersichten werden in der Anwendung bereitgestellt.

Die Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung ermöglicht die Erfassung und den Aufruf wichtiger Informationen je nach Vertragsart auf Vertragsbasis sowie die Durchführung vertragsbezogener Aktionen.

Die Highlights

  • Zentrale Ablage und Verwaltung
    Übernahme aller relevanten Daten und Inhalte aus bestehenden und neu zu schließenden Verträgen zur zentralen Verfügbarkeit und Verwaltung der zuständigen Stelle
  • Hinterlegung allgemeiner Informationen
    Stammdaten, Vertragspartner, Vertragsgegenstand etc.
  • Zahlungsübersicht
    Zahlungsbelege, chronologisch nach Zahlungszeitpunkt
  • Terminsache
    Speichern von Laufzeiten inkl. Kündigungsfrist, Vertragsverlängerung, Vertragslaufzeit
  • Eingabe verursachter Kosten/generierter Erträge
    inkl. Hinterlegung der internen und externen Kontodaten, Fälligkeitsdatum, bisherige, jährliche und gesamte Kosten während der Laufzeit (automatische Berechnung)
  • Zugriffsteuerung
    Wer darf diese Informationen bearbeiten und/oder nur lesen? Zugriffsschutz individuell auf Vertragsbasis oder vererbt von der zugeordneten Vertragsart konfigurierbar
  • Optional: Anbindung externer Adressdatei 1
    Neben der Möglichkeit zur Erfassung und Pflege von Adressdaten innerhalb der Anwendung selbst besteht die Möglichkeit, diese Daten aus einer zentralen Adressdatei zu übernehmen. Eine laufende Aktualisierung der zentralen Adressinformationen kann in der Anwendung optional aktiviert werden.
  • Ablage interner Informationen
    interne Vertragszuständigkeit, Anleger, Standort, Dokumentation des Verwahrortes des Original-Vertrags, Vertragstreiber, individuelle Suchbegriffe etc.
  • Schnelle, gemeinsame Bearbeitung
    Versand von Hinweis-E-Mails
  • Hochrechnungen
    Berechnung der Gesamtkosten für einen beliebigen Zeitraum
  • Unterverträge
    Anlage und Dokumentation von an den Hauptvertrag gebundenen Unterverträgen
  • Dokumentenablage
    Ablage von Dokumenten als Dateianhang (z.B. wichtige Korrespondenz, gescanntes Vertragsdokument, Bildmaterial zu Grundrissen oder Gebäudeplänen etc.), Ablage zu verschlüsselnder Dokumente (z.B. BDSG-sensitive Informationen)
  • Historie
    detaillierte, chronologische Dokumentation aller mit der Verwaltung des Vertrags verbundenen Veränderungen innerhalb der Anwendung
  • Erinnerungsfunktionen
    Erinnerung zum Ablaufdatum des Vertrags, an Optionstermine, an das Ablaufdatum der Kündigungsfrist, Erinnerung vor nächster Zahlung oder bei Überschreitung der Umlaufdauer, Bestimmung der Erinnerungsempfänger, Anlage von Wiedervorlagen mit Wunschdatum

1 beim Kauf der FOCONIS Vertragsverwaltung erhalten Kunden die Anwendung FOCONIS Kundendaten als externe Adressdatei zum automatisierten Abgleich mit den Stammdaten aus dem jeweiligen Host-System optional ohne Aufpreis dazu.

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